Технологии

Я поддерживаю DoD 5015.2 и призываю все федеральные агентства принять его (ответ Марка Манделя)

picture-433От переводчика. Вчера мы опубликовали дискуссионную статью Дона Людерса, содержающую весьма критическую оценку стандарта DoD 5015.2, де-факто являющегося национальным стандартом по управлению записи в США. Вскоре после того, как эта статья появилась на сайте AIIM, Марк Мандель (на фото справа) из компании Open Text (его статьи мы также не раз публиковали на нашем сайте) разместил свой ответ на нее, содержащий совсем другую, менее радикальную точку зрения. Он призывает не отказываться от стандарта, но дополнять и модернизировать его в соответствии текущими реалиями рынка.

Мы публикуем перевод этого ответа и приглашаем читателей к обсуждению.

Читать полностью

Почему я больше не поддерживаю стандарт DoD 5015.2

 От переводчика.   Стандартизация в области управления записями — очень актуальная и очень сложная тема, дискуссии по которой мы стараемся внимательно отслеживать.  Недавно на сайте AIIM была опубликована интересная подборка полемических статей вокруг стандарта DoD 5015.2.   Этот стандарт управления записями был изначально разработан в Министерстве обороны США, однако используется он в самых разных организациях как в США, так и в других странах.  На русский язык он не переведен.  Предлагаем вниманию наших читателей статью Дона Людерса, основателя компании HarborPoint Information Management. Автор высказывается о DoD 5015.2 весьма критически: по его мнению, стандарт содержит немало усложненных требований, которые вряд ли когда-либо будут соблюдены в реальных условиях работы.   Не разделяя точку зрения Дона Людерса и во многом не соглашаясь с ним, мы, тем не менее, публикуем перевод его статьи и приглашаем читателей к ее обсуждению.   Надеемся, что в дискуссии примут участие как документоведы, так и ИТ-специалисты.  В ближайшее время мы переведем и опубликуем статьи полемические отклики на предлагаемую статью. 

Читать полностью

Команда портала ElArchivo посетила выставку-конференцию DOCFLOW 2013

398917_329729023743579_1969614206_n    Представители компании Алее  Софтвер и портала «ЭлАрхиво.РУ»  посетили выставку-конференцию Docflow 2013, проходившую 22 мая 2013 года в Москве. В мероприятии приняли участие крупнейшие представители российского рынка систем электронного документооборота и архива: 1С, Docsvision, IBA Group, EMC, ЭОС, “Летограф», «Логика бизнеса 2.0», АС, Directum, Docflow Best Practice, НТЦ ИРМ и другие.

 

Участники выставки демонстрировали собственные разработки в области электронного документооборота и хранения документов. Предметом нашего интереса были, конечно же, решения в области электронных архивов и систем управления записями (ERM): одной из наших целей визита на Docflow был сбор материалов для давно задуманного исследования. На выставке мы ознакомились с электронно-архивными решениями от ведущих игроков российского рынка ECM. Читать полностью

Ещё раз о проблеме перевода

moreq2010_logo_med     В течение последнего года было опубликовано несколько важных документов, регламентирующих процедуры управления записями в организациях. Это, конечно же, спецификации MoReq2010, а также стандарты ISO 30300 и ISO30301. Стандартизация подходов и практик невозможна без стандартизации используемой международной терминологии. Перевод англоязычной ECM-терминологии на другие языки является очень важной и сложной проблемой, и мы уже не раз обращали на это внимание в наших публикациях.

  Читать полностью

Тенденции сегодняшнего дня: мобильность

imageОт переводчика. Одной из самых популярных тем, обсуждаемых как в зарубежном, так и в российском ECM-сообществе, в настоящее время является использование мобильных технологий. Отдельные аспекты этой темы мы уже затрагивали в предыдущих публикациях.

 

Многие игроки ECM-рынка создают мобильные приложения, позволяющие осуществлять просмотр и поиск документов со смартфонов и планшетов. К нашей компании клиенты также иногда обращаются с просьбой обеспечить мобильный доступ к разрабатываемой нами системе электронного архива.

 

При очевидных плюсах (расширение возможностей совместной удаленной работы, обеспечение бесперебойного доступа к документам из любого места) внедрение мобильного ECM порождает целый ряд сложных проблем: возникают сложности с обеспечением безопасности, с соблюдением установленных сроков хранения и удаления, с резервным копированием и восстановлением информации. Как сделать так, чтобы технологии мобильного ЕСМ действительно работали на пользу организации, повышая эффективность и проивзодительность труда сотрудников? Любопытные рассуждения на эту тему содержатся в статье совладельца американской компании Doculabs Ричарда Медины, перевод которой мы предлагаем вниманию наших читателей.

Читать полностью

Новые стандарты ISO по управлению записями

isologoМеждународная организация по стандартизации (ISO) утвердила и опубликовала два новых стандарта, регламентирующих практику управления записями:

 

  • ISO 30300:2011 — Системы менеджмента записей. Основные принципы и понятия.
  • ISO30301:2011 — Системы менеджмента записей. Требования.

 

Эти стандарты являются первыми в серии MSR (management system for records). В них излагаются принципы, методы, политики и процедуры управления записями, основанные на наработанных во всем мире лучших практиках.

Дефиниции основных понятий в ISO 30300 нередко отличаются от дефиниций тех же самых понятий, приведенных в ISO 15489. При этом новые стандарты будут не заменой ISO 15489, а дополнением к нему.

 

В настоящее время в ISO ведется работа над стандартом ISO 30302 — Системы менеджмента записей. Рекомендации по внедрению.

 

 

По материалам AIIM.

 

Почтовая пирамида

 

imageОт переводчика. За годы разработки и внедрения системы электронного архива мы поняли: чтобы перейти на электронный документооборот и электронное хранение документов, недостаточно приобрести и установить в организации соответствующее ПО. Важно еще и изменить используемые методы работы. К электронным документам далеко не всегда применимы практики, сложившиеся в «бумажную» эпоху.

Электронная почта давно уже стала неотъемлемой частью нашей жизни. Сообщения электронной почты вполне можно считать записями (records): в них очень часто содержится информация, являющаяся подтверждением деловой активности организации и никак не отражаемая при этом в традиционных бумажных документов. . Естественно, что важные сообщения электронной почты (равно как и пересылаемые во вложениях документы) необходимо хранить — это помогает избежать многих проблем финансового и юридического характера. Но как организовать хранение сообщений электронной почты? К сожалению, во многих организациях просто никто не задумывается над этим вопросом, сохраняя все почтовые сообщения. Такой подход влечет за собой целый ряд проблем: нерациональное использование дискового пространства, трудности с поиском нужной информации, высокий риск случайного удаления действительно важных писем….

Проблематика e-mail management уже давно рассматривается в зарубежной ECM-литературе. Предлагаем вниманию наших читателей перевод статьи Марка Манделя, специалиста по управлению записями компании OpenText. В ней рассматриваются проблемы классификации и организации хранения сообщений электронной почты.

Читать полностью

Бумага — умирающий вид?

   На сайте компании Adobe опубликованы результаты опроса «Бумага — вымирающий вид?» (Paper: An Endangered Species?).

В качестве респондентов выступили сотрудники американских компаний, занимающиеся подготовкой, рассылкой и подписанием контрактов и соглашений.

Итоговые выводы сводятся к вполне очевидным положениям:  работа с бумагой сопряжена с большими расходами,  бумага крайне сомнительна с точки зрения безопасности и доверия, а  электронные технологии позволяют компаниям привлекать новые таланты, а также стать более экологичными (кстати, в западном ECM-сообществе в последнее время часто обсуждаются экологические аспекты безбумажных технологий).   Эти выводы, однако, совершенно не следуют из полученных в ходе опроса фактов.

         Респонденты разделились на два лагеря: с одной стороны, примерно 50%  опрошенных считают, что переход на безбумажные технологии позволит им снизить затраты и работать более эффективно; с другой  -   достаточно велико еще  число людей, доверяющих бумажным документам больше, чем электронным:  42% отмечают, что редактируют бумажные документы более тщательно, а для 36% работа с бумагой кажется более продуктивной.    Такие результаты вполне типичны и ожидаемы: в силу целого ряда объективных причин полного отказа от бумаги еще не произошло, а практик работы с электронными документами еще не сложилось.

           Проведенный опрос свидетельствует и о том, что американские компании не торопятся переходить на электронное подписание контрактов: 98% опрошенных до сих пор используют бумагу в контрактной работе .  Только 18% респондентов отмечают, что в их ведется работа с электронными контрактами.  Жаль, что организаторы опроса даже не попытались выявить  и проанализировать причины, по которым безбумажные технологии столь неохотно используются в контрактной работе  — такой анализ мог бы оказаться очень интересным и полезным.

        Результаты опроса также свидетельствуют о смене мотивов перехода на безбумажные технологии:  если в исследованиях двухлетней давности (например, опрос AIIM, проведенный в 2011 году) в качестве основного мотива респонденты выделяют повышение производительности труда,  то респонденты, опрошенные компанией Adobe, говорят прежде всего о снижении расходов, а также о причинах экологического характера (72% опрошенных согласны с тем. что хранение контрактов исключительно в электронном виде способствует охране окружающей среды; 48% отмечают, что внедряют безбумажные технологии из экологических соображений).   Авторы опроса опять же не попытались выявить причины этого «экологического сдвига».

 Комментируя результаты опроса, следует отметить, факты — вещь упрямая; из полученных в ходе опроса фактов вряд ли можно сделать столь радужные выводы, каки сделали специалисты компании Adobe.   Безусловно, автоматизировать работу с контрактами необходимо.     Но переход на исключительно электронное подписание контрактов пока что представляется невозможным по причинам как технического, так и организационного юридического характера.

Информация о семинарах ЦНТИ «Прогресс»

В ближайшее время ЦНТИ «Прогресс» проведет в Москве и Петербурге следующие семинары для руководителей и специалистов архивов учреждений, организаций, предприятий, а также сотрудников архивных отделов и отделов делопроизводства, ДОУ и канцелярий:

 

 

 

progress

 

 

Опубликован обзор «Электронные архивы: теория и практика внедрений»

image005

   

 Проект DOCFLOW выпустил Обзор успешных практик и рекомендаций экспертов по теме управления электронными архивами. В материале собраны ответы на самые распространенные вопросы заказчиков, каталог описаний проектов внедрений с комментариями и полезные справочные материалы. Обзор находится в свободном доступе на сайте DOCFLOW.ru.

 

 

Обзор рекомендаций  «Электронные архивы: теория и практика внедрений» — это удобный и лаконичный справочный документ для специалистов, перед которыми стоит задача построения электронного архива, выбора решения и поставщика, развития существующей системы хранения данных.

 

Соавторами материалов проекта DOCFLOW стали специалисты компаний таких компания как: 1С, ABBYY, Digital Design, Директум, ИнтерТраст, Компания «Креативные бизнес-технологии», Корпорация ЭЛАР, ЛАНИТ, ОПТИМА, Скартел, Электронные Офисные Системы (ЭОС). В этом Обзоре эксперты рынка СЭД делятся собственным опытом, который поможет заказчикам:

  • выбрать необходимый тип архива;

  • определить нужные шаги на пути к внедрению;

  • оценить ресурсы на реализацию проекта;

  • избежать возможных ошибок;

  • определить список критериев для выбора решения;

  • и оценить возможности развития внедренной системы.

 

 

В материал вошли:

  • 10 справочных статей с комментариями экспертов;

  • 7 кейсов, описывающих проекты внедрения различных типов электронного архива;

  • полезный чек-лист для составления требований к системе при выборе решения и поставщика и многое другое.

 

 

Материал будет интересен руководителям подразделений и специалистам, чьи требования к системе должны быть учтены в процессе внедрения решения; специалистам, отвечающим за проект внедрения электронного архива. http://www.docflow.ru/toolkits/3/

 

 

 

Баннер_ЭА_250х90