Сканирование

В архиве Управления Росреестра хранятся документы о правах на недвижимость

30 июня 2014 года в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Челябинской области заслушали отчет «О работе отдела систематизации и хранения документов за 6 месяцев 2014 года».
С отчетом на очередном оперативном совещании Управления Росреестра по Челябинской области выступила начальник отдела систематизации и хранения документов Ксения Мурат. Основной задачей в работе этого подразделения является осуществление хранения, учета и использования документов Единого государственного реестра прав (ЕГРП) в отношении объектов недвижимости, расположенных в трех территориях Южного Урала: г.Челябинске, в Сосновском и Красноармейском муниципальных районах Челябинской области.

Читать полностью

Как не промахнуться в выборе книжного сканера

65e31992c0165d6f63cf588ad9fc1d60

Выбор лучшего книжного сканера для оцифровки фондов сегодня становится актуальным перед любой библиотекой, музеем и архивом. Как купить сканер за приемлемую цену и работать на нем без проблем ближайшие 5-10 лет, отсканировав весь необходимый к оцифровке бумажный фонд? В статье рассматриваются книжные фото-сканеры с V-образной колыбелью, получившие признание за счет оптимального соотношения цены/качества и производительности по сравнению с традиционными планетарными сканерами. Приведены ключевые функциональные требования к аппаратной и программной частям сканера, условия, необходимые для долгосрочной бесперебойной работы оборудования, обязательные требования к поставщикам.

 

В 2005 году мы, как компания, выполняющая проекты по сканированию для библиотек и архивов, искали себе книжный сканер. Имея опыт работы с традиционными книжными сканерами и ограниченный бюджет, мы остановили свой выбор на появившихся на рынке фото-сканерах V-образной колыбелью.

В предыдущей статье  мы рассматривали все виды книжных сканеров существующих на рынке. Данной статьей мы рассмотрим книжные сканеры на базе цифровых фотоаппаратов.

Читать полностью

Электронный архив внедрен в Российский гуманитарный научный фонд (РГНФ)

elarКорпорация ЭЛАР реализовала проект по созданию электронного архива на базе Саперион для Российского гуманитарного научного фонда (РГНФ).

На протяжении многих лет Российский гуманитарный научный фонд оказывает поддержку научным исследованиям в сфере гуманитарных наук. С этой целью фонд ежегодно проводит различные конкурсы по истории, археологии, экономике, философии, филологии и т.д. Фондом ежегодно поддерживается более 3 тысяч проектов, рассматривается почти 10 тысяч заявок. При анализе заявок и отчетов по поддержанным проектам сотрудники РГНФ и эксперты работают с большим количеством документов. Перевод в электронный вид операционных документов позволяет экспертам и сотрудникам РГНФ иметь в распоряжении значительно больший объем информации, чем при работе с бумажными документами.

Создание электронного архива на базе платформы Саперион обеспечивает сотрудникам Фонда удобный оперативный доступ к необходимой информации. Преимущества, которыми обладает Саперион — гарантированная сохранность документов, версионность, быстрый доступ к информации при большом количестве электронных документов в архиве, возможность предоставить разграничение доступа к документам, полнотекстовый поиск – дают полную уверенность в том, что электронный архив станет в РГНФ незаменимой системой.

В ходе реализации проекта сотрудниками ЭЛАР был отсканирован массив бумажных документов, который впоследствии был загружен в электронный архив РГНФ. Планируется, что в дальнейшем будут проделаны работы по разработке новых поисковых и отчетных форм, позволяющих эффективнее работать с информационным ресурсом. Оперативный доступ к информации может существенно повысить производительность сотрудников, работающих с документами. Кроме того, будет установлен специальный модуль, с помощью которого можно будет получить доступ к электронному архиву с помощью мобильных устройств типа iPad.

 

Электронный архив судебных документов мировой юстиции в Тюменской области

elarКорпорация ЭЛАР выполнила проект по созданию в Тюменской области электронного архива мировой юстиции на базе ЕСМ-платформы Саперион и участков сканирования на базе книжных сканеров ЭЛАР ПланСкан.

Оцифровка дел и размещение электронных копий материалов в едином хранилище позволят обеспечить надежное хранение и оперативный доступ к судебным документам, исключая риски, связанные с несанкционированным изменением информации при ознакомлении с бумажными документами. При этом ЕСМ-система Саперион, на базе которой создано хранилище, предоставляет возможность полнотекстового поиска, необходимого при обобщении судебной практики и нахождении дел по прецеденту. В систему электронного хранилища судебных документов мировой юстиции входят 27 участков мировых судей города Тюмени и 35 областных участков. Центральное хранилище находится в Тюмени в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей в Тюменской области. К системе мировой юстиции подключен Тюменский областной суд, включая два участка сканирования.

ЕСМ-платформа Саперион, на базе которой было реализовано хранилище, позволяет гибко разграничивать права доступа к электронным копиям документов, организовать удобный поиск, включая доступ сторон с информационных киосков, и сбор информации с участков мировых судей. Электронное хранилище судебных документов проинтегрировано с системами судопроизводства «АМИРС» и аудиопротоколирования судебных заседаний «Фемида».

На судебном участке мирового судьи оператор сканирует рассмотренное дело и сохраняет файл на локальный сервер. Каждому документу в соответствии с утвержденным форматом присваивается определенное имя. Передача информации с участков мировых судей в центральное хранилище производится с помощью специального модуля репликации данных «Саперион SRS». Далее установленное программное обеспечение автоматически обрабатывает изображения документов и распознает текст. В результате в хранилище формируются электронные карточки по каждому документу и сохраняются их электронные копии в формате PDF.

В итоге, благодаря электронному хранилищу мировой юстиции, судьи Тюменской области получили оперативный доступ к копиям рассмотренных дел. Полнотекстовый поиск, позволяет находить похожие дела по информации, которая может отсутствовать в системе АМИРС. Т.е. судьи получили возможность знакомиться со значительно большим объемом информации и количеством дел за счет оперативного доступа к материалам дел, что позволит готовить более качественные и проработанные решения. Наличие электронного хранилища, которое уже насчитывает более 30 000 копий дел, несомненно скажется на повышении степени единообразного толкования и применения законодательства, гарантирует сохранность и неизменность принятых судебных актов.

 

Электронный архив для Российского фонда фундаментальных исследований

elarКорпорация ЭЛАР завершила работы по созданию системы электронного документооборота в Российском фонде фундаментальных исследований и ее интеграцию с электронным архивом.

Проект был выполнен с учетом ряда особенностей, среди которых первостепенным стала автоматизация рутинного процесса обработки ОРД на основе ПО ABBYY FlexiCapture и использование СЭА САПЕРИОН в качестве интеграционной платформы для 1С и СЭД.

В настоящее время все входящие документы сканируются на сканерах Canon DR-M140. Затем производится соответствующая обработка полученных изображений с помощью ПО FlexiCapture, накладывающего на документ гибкий шаблон, с помощью которого распознаются атрибуты документов, после чего электронные копии документов в формате PDF с распознанным текстом записываются в 1С и систему электронного архива, созданного на базе Саперион.

Внедренная система позволяет РФФИ воспользоваться следующими преимуществами:
· Выгрузка документов из 1С в Саперион обеспечивает высокую скорость работы 1С.
· Минимизируется количество ручных операций, производимых в ходе обработки бумажных документов.
· Возможность полнотекстового поиска.
Создание такой системы электронного документооборота значительно сокращает количество ручных операций и время обработки документов. полнотекстовый поиск существенно увеличивает удобство работы с электронными копиями документов. В дальнейшем корпорация ЭЛАР предполагает тиражировать данное решение при реализации аналогичных проектов.

ЭЛАР оцифрует архив ГМЗ «Павловск»

Корпорация ЭЛАР выиграла открытый конкурс на оказание услуг по сканированию и ретроконверсии негативов, книг и документов из архива Государственного музея-заповедника «Павловск».

В ходе реализации проекта ЭЛАР отсканирует и проиндексирует собрание инвентарных книг 1930-х годов, коллекцию из 2 976 негативов и более тысячи документов – писем, указов, каталогов живописи из исторического архива музея. Создание электронных копий документов позволит обеспечить их сохранность и повысит доступность культурно-исторического наследия для широкого круга лиц.

Оцифровка документов и книг будет осуществляться непосредственно на территории музея на специализированных планетарных сканерах ЭЛАР ПланСкан серии «С». Бесконтактный способ сканирования и высокочувствительная оптика оборудования позволит бережно оцифровать оригиналы и создать их электронные копии в высоком, полиграфическом, качестве.

 

«Элар» создаст страховой фонд документации для «Газпром трансгаз Томск»

Корпорация «Элар» стала победителем открытого тендера по созданию страхового фонда проектно-сметной и исполнительной документации, объявленного компанией «Газпром трансгаз Томск».

 

Для создания электронного страхового фонда в филиалах «Газпром трансгаз Томск» в электронный вид будут переведены сотни тысяч бумажных документов различных форматов (от А0+ до А4), среди которых: пояснительные записки, исполнительная документация, спецификации, чертежи, планы, схемы, говорится в сообщении корпорации.

 

Полученный информационный массив будет загружен в электронный архив, а в дальнейшем интегрирован с общим электронным каталогом документации «Газпрома».

 

 

 

Межгосударственный Авиационный Комитет

alee_logoЗаказчик: Межгосударственный Авиационный Комитет.
В задачи Комитета входит сертификация воздушных судов, аэропортов и авиакомпаний а также расследование происшествий (авиакатастроф), связанных с воздушными судами.

Описание проекта:

Все документы, относящиеся к происшествиям с воздушными судами являются секретными и ограничены для доступа. Основным требованием являлась безопасность просмотра и защита документов от несанкционированного доступа даже при использовании системы сотрудниками Комитета удаленно.
Читать полностью

Как оценить качество документа после сканирования

Вступление от переводчика: данная статья написана Марком Манделем, который работает менеджером по управлению рисками в компании OpenText. Данная статья находится на сайте http://www.aiim.org/community/blogs/expert/How-to-QA-documents-After-Scanning. Ниже представлен перевод, который был нами сделан.

Как оценить качество документов после сканирования.

Опираясь на мои последние статьи о том, как выбрать сканер, и, как правильно индексировать документы, я решил посвятить следующую статью оценки качества документа после сканирования.

Оценка качества показывает решены ли следующие задачи:

-Все страницы успешно отсканированы.

-Приемлемое качество изображения.

-Изображения находятся в правильном порядке.

Степень, с которой большинство организаций могут выполнять контроль качества, основывается на ресурсах компании, и на том какое качество они хотят получить. При сканировании небольших объёмов [документов], проверка того, что отсканированы все страницы и качество сканирования приемлемое, может проводится в интерактивном режиме путем просмотра образов страниц на экране по ходу их сканирования.

Однако при сканировании больших фондов такой подход не подходит. Останавливать работу сканера, чтобы пересканировать документ не очень эффективно, и просматривать изображения со скоростью около 100 изображений в минуту невозможно.

Ну так что, как можно оценить качество отсканированного изображения?

100% оценка качества отсканированного изображения в сравнении с оригиналом.

При наличии жёстких требований к качеству сканирования может потребоваться оценка качества на каждой странице. Используя такую технику, оператор рассматривает каждую страницу и сравнивает с отсканированным изображением. Это чаще всего делается в среде пакетной обработки, где отсканированные партии направляются на оценку качества оператором после сканирования.

Операторы сравнивают полученное изображение с оригиналом, отмечая любые недочёты, которые не проходят оценку качества. Страницы могут не быть отсканированы,  вследствие захвата подающим устройством сканера сразу нескольких листов. Ошибки могут включать неправильную  подачу бумаги(где автоматическая подача бумаги захватила больше одной страницы), страницы не отсканировались, низкое качество изображения (слишком светлые или слишком темные), страницы загнулись, и так далее.

Некоторые проекты используют такой подход в течении какого-то пробного срока, или в течении нескольких недель с начала проекта,а затем организация переходит от полномасштабного к выборочному контролю качества, когда процент брака становится низким.

В идеале пользовательский интерфейс позволяет оценивать качество, отмечая плохие изображения для повторной проверки, вращая и перемещая их по всякому, если они находятся не в правильном порядке. А иногда и запуская программу повышения качества, чтобы затемнить или осветлить изображение (как правило в специальных приложениях).

Повторное сканирование должно позволить пользователю заменить плохие изображения или вставить новые, желательно в том же порядке, что находятся документы.

Такие функциональные возможности есть не в каждом ECM решении. Конечно, данные решения включены в специальные приложения обработки изображений.

Статистические выборки:

Пользователи часто снижают долю документов, проходящих контроль качества, проверяя не все документы. а лишь определенную выбоку, а не за счет 100% контроля качества. Некоторые продукты позволяют вам указать, какой процент выборок вы хотите сделать. Однако бывает, что продукт не имеет такой функции, и тогда приходится делать выборку вручную, или создавать собственные приложения. Чем выше уровень обеспечения оценки качества, тем дороже стоимость в организациях, выполняющих подрядные работы по сканированию.

Я видел проекты которые начинали со 100%, а затем постепенно уменьшали данный процент, каждые несколько месяцев сначала до  50%, до 20% в итоге до 5% общего объёма.

Штампование

Иногда используется такое программное обеспечение, которое автоматически проставляет дату и порядковый номер в верхней или боковой части каждой страницы. После сканирования операторы быстро просматривают страницы, чтобы убедиться, что все страницы отсканированы, и процесс прошло успешно. Такая техника часто используется для обработки изображений, где нужна высокая точность, и она имеет решающее значение для бизнес-процесса.

Резюме

Как вы можете заметить, существует ряд вопросов, которые необходимо учитывать при контроле качества вашего процесса сканирования. Исключение плохих изображений может быть получено путём очистки сканера, или обеспечения его качественного обслуживания. Соответственно, при появлении ошибок, необходимо разбирать работу сканера, а также процессы, которые в нём происходят. Вы должны иметь систему отчетности, которая позволит видеть тенденции, по которым можно будет решать проблему.

 

Как выбрать сканер?

Вступление от переводчика: данная статья написана Марком Манделем, который работает менеджером по управлению рисками в компании OpenText. Данная статья находится на сайте http://www.aiim.org/community/blogs/expert/How-to-Pick-a-Scanner . Вашему вниманию предлагается перевод данной статьи.

Как выбрать сканер?


Хотя в наши дни мы живём во времена Web 2.0, Enterprise 2.0, электронных форм, цифровых подписей, и разнообразных решений, ориентированных на разные процессы, мы по-прежнему нуждаемся в сканировании бумаги. Собираетесь ли вы создать резервную копию неиспользуемых записей, или же внедряете временное решение до тех пор, пока у вас не будет полноценной системы для управления бизнес-процессами, оцифровка бумажных документов все еще будет являться потребностью многих организаций

 

Работники моей организации постоянно спрашивали меня о том, как отсканировать бумагу. Как правило, их интересовало в какой системе сканировать, как индексировать страницы, как обеспечить качественное сканирование и много много другое. Я раскрою данные темы в будущих постах. А сейчас давайте просто сосредоточимся на том, как правильно выбрать сканер.

 

Для того, чтобы выбрать лучший сканер в соответствие с вашими потребностями, вы должны знать несколько вещей о ваших документах. Сколько страниц в документах, которые будут сканироваться ежедневно, размер этих страниц, вес и состояние документов в независимости от того, имеет ли документ информацию на обеих сторонах листа, есть ли цветные документы, ну и так далее. Я настоятельно рекомендую оценить ваши документы согласно всем этим факторам, если вы никогда этого не делали, то нанять кого-то , кто это умеет.

 

Сканеры для документов делятся по нескольким категориям: маленькие объемы, средние объёмы, промышленные и большие объемов. Сейчас, конечно, существует множество копиров/сканеров, которые могут быть использованы для каждой из категорий.

 

Скорость сканирования.

 

Одной из ключевых особенностей сканера является его скорость оцифровки страницы в минуту. Для сравнения сканеров различных производителей вначале необходимо убедиться, что вы сравниваете одни и те же модели. Для некоторых производителей максимальная скорость возможна в горизонтальном режиме и другие в вертикальном режиме. Пропускная способность сканера определяется скоростью автоматической подачи бумаги в дюймах в секунду. Если вы сканируете письмо размером с обычную страницы в вертикальном режиме, то это значит, что 11 дюймов в секунду бумаги будет проходить через устройство подачи. Если же вы сканируете страницу в горизонтальном режиме, то скорость всего 22 см в секунду. Таким образом, вы сможете увеличить скорость на 23 процента, сканируя в вертикальном режиме.

 

Разрешение является еще одним ключевым фактором, от которого зависит скорость работы сканера. Все производители использую стандартную спецификацию с базовыми 200 точками на дюйм. Большинство сканеров, которые сканируют 300 точек на дюйм, медленнее где-то на 30 процентов.

 

Правило, которое я использовал на протяжении многих лет, заключалось в том, чтобы брать сканер с номинальной скоростью, использовать разрешение, которое необходимо, а где-то раз в в 6.5 часов считать свою суточную производительность, чтобы обеспечить нужный контроль. Затем уменьшал эту цифру на 40 процентов, чтобы получить чистую производительность за день. Также учитывал качество бумаги, разрывы и другие мелочи, которые снижают пропускную способность.

 

Например: Берем 100 писем, у которых разрешение 200 точек на дюйм, считаем количество писем, умножаем на количество минут в часе 60 минут и умножаем на время 6.5 часов получается 39000 страниц за день. 60 % будет показателем эффективности пропускной способности, то есть 23 400 в день. При сканировании в горизонтальном режиме вы сможете получить примерно 28 000 страниц в день из того же сканера.

 

Рабочий цикл

 

Важным фактором при работе сканера является выбор рабочего цикла. Эта расчёт того, сколько страниц сканер способен оцифровывать за день. Это достаточно важная вещь, которая является ключевым отличием между моделями сканеров. Быстрый сканер с низкой нагрузкой означает то, что он не достаточно мощный для сканирования больших объемов.

 

Размер страницы

 

Скажем так, в ваших документах есть смесь чеков, карточек, писем и правовых документов, размер, которых не превышают размера 11”*17” . Поэтому, если вы ищете такой сканер, который мог бы сканировать это всё, то необходимо иметь такой механизм подачи документов, для сканирования документов небольшого формата, а также планшетный сканер, который может сканировать документы больше, чем размер 11”*17”. Большие размеры документов требуют использование специализированного сканера, предназначенного для сканирования чертежей и карт.

 

Механизм подачи

Некоторые настольные сканеры имеют только ручную подачу бумаги, но у большинства сканеров есть и ее автоматическая подача . Возможность подачи больших объемов бумаги является ключевым отличием между сканерами. Некоторые сканеры имеют передовые технологии, для подачи документов с обнаружением неправильной подачи, а также предусматривается возможность сканирования широкого спектра форматов бумаги и различного веса. Другие имеют простую подачу, которая работает только с бумагой высокого качества. Я настоятельно рекомендую, если вы ищете сканер с высокой скоростью работы, то постарайтесь испробовать его в действии, перед покупкой.

 

Емкость лотка подачи, также является ключевой, важно, чтобы данный механизм умещал ваши документы и файлы. Например, если ваши документы включают до 100 страниц, то приобретение сканера с механизмом для подачи объемом в 50 страниц, является проблематичной. Сканер больших размеров, вмещающий до 200 страниц, будет более подходящим.

 

Другие ключевые особенности

 

Другие передовые технологии, такие как цвет освещения, проставление меток (дат, значки, имена), аппаратные улучшения изображения, сканирование длинной бумаги (например, результатов ЭКГ), фотографий, и т.д. должны играть важную роль для вас. Ваше решение должно зависеть от ваших требования. Должное внимание на возможности сканера и соответствие их вашим требованиям будет залогом вашего успеха.

 

Как и все ECM, необходимо проработать ваши требования наперёд, для соответствия оборудования и программного обеспечения.