8 рекомендаций по организации сканирования

Занимаясь промышленной оцифровкой бумажных документов, наша компания контактирует с организациями, имеющими разные взгляды на проблему сканирования собственных бумажных фондов. Наиболее частой ошибкой становится непонимание сложности проекта и переоценка собственных возможностей, что влечет за собой потерю времени, лишние затраты и нерациональное распределение ресурсов. К сожалению, в Интернете, особенно русскоязычном, публикации по вопросам организации процесса сканирования можно пересчитать по пальцам. Большая часть из них носит рекламный характер, не освещая реальных проблем и их решений. Мы бы хотели предложить вниманию наших читателей перевод статьи исполнительного директора компании Data Proc LLC Мэтта О’Брайена. В ней содержатся простые, но весьма полезные и актуальные практические рекомендации.

 

От переводчика. Хотелось бы сделать ряд замечаний относительно используемой в статье терминологии. Английское invoice мы передаем как «инвойс» и не используем предлагаемый многими словарями вариант «счет-фактура». Более того, этот вариант перевода представляется нам неадекватным. В толковых словарях английского языка слово invoice определяется как an itemized list of goods shipped usually specifying the price and the terms of sale (указанный по пунктам перечень товаров, в котором приводятся их цены и условия продажи), тогда как под счетом-фактурой подразумевается документ, используемый исключительно для налогового учета. Документ, известный у нас под названием «счет на оплату» , по форме существенно отличается от зарубежного invoice.

Понятие «кастомизация» является характерным для ИТ-сферы профессионализмом, однако в течение последних нескольких лет оно употребляется все чаще и чаще: описательный перевод английского customization (подстройка под возможности и требования заказчика) зачастую оказывается слишком громоздким и неуклюжим.

Английское repository мы передаем как «репозиторий». В настоящее время это слова все чаще употребляется для обозначения места, в котором хранятся и поддерживаются какие-либо данные.

Мы живем в эпоху перехода на электронный документооборот. Требования современной жизни предполагают, что большинство документов — как личных, так и официальных — должны быть доступны в электронном виде. Большинство официальных и государственных учреждений мира объявили о переходе на электронный документооборот. Возможно, что мы в ближайшее время станем свидетелями выхода бумажных документов из обращения.

 

Осуществить переход на электронный документооборот очень непросто. Для этого недостаточно просто приобрести необходимую технику и установить нужные программы. Попытки полного отказа от бумажного документооборота уже неоднократно предпринимались в различных сферах деятельностями — от здравоохранения до нефтегазовой отрасли. Ни одна из этих попыток не увенчалась успехом: полностью отказаться от бумажных документов не удалось — хотя бы потому, что в течение столетий у людей сформировалась стойкая привязанность к бумаге как основному носителю текстовой информации. Бумага создает ощущение безопасности, конфиденциальности и полноты, которое вряд ли может возникнуть при работе с документами в электронном виде. Кроме того, многие процессы представляются просто невозможными без бумажных документов, будь то покупка лекарства в аптеке по рецепту, подписание кредитного договора в банке, получение инвойсов от мелких фирм и т. п.

 

Простого решения здесь нет. Нужно тщательно проанализировать существующие проблемы и подобрать подходящий формат создания и хранения документов. Если вам приходится иметь дело с большим количеством инвойсов и квитанций — необходимо отсканировать и систематизировать их. Если требуется перевести в электронный вид систему кадрового учета на предприятии, необходимо не только отсканировать и систематизировать имеющиеся бумажные документы, но еще и создать формы для электронного заполнения документов в будущем, чтобы затем не тратить время на сканирование. Современные промышленные сканеры надежны, с их помощью можно создать точные и читабельные образы документов. Современные программные средства для управления документооборотом и хранением документов отличаются удобством использования и широкими возможностями кастомизации.

 

Рациональный подход к сканированию документов предполагает как обучение персонала организации, так и обращение к поставщикам услуг сканирования и архивирования документов. Поставщики могут помочь в организации проекта, создании электронных форм и обеспечению интероперабельности между различными системами. Восемь рекомендаций, данных ниже, помогут вам понять, что именно вам нужно, и приступить к сканированию документов.

 

8 шагов на пути к оцифровке документов

 

1) Определите, где будут храниться отсканированные образы документов

 

Сначала нужно разобраться, как именно вы будете осуществлять хранение и поиск отсканированных документов. На рынке представлено огромное количество программных и технических решений (ECM-платформы, системы управления документами, системы управления записями), и все они предполагают хранение документов как на сервере, так и во внешних источниках (например, с использованием облачных технологий). Проверьте, имеется ли уже в используемом вами ПО модуль репозитория документов, и сопоставьте его эффективность с другими продуктами от других поставщиков.

 

2) Определитесь со сроками хранения документов

 

Для различных типов документов в зависимости от специфики содержащейся в них информации установлены различные сроки хранения. Как только вы оцените срок хранения всех имеющихся у вас документов, сразу же станет ясно, что сканировать в первую очередь и какие технические и программные решения следует использовать для хранения документов.

 

3) Посоветуйтесь с руководителями подразделений организации, чтобы определить адекватные сроки хранения документов

 

Руководители подразделений обычно ревностно относятся к сохранности своих документов, и это совершенно верно — ведь от этого зависит вся их работа. Не вмешивайтесь в документооборот подразделений организации, не посоветовавшись с их руководителями и сотрудниками.

Перед тем, как начинать сканирование, оцените примерное количество имеющихся у вас документов путем измерения. Измерьте толщину всех папок с документами. Стопка бумаги толщиной в один дюйм (2, 54 см) включает примерно 155 страниц.

 

4) Продумайте подход к индексации и классификации документов

 

Для того, чтобы по отсканированные документы можно было легко находить в системе, необходимо тщательно продумать их классификацию. Разработайте систему атрибутов, которые будут присвоены документам. Платежные документы, например, можно искать по следующим атрибутам: «номер», «наименование поставщика», «дата выставления счета» и т.п. Если речь идет о кадровом учете, то можно использовать, например, такие атрибуты: «имя», «дата рождения», «идентификационный номер». Не забывайте о том, что сканирование документов само по себе не приносит никакой пользы; главное, чтобы отсканированные документы потом можно было легко и быстро находить.

 

5) Сканируйте то, что действительно вам необходимо

 

Не забывайте об установленных сроках хранения документов: вряд ли будет разумным сканировать, например, документ, срок хранение которого истекает через полгода. Основные временные и финансовые затраты должны быть направлены на документы, к которым в организации обращаются наиболее часто и которые имеют долгий срок хранения. Остальные документы выйдут из обращения сами собой. Следуя данной рекомендации, вы сможете существенно повысить эффективность инвестиций в сканирование.

 

6) Рассчитывайте свои возможности и планируйте расходы

 

Эта рекомендация имеет исключительную важность. При сканировании документов вам так или иначе потребуются услуги вендоров: поставка сканеров и обучение персонала, внедрение ЕСМ-систем и т. п. Однако значительную часть работы вы можете проделать и собственными силами. Как правило, успешным было сотрудничество с вендорами в организациях, где сторонним исполнителям поручалось сканирование архивных документов, а сканированием текущей документации занимались непосредственно сотрудники.

 

7) Четко сформулируйте цель, которую вы рассчитываете достигнуть за счет сканирования документов

 

Трезво оценивайте свои возможности. Вы должны понимать, что у вас вряд ли получится моментально отказаться от бумажной документации вообще. Поэтому в первую очередь требуется адекватно сформулировать цель: не отменить бумажные документы, а лишь существенно сократить их количество. Лучше начните с пробной оцифровки документации одного подразделения; если этот опыт даст положительные результаты, его потом можно будет распространить на всю организацию.

 

 

8) Продумайте, как будет осуществляться работы с бумажными документами после сканирования

В зависимости от содержащейся в них информации отсканированные документы после использования могут быть либо переведены на длительное хранение, либо уничтожены. Определитесь со сроками, в течение которых вы будете хранить бумажные документы после их оцифровки. Наилучший срок — от 1 до 3 месяцев, однако он может быть изменен в зависимости от специфики документа.