Современные тенденции в области управления записями, часть 1

imageОт переводчика. Занимаясь разработкой системы электронного архива и управления записями, мы внимательно отслеживаем все публикации, посвященные актуальным тенденциям в области электронного документооборота и электронного хранения документов. Недавно мы нашли в Интернете статью Марка Мендела, специалиста по управлению записями компании OpenText. Статья написана на материале зарубежной практике, во многом далеком от нынешних российских реалий, но представляет несомненный интерес, так как предвосхищает некоторые тенденции, с которыми нам еще придется столкнуться в реальном будущем. Пока на сайте Ассоциации по обработке информации и изображений опубликована первая часть статьи. Вторую часть мы обязательно переведем, как только она будет размещена на сайте.


За последние несколько лет я пришел к выводу, что в связи со всеми последними изменениями наша отрасль вышла на качественно новый уровень. Изменения связаны с появлением новых факторов развития рынка, а также с тем, что вендоры предложили новые решения, соответствующие требованиям сегодняшнего дня.

В первой части этой статьи будут рассмотрены новые факторы развития рынка. Во второй части мы попытаемся проанализировать, как эти факторы повлияли на профессиональное сообщество.

eDiscovery

Федеральные правила гражданского судопроизводства требуют, чтобы все документы, относящиеся к ходу судебного процесса, могут быть истребованы как судом, так и противоположной стороной. Это касается и документов, представленных в электронном виде. Наиболее важным типом электронного контента в процедурах eDiscovery являются сообщения электронной почты. Мгновенные сообщения, голосовая почта, копии, черновики, личная корреспонденция — все это может быть исследовано и проверено. В данной ситуации совершенно не важно, имеет ли контент статус записи: исследовано и проверено может быть все, вне зависимости от наличия статуса записи.

Стоимость исследования документов очень высока. Отсутствие того или иного документа в судебном процессе также может повлечь за собой весьма серьезные последствия: санкции, штрафы, отрицательные решения, а в некоторых случаях даже лишение свободы. В сложившейся ситуации очень важно, чтобы любой контент можно было легко найти, классифицировать в соответствии с правилами хранения и исключить из рассмотрения в случае, если он не имеет отношения к делу. Такой подход позволяет снизить расходы на исследование и хранение, а также избежать или существенно снизить число случаев утраты документов.

Этот подход, называемый управлением жизненным циклом контента (Content Lifecycle Management), предполагает применение методов управления информацией ко всему контенту с момента его создания или захвата вплоть до окончательного удаления. Методы управления информацией применяются к сообщениям электронной почты, социальным медиа, электронным документам со всеми их версиями, файлам общего доступа, контенту, создаваемому с помощью инструментов для совместной работы, и т. п.

Следствием изменений в законодательстве стало появление нового взгляда на содержание понятия «запись» (record). Раньше информация провозглашалась записью по завершении бизнес-процесса, в ходе которого она была порождена, а график хранения записей определял, как она должна систематизироваться и храниться. Система классификации и хранения в целом воспроизводила подход бумажной эпохи, в котором бумажные документы распределялись по полкам или ящикам.

Согласно новому определению, все является записью (англ. everything is a record). Отсюда следует, что всем контентом необходимо управлять. Такой подход предполагают укрупненную классификацию записей по сроку хранения. В рамках этой классификации, в свою очередь, выделяется особая группа записей со статусом «Переходные». Согласно этому подходу, все, что не является записями (личная переписка, неделовая корреспонденция, черновики, копии и т. п.), получает статус переходной записи. Для них устанавливается определенный период хранения (например, 120 дней), по истечении которого они могут быть уничтожены. Такой подход позволяет снизить требования к хранению, а также сократить расходы.

С точки зрения новой парадигмы системы управлениязаписями (records management, RM), является одним из подклассов ECM-систем. После внедрение ECM-решений управление записями становится ключевым фактором таких процессов, как управление человеческими ресурсами, учет кредиторов, бухгалтерский учет, сопровождение клиентов и т. п. Во время всех этих процессов имеет место получение и создание записей, которые захватываются и индексируются как функции бизнес-процессов, и классификация этих записей осуществляется автоматически.

Включение управления записями во все упомянутые выше процессы влечет за собой необходимость аудита всех транзакций. Здесь нужно уделить внимание еще одному важному фактору — готовности к проверке.

Готовность к проверкам

Термин «готовность к проверкам»(англ. audit readiness) был введен Министерством обороны США для обозначения возможности организации быстро, аккуратно и максимально полно приготовиться к возможному аудиту. Если подходить к этому требованию с позиций старого («бумажного») подхода, это может привести к негативным последствиям и весьма серьезным проблемам. Автоматизированные решения позволяют организациям вести полный учет всех деловых транзакций, что позволяет существенно сэкономить время на подготовку к аудиту.

Так как ущерб от непройденных аудитов и проверок может в некоторых случаях измеряться миллионами долларов, постоянная готовность к проверкам имеет огромное значение. Благодаря использованию модели жизненного цикла контентов вполне достижимым становится детальный учет всей информации, задействованной в бизнес-процессах.

Служебная записка президента об управлении правительственными записями

28 ноября 2011 года президент Обама подписал распоряжение, согласно которому каждое правительственное ведомство должно назначить ответственного за перевод всей бумажной документации в электронный вид. При этом управление информацией ведомств должно обязательно включать электронную почту, социальные медиа, облачные решения и т. п. Все ведомства предоставили план перехода на электронное хранения документов в Национальный архив США, а также в Службу управления и бюджета. Этим летом будет составлена директива по переходу на электронное хранение документов, в которой будут учтены предложения всех ведомств, так и результаты публичного обсуждения вопроса.

Эта работа, как и работа по реализации большинства правительственных директив, обязательно к исполнению, но не финансируется из бюджета. Однако переход на электронное хранение документов, как известно, позволяет повысить уровень окупаемости. Это решение, если оно будет грамотно претворено в жизнь, позволит сберечь существенные средства в будущем.

Достичь большего меньшими средствами

Одной из характерных тенденций нынешнего американского правительства является стремление «достичь большего меньшими средствами». Это относится и к нынешней ситуации: бюджеты и ресурсы сокращаются, в то время как количество информации, с которой необходимо работать, растет. В нынешние непростые для экономики времена данная ситуация имеет место как в частном секторе, так и в правительственных организациях всех уровней. Ключевыми факторами в решении данной проблемы являются внедрение новых технологий и автоматизация. Включение управления записями и управления информацией в основные бизнес-процессы, а также использование новых инструментов (например, инструментов для автоматической классификации) позволяют упростить работу организаций в условиях увеличения объемов информации.

Укрупненная классификация по срокам хранения

Новая парадигма требует нового подхода к проблеме графиков архивного хранения. Нынешний подход, сложившийся в бумажную эпоху, является очень детальным; сформированные на его основе правила хранения совершенно не подходят для нынешней ситуации. Записи, хранимые во многих организациях, можно поделить на сотни или даже на тысячи групп. В последнее время все большее распространение получает укрупненная классификация по срокам хранения (англ. big bucket classification). Если ECM-система уже содержит все метаданные, на основе которых можно осуществлять поиск записей, график хранения выстраивается только вокруг сроков, в течение которых должны хранится записи. Такую упрощенную систему классификации проще внедрять, она гораздо более понятна, обеспечить соответствие нормам (compliance) в такой системе гораздо проще.

Главное контрольное управление США, например, внедрило классификацию, в которой все записи делятся на 3 больших группы и 27 подкатегорий. Другие ведомства также следуют этому примеру; аналогичные тенденции прослеживаются и в частных компаниях. Управление национальных архивов США (NARA) также стало использовать такой подход, и в ближайшее время он получит еще более широкое распространение.

Подводя предварительный итог, еще раз перечислим факторы, оказывающее в настоящее время существенное влияние на практику управления записями:

  • eDiscovery;
  • новый подход к определению записи;
  • готовность к проверкам;
  • распоряжение Президента о переходе на электронное хранение документов;
  • «достичь большего меньшими средствами»;
  • переход на укрупненную классификацию по срокам хранения.

Во второй части этой статьи будет подробно рассмотрена реакция ECM-рынка на сложившуюся ситуацию.