Что теперь считать записью? Старые правила больше не работают

От переводчика. Системы электронного документооборота и архива в течение долгого времени опирались на схемы работы с документами, сформировавшиеся в бумажную эпоху. Однако в течение последних нескольких лет в практике предприятий и организаций все чаще приходится иметь дело с новыми типами контента, к которым вряд ли можно применить традиционные, «бумажные» подходы. В качестве примера можно привести записи в блогах, твиты, сообщения из социальных сетей и т. п. Блоги, микроблоги и социальные сети становятся важным инструментом взаимодействия организации с внешней средой. Генерируемый в них контент вполне может иметь доказательственное значение и выступать в качестве записи: например, опубликованный в блоге отчет о конференции, материалы которой нигде больше не опубликованы, является свидетельством о проделанной работе и может быть сохранен. Количество подобных примеров можно без труда умножить.

В силу специфики своей профессиональной деятельности мы внимательно отслеживаем все новейшие тенденции и видим, что проблема «социального» контента уже давно обсуждается в зарубежном ECM-сообществе.

На русскоязычных ECM-ресурсах эта проблематика пока что почти не затрагивается. Между тем работа с блогами и социальными сетями становится важной частью деятельности многих организаций. Поэтому мы решили инициировать дискуссию по вопросам «социального» контента и разместить на нашем сайте перевод заметки из блога Марка Манделя, специалиста по управлению записями из компании Open Text. Надеемся, что в обсуждении этой публикации примут участие не только ECM-специалисты, но и маркетологи, журналисты, специалисты по работе с социальными медиа.   Какую роль играет социальный контент в деятельности ваших организаций? Как вы осуществляете его классификацию, систематизацию и хранение?

 


В течение долгих лет управление записями строилось вокруг графиков хранения, классификаций, перехода документов в статус записей и т. п.  По вопросам о том, что следует считать записью, как долго следует хранить  записи и т. п., высказывались самые разнообразные мнения.

 

Некоторым документам и сообщениям отводился статус «не-записей» (non-records). К ним относятся личные, не имеющие делового значения документы, черновики, копии и т. п. Статус документа изменяется после того, как он официально провозглашается записью: после этого изменения в нем не допускаются, а доступ к нему тщательно контролируется. Хранится такой документ в течение отведенного срока, а затем уничтожается.

 

Традиционные подходы требуют еще и создания детальных графиков хранения, анализа бизнес-процессов и много другого. Да, они во многом громоздки и несовершенны — но мы получаем деньги именно за это.

 

Многие приложения для управления записями автоматизируют описанные выше процессы, что позволяет сэкономить очень много времени.

 

 

E-Discovery и Федеральные правила гражданского судопроизводства требуют, что любая информация, доступная в электронном виде, может быть истребована в судебном процессе. Это требование существенно изменяет принятые практики управления записями. Оно предполагает, что все персональные сообщения электронной почты, обновления статусов в Твиттере и на Фейсбуке, журналы событий, данные камер наблюдения и т. п. имеют доказательственное значение в судебном процессе. Следует ли их в таком случае считать записями?

 

 

Я думаю, что на этот вопрос нужно дать положительный ответ. Это записи, и управление ими должно осуществляться соответствующим образом. Сроки хранения таких записей, конечно же, представляют собой сложную проблему, и вполне возможно, что в ближайшее время нам придется пересмотреть традиционные представления о сроках хранения записей.

 

Мы можем полностью удалять как бумажные, так и электронные записи по окончании срока хранения. Однако при имеющихся в наши дни возможностях копирования (флэшки, портативные жесткие диски, облачные технологии и т. п.) мы не можем с полной уверенностью заявлять о том, что тот или иной документ окончательно уничтожен. Если такой документ формально удален, но все равно существует в виде копий, то, следовательно, он может быть истребован в судебном процессе.

 

Все это существенно изменяет наши традиционные представления, не правда ли?

От переводчика. Системы электронного документооборота и архива в течение долгого времени опирались на схемы работы с документами, сформировавшиеся в бумажную эпоху. Однако в течение последних нескольких лет в практике предприятий и организаций все чаще приходится иметь дело с новыми типами контента, к которым вряд ли можно применить традиционные, «бумажные» подходы. В качестве примера можно привести записи в блогах, твиты, сообщения из социальных сетей и т. п. Блоги, микроблоги и социальные сети становятся важным инструментом взаимодействия организации с внешней средой. Генерируемый в них контент вполне может иметь доказательственное значение и выступать в качестве записи: например, опубликованный в блоге отчет о конференции, материалы которой нигде больше не опубликованы, является свидетельством о проделанной работе и может быть сохранен. Количество подобных примеров можно без труда умножить. Проблема «социального» контента уже давно обсуждается в зарубежном ECM-сообществе. На русскоязычных ECM-ресурсах она пока что почти не затрагивается. Между тем работа с блогами и социальными сетями становится важной частью деятельности многих организаций. Поэтому мы решили инициировать дискуссию по вопросам «социального» контента и разместить на нашем сайте перевод заметки Марка Манделя, специалиста по управлению записями из компании Open Text. Надеемся, что в обсуждении этой публикации примут участие не только ECM-специалисты, но и маркетологи, журналисты, специалисты по работе с социальными медиа.

В течение долгих лет управление записями строилось вокруг графиков хранения, классификаций, перехода документов в статус записей и т. п. Немало копьев было сломано в дискуссиях о том, что следует считать записью, как долго следует хранить эти записи и т. п.

 

Некоторым документам и сообщениям отводился статус «не-записей» (non-records). К ним относятся личные, не имеющие делового значения документы, черновики, копии и т. п. Статус документа изменяется после того, как он официально провозглашается записью: после этого изменения в нем не допускаются, а доступ к нему тщательно контролируется. Хранится такой документ в течение отведенного срока, а затем уничтожается.

 

Традиционные подходы требуют еще и создания детальных графиков хранения, анализа бизнес-процессов и много другого. Да, они во многом громоздки и несовершенны — но мы получаем деньги именно за это.

 

Многие приложения для управления записями автоматизируют описанные выше процессы, что позволяет сэкономить очень много времени.

 

E-Discovery и Федеральные правила гражданского судопроизводства требуют, что любая информация, доступная в электронном виде, может быть истребована в судебном процессе. Это требование существенно изменяет принятые практики управления записями. Оно предполагает, что все персональные сообщения электронной почты, обновления статусов в Твиттере и на Фейсбуке, журналы событий, данные камер наблюдения и т. п. имеют доказательственное значение в судебном процессе. Следует ли их в таком случае считать записями?

 

Я думаю, что на этот вопрос нужно дать положительный ответ. Это записи, и управление ими должно осуществляться соответствующим образом. Сроки хранения таких записей, конечно же, представляют собой сложную проблему, и вполне возможно, что в ближайшее время нам придется пересмотреть традиционные представления о сроках хранения записей.

 

Мы можем полностью удалять как бумажные, так и электронные записи по окончании срока хранения. Однако при имеющихся в наши дни возможностях копирования (флэшки, портативные жесткие диски, облачные технологии и т. п.) мы не можем с полной уверенностью заявлять о том, что тот или иной документ окончательно уничтожен. Если такой документ формально удален, но все равно существует в виде копий, то, следовательно, он может быть истребован в судебном процессе.

 

Все это существенно изменяет наши традиционные представления, не правда ли?