8 шагов к успешному внедрению ECM-решений

От переводчика.  Внедрение ECM-системы представляет собой достаточно сложный процесс, результат которого во многом зависит от правильной организации. Предлагаем вниманию наших читателей перевод статьи исполнительного директора американской компании Crest Businness Solutions Хеманта Прасада, посвященной проблемам выбора и внедрения ECM-систем.

 

Как отмечает директор компании Gartner по исследованиям Том Белл, в 50% случаев внедрение ECM-решений оказывается неудачным, если на выбор вендора и планирование было потрачено менее 6 месяцев.

 

Если количество неудачных проектов действительно таково, то это должно вызывать беспокойства у тех, кто собирается внедрить ECM-решение, потратив на него несколько сотен тысяч долларов. ECM-системы обычно внедряются, чтобы сэкономить средства, уменьшить количество бумажных документов и создать единый репозиторий для всех пользователей. Нередко все это заканчивается тем, что система работает медленно, а пользоваться ей невозможно: слишком сложна она для повседневного использования, да еще и работает медленно. Повышенная сложность в сочетании с крайне низкой скоростью вызывают возмущение рядовых пользователей и портят жизнь ИТ-специалистам.

Что должен сделать руководитель организации или ИТ-менеджер, чтобы избежать такого фиаско? На основе собственного опыта я дам в этой статье 8 рекомендаций, которые могут существенно увеличить шансы на успешное внедрение.

 

 

1. Очертите круг собственных потребностей. Очень важно определить, что именно вам нужно. ECM — очень широкая область. Поэтому нужно заранее знать, какие именно компоненты ECM-системы вам потребуются: захват, хранение, обеспечение безопасности и т. п. Чтобы получить ответ на этот вопрос, требуется опросить руководителей всех подразделений, а потом принять решение. В идеале число компонентов системы должно быть сведено к минимуму: только в этом случае система не превратится в информационную помойку, в которой будут храниться все нужные и ненужные документы.

 

2. Выберите консультанта. Если в вашей организации нет сотрудника с опытом внедрения ECM-решений или с хорошими знаниями в области ECM, стоит пригласить профессионального консультанта, который определит, что именно нужно вам в вашей ситуации, подберет адекватное решение и вендора.

3. Выберите подходящее решение . В ситуации, когда на рынке представлены сотни систем, очень сложно подобрать то, что действительно нужно. Мы выделям три группы ECM-решений:

 

Минимальные решения. Как следует из названия, такие решения отвечатют минимальному набору требований, но при этом они не мог быть усовершенствованы и вряд ли будут соответствовать требованиям завтрашнего дня. Их несомненным преимуществом является невысокая стоимость. Несомненно, такие решения можно рекомендовать тем, кто только начинает знакомство с ECM. Главным их недостатком является то, что их практически невозможно расширять и модифицировать: по мере развития организации они вряд ли смогут помочь в решении появляющихся проблем…. Примером минимального решения может служить простая система электронного документооборота, поддерживающая все наиболее распространенные форматы файлов и включающая набор функций для контроля версий.

 

Комфортные решения. К этой группе относятся решения, отвечающие требованиям сегодняшнего дня и при этом допускающие возможность расширения в будущем. По сравнению с решениями из предыдущей группы такие решения представляются гораздо более перспективными.

 

Лучшие решения. К этой группе относятся продуманные решения, проверенные на практике. Их стоимость может быть высока, и они доступны далеко не всем организациям. Такие решения подразделяются на компоненты и могут быть внедрены по частям.

 

 

4. Выберите партнера по внедрению. Мне иногда приходится организовывать референс-визиты одних наших действующих заказчиков — к потенциальным заказчикам(в основном это клиенты из банковской сферы). Потенциальные заказчики очень мало знают о ECM и хотят, чтобы руководители со стороны нынешнего заказчика поделились собственным опытом внедрения и использования ECM-систем. Я не знал, что именно расскажет клиент о наших услугах, но все прошло хорошо. Генеральный директор банка рассказал о том, с какие ошибки он допустил, внедряя у себя ECM-систему, и как он эти ошибки исправлял, в конце концов успешно завершив проект внедрения. Вот три момента, на которые он обратил внимание:

 

 

  • технология имеет огромное значение, поэтому нужно выбрать платформу, которая будет отвечать растущим потребностям вашего бизнеса в течение по крайней мере ближайшего года ( более универсальное решение может отказаться для вас слишком дорогим);

 

 

  • не меньшее значение имеет и выбор вендора. Вам нужен вендор, который не только знает систему, которую вы приобретаете, но понимает также специфику бизнес-процессов вашей организации. В противном случае вы можете потратить очень много времени на разъяснение специфики бизнеса разработчикам. Сотрудники вашей организации вникали в специфику работы годами; неужели вы думаете, что разработчики смогут во всем разобраться за несколько недель?

 

 

  • обучайте и воспитывайте будущих пользователей системы, разъясняйте им преимущества новой технологии.

 

 

5. Пилотное внедрение vs. широкое внедрение. Вполне возможно, что вы приобретаете лучшее решение от хорошего вендора — но даже это не дает гарантии успешного внедрения в вашей организации. Деятельность всех организаций имеет свою специфику, поведение пользователей — тоже. В некоторых организациях после презентации вендор осуществляет пилотное внедрение программного продукта, позволяющее выявить, насколько последний соответствует функциональным и бизнес-требованиям. Она позволяет уменьшить многие риски, которые влечет за собой моментальное широкое внедрение.

 

 

6. Интеграция с другими приложениями: нужна или не нужна? Большинство приложений в настоящее время основываются на сервис-ориентированной архитектуре, что позволяет интегрировать их с другими приложениями. Такая возможность в некоторых случаях может оказаться очень полезной. Многие приложения сохраняют информацию в формата xls или pdf — и можно сразу же помещать ее в репозиторий. Многие ECM-системы могут быть интегрированы с ERP-системами, а также с системами управления бизнес-процессами, благодаря чему можно существенно сэкономить время и средства.

 

 

7. Позаботьтесь о должной технической поддержке после внедрения. Когда в организации все празднуют успешное внедрение системы, мало кто задумывается о том, что этот успех через некоторое время может обернуться кошмаром. На основании собственного опыта мы можем сказать, что об успешном внедрении системы можно говорить лишь тогда, когда она активно используется в повседневной работе. Договоритесь с вендором о технической поддержке и исправлении ошибок в течение по крайней мере 6-12 месяцев после установки.

 

 

8. Систему требуется регулярно обновлять. Мы живем в мире, где все постоянно изменяется. Меняется деятельность вашей организации. Изменяется отношение пользователей к используемому ПО. Большинство вендоров ECM-систем предлагают бесплатные обновления в течение всего периода, пока клиент платит за годичную техническую поддержку системы. С каждой новой версией разработчики исправляют ошибки и добавляют в программный продукт новые функции.

 

Поэтому запланируйте в бюджете расходы на обновление системы и приведение ее в соответствии с требованиями времени.