Почтовая пирамида

 

imageОт переводчика. За годы разработки и внедрения системы электронного архива мы поняли: чтобы перейти на электронный документооборот и электронное хранение документов, недостаточно приобрести и установить в организации соответствующее ПО. Важно еще и изменить используемые методы работы. К электронным документам далеко не всегда применимы практики, сложившиеся в «бумажную» эпоху.

Электронная почта давно уже стала неотъемлемой частью нашей жизни. Сообщения электронной почты вполне можно считать записями (records): в них очень часто содержится информация, являющаяся подтверждением деловой активности организации и никак не отражаемая при этом в традиционных бумажных документов. . Естественно, что важные сообщения электронной почты (равно как и пересылаемые во вложениях документы) необходимо хранить — это помогает избежать многих проблем финансового и юридического характера. Но как организовать хранение сообщений электронной почты? К сожалению, во многих организациях просто никто не задумывается над этим вопросом, сохраняя все почтовые сообщения. Такой подход влечет за собой целый ряд проблем: нерациональное использование дискового пространства, трудности с поиском нужной информации, высокий риск случайного удаления действительно важных писем….

Проблематика e-mail management уже давно рассматривается в зарубежной ECM-литературе. Предлагаем вниманию наших читателей перевод статьи Марка Манделя, специалиста по управлению записями компании OpenText. В ней рассматриваются проблемы классификации и организации хранения сообщений электронной почты.

 

Одной из ключевых функций ECM является управление сообщениями электронной почты. Именно почтовые сообщения зачастую становятся объектом особого внимания в судебных расследованиях и процедурах e-discovery: обмениваясь информацией по электронной почте, люди, как правило, редко думают о соблюдении предосторожностей. Во избежание проблем с сообщениями электронной почты необходимо проводить особую работу. Почтовые сообщения имеют статус записей: они являются свидетельством коммуникации между сторонами; нередко факт принятия того или иного важного решения можно подтвердить только с их помощью. Количество почтовых сообщений растет; почтовые соообщения составляют значительную часть информационных активов многих организаций.

 

Существует много подходов к управлению электронной почтой (англ. e-mail management); согласно самому распространенному из них, управление почтовыми сообщениями является частью управления информацией предприятия (Enterprise Information Management, EIM). В соответствии с этим подходом к управлению всем контентом организации независимо от источника должны применяться единые методы. Весь жизненный цикл информации — от создания до окончательного удаления — должен подчиняться единым правилам.

 

Объемы почты растут очень быстро, и организациям приходится сталкиваться со следующими проблемами:

 

  • оптимизация работы с почтой;
  • захват некоторых почтовых сообщений как важных записей;
  • хранение почтовых сообщений в соответствии с принятой в организации политикой;
  • удаление временных сообщений, не имеющих статуса записей.

 

Почтовая пирамида

 

Весь массив почтовых сообщений организации можно представить в виде схемы, представляющей собой пирамиду:

e-mail pyramid

 

Каждый из уровней этой пирамиды соответствует определенной группе почтовых сообщений. Всего выделяется три уровня:

  • сообщения, попадающие под ролевую классификацию;
  • бизнес-значимые сообщения;
  • сообщения, классифицируемые автоматически.

 

Рассмотрим каждую из перечисленных групп более подробно.

 

 

Сообщения, попадающие под ролевую классификацию

 

Среди сотрудников любой организации можно выделить группу сотрудников, чья почта должна храниться дольше, чем почта всех остальных. К этой группе могут быть отнесены, например, генеральный директор, коммерческий директор, главный бухгалтер и т. п. Сообщения, которые они получают, являются свидетельством деловой активности организации. В этих сообщениях идет речь о важных событиях, и они могут быть использованы в качестве доказательства в суде. В государственных организациях для устанавливается фактически вечный срок хранения. В коммерческих организациях срок таких сообщений зависит от их важности; в разных организациях он может варьироваться.

 

Классификация таких сообщений осуществляется на основе роли («почта генерального директора», «почта главного бухгалтера и т.п.» и т. п.). Сообщения помещаются в систему, а их хранение осуществляется в соответствии с принятыми правилами.

 

Бизнес-значимые сообщения

 

Сообщения этой группы выступают в качестве подтверждения тех или иных фактов деловой активности: заключения контрактов, написания заявлений, отправки тех или иных рабочих документов. Во многих организациях принято распечатывать такие сообщения и хранить их в одной папке вместе с документами по конкретному проекту или контракту. Очень часто они просто остаются в системе без всякой систематизации и классификации.

Все эти сообщения должны хранится не в почтовом приложении, а в ECM-системе. В идеале все операции по сохранению таких сообщений должны быть полностью автоматизированы. Все сообщения должны по прочтении сохраняться в ECM-системе с присвоением соответствующего набора метаданных.

 

Если все процессы не автоматизированы, то в системе должна присутствовать возможность просто перетащить мышью нужные почтовые сообщения в выбранную папку ECM-системы. Важно, чтобы операция перемещения сообщений из одной программы в другую была максимально простой — пользователи должны освоить ее без значительных усилий.

Благодаря сохранению таких сообщений в системе будет храниться история всей деятельности организации, подкрепленная сопроводительными документами и почтовыми сообщениями.

 

Сообщения, классифицируемые автоматически

 

В организации могут скопиться миллионы сообщений этого типа. Их никак нельзя классифицировать вручную, а доверять классификацию пользователям — слишком рискованно. Однако сегодня мы можем воспользоваться программами для автоматической классификации, позволяющими существенно облегчить эту сложную и пугающую задачу.

 

Сообщения, классифицируемые автоматически, желательно архивировать; специальные инструменты для архивирования позволяют избежать дублирования сообщений (благодаря этому уменьшаются также объемы архивируемой информации). Инструменты для автоматической классификации автоматически назначают сообщениям срок хранения в соответствии с установленным планом. Важным шагом является также выделение в особую группу сообщений, не имеющих статуса записей (non-records). Срок хранения таких сообщений может составлять, например, 180 дней, а после этого они вполне могут быть уничтожены — таким образом можно на вполне законных обоснованиях избавляться от ненужной информации. Доля такой ненужной информации может составлять до 60 — 70% всех почтовых сообщений.

К сообщениям, классифицируемым автоматически, лучше применять укрупненный график хранения (big bucket retention schedule). Программы для автоматической классификации должны быть специальным образом «обучены», чтобы распознавать, к какой именно группе принадлежит сообщение. При использовании традиционных детализированных графиков хранения решить эту задачу оказывается гораздо сложнее.

В результате следования приведенным выше рекомендациям архив почтовых сообщений будет очищен от дубликатов и временного контента, и все хранящиеся в нем сообщения будут объединены в группы по срокам хранения.

Автоматическая классификация не обеспечивает стопроцентной точности. Точную классификацию 60% сообщений вполне можно считать успешным результатом. После обучения точность можно повысить до 70 — 80%. Несмотря на имеющиеся недостатки, такой подход гораздо эффективнее, чем бездумное хранение всех почтовых сообщений. Он позволяет избежать финансовых и юридических рисков, связанных с хранением лишней информации.

 

Заключение

 

Управление электронной почтой — дело достаточно сложное, и многие организации решают соответствующие проблемы по мере поступления. Лучшей практикой с использованием современных технологий являются применение к почтовым сообщения такого же подхода, как и ко всем остальным записям. Они должны хранится по тем же правилам, что и остальные записи организации.