Поддерживать или не поддерживать DoD 5015.2? (реплика Рона Лэйела)

От переводчика. Мы продолжаем публикацию материалов дискуссии о стандарте DoD 5015.2 Сегодня мы публикуем сокращенный перевод реплики Рона Лэйела, специалиста по управлению документообороту в компании SaiTech.

Мне очень понравилась и подробная статья Дона Людерса, и ответ Марка Манделя. Я считаю, что обстоятельная дискуссия по проблемам информационных систем, используемых для хранения официальных записей, действительно необходима. В обоих статьях затрагиваются важные вопросы, которые нужно обсуждать. Я согласен с аргументами Дона по поводу DoD 5015.2, но у меня есть ряд замечаний и комментариев:

1. Почему все обсуждения стандартов для систем хранения правительственных записей посвящены исключительно DoD 5015.2, который вовсе не является единственным стандартом в этой области? Как убедительно показывает Дон, DoD 5015.2 давно уже старел и перестал быть адекватным по целому ряду моментов. Это становится особенно очевидным, если сравнить DoD 5015.2 с другими стандартами — например, с MoReq 2010, ISO 16175 или спецификациями OMG по управлению записями.

По поводу MoReq2010 могу предположить, что он широко не используется в США лишь потому, что он «не свой» (т. е. был создан в другой стране). По моему мнению, он вполне способен решить проблем, с которыми приходится иметь дело в DoD 5015.2. Мне совершенно непонятно, почему к нему относятся пренебрежительно.

Спецификации OMG хорошо подходят для решения проблемы, о которой говорит Дон: они описывают требования к «отдельным приложениям для управления записями», которых уже почти 10 лет как не существует. Как я понимаю, инициатива Управления по архивам и было прописать набор требований к управлению записями, который можно «встроить» в любую систему. Мне кажется, что они должны позволять управлять записями «на месте», без использования централизованного репозитория. Только в этом случае они будут действительно полезными.

2. Почему всем, кто заинтересован в работе по стандартизации в области управления записями в федеральных агентствах, кажется что DoD 5015.2 и объединенное вокруг него сообщество вендоров могут дать ответы на все вопросы? Зачем считать, что то, что может быть востребовано в Минстерстве обороны, подойдет для гражданских министерств и ведомств? Дон в своей статье говорит о том, что в DoD 5015.2 содержится более 170 требований, ненужных и чрезмерно усложненных (таковыми они являются прежде всегод для гражданских министерств и ведомств). Я вполне согласен с Доном в том, что лучше обратить внимание на стандарты от других разработчиков, чем пытаться что-то выстроить на имеющимся, опираясь на ложные предпосылки.

3. Почему главными участниками споров о стандартах в области управления записями для федеральных агентств являются вендоры ECM-систем и отраслевые аналитики? Исправьте меня, если я говорю что-то не так, но разве эти аналитики не зарабатывают себе на жизнь тем, что помогают вендорам позиционировать свои продукты так, чтобы их лучше покупали правительственные организации и учреждения? Я не имею в виду Дона, Марка и других своих коллег: они обладают действительнно ценными и нужными знаниями и опытом. Не пора ли, Управлению архивов и документации, а также мне и мои коллегам, взять инициативу в свои руки?

Я твердо убежден в том, что при создании стандарта, который придет на смену DoD 5015.2, нужно руководствоваться не бизнес-интересами вендоров, а тем, что будет действительно нужно специалистам из федеральных агентств. Если никто не способен обратиться к имеющимся стандартам (MoReq2010, ISO 16175, спецификации OMG), то нужно хотя бы наметить направление работы над новым стандартом и поставить конкретные сроки? Работа в новом направлении потребует участия как практикующих специалистов по управлению записями, так и специалистов в области ИТ. Если ничего не делать, то федеральные агентства будут вечно пребывать в неопределенности: с одной стороны, требуется использовать системы «с функциями хранения записей», с другой — нигде не объяснено, что это значит и как это нужно делать.