Новое исследование AIIM: ECM на перепутье

В конце мая этого года на сайте AIIM было опубликовано исследование текущей ситуации в области ECM под названием «ECM на перепутье» (ECM at the crossroads). Исследование проходило с 15 марта по 4 апреля 2013 года с помощью специализированного веб-приложения для опросов. В нем приняли участие 65 000 членов виртуального сообщества AIIM.  Зарегистрированные пользователи могут ознакомиться с полной версией материалов исследования здесь.  Сегодня мы публикуем краткий дайджест этих материалов.

 

 

 

 

Наиболее значимые результаты можно суммировать в виде следующих тезисов:

 

 

  • Большинство опрошенных организаций находятся в процессе внедрения ECM: только 18% внедрили системы на уровне компании. 54% внедряют систему на уровне компании в настоящий момент или занимаются интеграцией решений для управления документами и управления записями, используемых в разных подразделениях. 5% планируют заменить используемую ECM-систему.

 

  • 54% процента планируют в будущем использовать систему от одного вендора. 35% процентов используют различные решения, лучшие в своем классе.

 

  • Многие участники исследования используют в своей деятельности несколько программных продуктов из области ECM одновременно. 75% процентов используют более одной ECM-системы/системы электронного документооборота/управления записями. 26% используют четыре или более систем.

 

  • ECM-системы используются не только для управления документами и хранения общих документов, но и для управления записями (66%), а также для совместной работы (46%; если добавить тех, кто в качестве основной системы использует SharePoint, то эта цифра возрастет до 63%).

 

  • Только 3% участников исследования полностью отказались от хранения файлов на сетевых дисках, у 12% эта практика широко вытесняется ECM. 34% склоняются к тому, чтобы отказаться, а для 61% файлы, находящиеся в публичном доступе на сетевых дисках, до сих пор являются важным элементом информационной инфраструктуры.

 

  • Только у 26% процентов участников в ECM-систему включены процессы захвата и обработки образов документов. 34% используют для захвата отдельные системы; 16% участников хотят объединить инструменты захвата с используемой ECM-системой.

 

  • Большая часть корпоративного контента хранится не внутри ECM-системы, а вне ее: в ERP-системах, системах финансового и кадрового учета, и т. п. Весь этот контент очень трудно найти, и к его хранению не применяется никаких правил.

 

  • 45% опрошенных считают возможность доступа к корпоративному контенту с помощью мобильных устройств особенно важной. Для 25% важна возможность оффлайнового доступа к контенту. 21% опрошенных считают важной возможность оффлайнового просмотра и редактирования контента.

 

  • 22% процента говорят о важности мобильного захвата информации.

 

  • 57% опрошенных вполне устраивает доступ к контенту с корпоративных устройств; 32% официально используют собственные устройства; 22% используют мобильные устройства.
  • Только у 11% опрошенных ECM-система оптимизирована под доступ с мобильных устройств. 10% используют специализированные приложения.

 

  • 25% используют в работе облачные Интернет-сервисы для хранения документов.

 

  • 50% заявляют, что вряд ли будут перемещать приложения для работы с контентом «в облака» в первую очередь из соображений безопасности, а также по причине разделения единого репозитория на мелкие части и ограниченной возможности применения правил хранения.

 

  • Управление записями в потенциале является областью широкого использования облачных технологий: 47% рассматривают возможность хранения в облаках документов, имеющих статус записей, а 14 % — уже хранят записи в облаках.

 

  • Переход на облачные технологии обусловлен прежде всего стремлением к снижению расходов на ИТ. Другими важными факторами, обусловливающими переход, являются обеспечение возможности доступа к контенту из любых мест, а также необходимость в мобильном доступе.

 

Исследование показывает, что ситуация с использованием ECM во многих организациях далека от идеальной. Очень часто для работы с документами в рамках одной организации используется несколько систем, которые, однако, не охватывают всю корпоративную информацию.

 

 

Перед многими организациями стоит выбор: внедрять систему от одного вендора или же объединять разные системы, каждая из которых является лучшей в своем роде. При внедрении ECM остро встают и другие вопросы: размещать ли весь контент в облаках полностью, частично ли вообще не размещать? как быть с социальным контентом и хранением электронной почты? стоит ли обеспечивать доступ к контенту с мобильных устройств? Когда речь идет об облачных технологиях, мобильности и социальности, бывает очень трудно отделить преходящие веяния моды от реальных требований времени.

 

 

Распространению технических новшеств во многом препятствует консерватизм мышления: например, при всех своих возможностях облачные технологии вызывают у многих сомнения с точки зрения безопасности хранения контента, а также соблюдения регламента и правил хранения (впрочем, из аналогичных соображений многие до сих пор предпочитают пользоваться бумагой).

 

 

В качестве решения описанных выше проблем авторы исследования предлагают принять следующие меры:

 

 

  • организовывать работу с ECM-системой таким образом, чтобы с ее помощью осуществлялось управление всей информацией предприятия;
  • организовывать единое хранилище для всей корпоративной информации или же федеративный поиск по имеющимся репозиториям;
  • включать в ECM-систему такие функции, как захват контента, работа с электронными подписями, расширенный поиск, управление выводом информации;
  • интегрировать ECM-систему с используемыми бизнес-приложениями;
  • проводить регулярный аудит на предмет соответствия ECM-системы целям, для достижения которых осуществлялось ее внедрение. Если вся функциональность системы сводится лишь к базовому набору, или же она недостаточно соответствует целям, задуматься о создании новой, более подходящей системы.