Электронный архив первичных документов в объединенном центре обслуживания (ОЦО) «ВымпелКом»

Компания AT Consulting организовала в объединенном центре обслуживания (ОЦО) компании «ВымпелКом» электронный архив первичных документов. Решение для потокового ввода, обработки и хранения документов построено на платформах Abbyy FlexiCapture и EMC Documentum и рассчитано на 30 тыс. сотрудников компании.

Объединенный центр обслуживания «ВымпелКома» был открыт в Ярославле в апреле 2013 г. как обособленное подразделение, оказывающее структурным единицам компании услуги по ведению ряда ключевых бизнес-функций. Уже к концу 2013 г. ОЦО перешел на современные технологии документооборота. Создание электронного архива обеспечило оперативную обработку документов в смежных корпоративных системах, а также предоставило сотрудникам ОЦО удобный инструмент для поиска и хранения актов, счетов, договоров, кадровых документов, рассказали в компании.
Решение включает в себя систему потокового сканирования и ввода данных на базе Abbyy FlexiCapture, позволяющую точно извлекать данные даже из неструктурированных документов, и систему электронного архива и маршрутизации бизнес-процессов, построенную на платформе EMC Documentum. По отзыву заказчика, на сегодня в системе работает 500 пользователей и обрабатывается до 7 тыс. страниц в день.

«ОЦО в Ярославле стал первым подразделением, которое использует решение класса ECM. Внедрение информационной системы оптимизировало процесс передачи первичных документов между ОЦО и штаб-квартирой компании, регионами. При этом количество обрабатываемой в системе информации с момента запуска увеличилось в два раза, — рассказал Любомир Коцюмбас, директор ОЦО «ВымпелКома» в Ярославле. — Мы планируем применить успешный опыт проекта во всей компании и упорядочить работу подразделений с документами. Это хороший пример отказа от бумажного документооборота и еще один шаг на пути к созданию концепта “зеленого офиса”».

По информации AT Consulting, проект стартовал в июне 2013 г. Все работы по проекту, включая бизнес-анализ, разработку, внедрение, обучение пользователей и опытную эксплуатацию, заняли 6 месяцев.
«Это был один из ключевых проектов по реинжинирингу закупочных и финансовых процессов, потребовавший плотного взаимодействия бизнеса, ИТ и команды интегратора. Можно с уверенностью сказать, что мы достигли всех поставленных целей. Период автоматизации документооборота ОЦО совпал с работами по модернизации финансовой системы компании. Сейчас мы находимся в активной фазе перехода на современную версию Oracle E-Business Suite R12. Мы планируем за счет этого ускорить и оптимизировать процессы закупок и финансов и, как следствие, быстрее реагировать на потребности наших клиентов», — отметил Владимир Савкин, директор по информационным технологиям компании «ВымпелКом».
В настоящее время происходит активное развитие внедренного решения. В ближайших планах компании «ВымпелКом» — тиражирование системы на оставшиеся регионы, а также перевод всех процессов документооборота в единую корпоративную систему.

«Автоматизация документооборота осуществлялась одновременно с формированием самого ОЦО. Новым сотрудникам нужно было проходить адаптацию параллельно с внедрением системы. По этой же причине динамика изменений бизнес-процессов в ОЦО в первые три месяца после запуска была очень высока. Все это потребовало от участников проекта слаженной работы и максимальной отдачи», — сообщил Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting.