Электронный архив документов на DIRECTUM в УК «Локомотивные технологии»

directum_logoКомпания МайТэк, генеральный партнер DIRECTUM, сообщает о завершении первой фазы проекта внедрения DIRECTUM в Управляющей компании «Локомотивные технологии». В рамках проекта были автоматизированы процессы канцелярии и управления договорами, а также разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений.

ООО «Локомотивные Технологии» – управляющая компания крупного холдинга ТМХ — Сервис, деятельность которого связана с сервисным обслуживанием и ремонтом тягового подвижного состава. ТМХ-Сервис имеет свои центры на 13 дорогах, в 90 ремонтных локомотивных депо, обслуживает 41 серию локомотивов (в т. ч. 17 серий тепловозов и 24 серии электровозов), приписанных к 51 эксплуатационному депо ОАО «РЖД».

Как сообщалось на начальной стадии работ, решение о внедрении СЭД было обусловлено потребностью в ускорении поиска документов и организации единого электронного архива. И самое главное – существовала необходимость в формировании аналитической информации по договорам с целью мониторинга и сравнения плановых и фактических показателей.

При выборе системы важным аргументом в пользу DIRECTUM стал ее функционал – наличие 20 готовых бизнес-решений и 70 технических решений по различным бизнес-процессам. Не меньшее значение придавалось открытости и масштабируемости системы, поскольку в дальнейшем планируется расширять функционал и тиражировать ее на остальные компании холдинга.

Поставщиком решения выступила компания МайТэк, которая обладает большим опытом в области консалтинга и внедрения бизнес-решений на платформе DIRECTUM.

Рамками проекта были предусмотрены следующие задачи:

  •  рассмотрение, регистрация входящих документов, вынесение резолюций;
  •  согласование, регистрация исходящих писем;
  •  контроль исполнения поручений;
  •  согласование и исполнение служебных записок, приказов и распоряжений;
  •  формирование, согласование и отзыв доверенностей;
  •  работа с документами, заданиями, формирование поручений, контроль исполнения через веб-доступ;
  •  согласование и исполнение договорных документов (договоры, приложения, спецификации, соглашения);
  •  двусторонний обмен данными с 1С.

Они автоматизированы с помощью базовых модулей DIRECTUM, бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами». Также было реализовано техническое решение для процесса управления доверенностями, разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений и настроена интеграция с 1С.

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа. В результате появилась возможность ставить удаленно множественные резолюции и оперативно, в режиме реального времени, осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.

Именно на работу с поручениями в ходе проекта делался основной акцент. Грамотно реализованный механизм по управлению поручениями и многоуровневому контролю их исполнения позволил повысить прозрачность и управляемость не только отдельных процессов, но и компании в целом.

Саралидзе Вадим Александрович, вице-президент – директор департамента по коммуникациям и информационной политике ООО «Локомотивные технологии»:

«Итогом первой фазы проекта стало создание фундамента для объединения всех компаний холдинга в единое информационное пространство по работе с поручениями, согласованию документов и удобному взаимодействию сотрудников в рамках текущих бизнес-процессов.»