Использование программного комплекса Search в ЗАО «Востсибтранспроект»

Переход к разработке проектно-сметной документации (ПСД) в электронном виде не только повысил производительность труда и дал возможность выполнять сложные комплексные проекты, но и потребовал создать механизмы управления и обмена электронными документами. Отсутствие таких механизмов приводит к неконтролируемому процессу создания версий файлов и хаотичному обмену ими — в результате стихийно формируется большой, неструктурированный и распределенный по компьютерам организации массив электронной информации. Вследствие этого возникают такие проблемы, как отсутствие быстрого доступа к необходимой информации, невозможность оперативного контроля над процессом проектирования, выполнение проектных работ на неактуальных материалах, а также возможна утрата информации.

 

Основой своей политики обработки, хранения и передачи технических электронных документов ЗАО «Востсибтранспроект» выбрало стратегию использования электронного архива в качестве неотъемлемой части технологии проектно-изыскательских работ (ПИР).

 

Создание электронного архива в институте началось с изучения опыта других проектно-изыскательских предприятий и подбора необходимого программного обеспечения, которое в обязательном порядке должно было соответствовать требованиям стандартов СПДС. По результатам сравнительного анализа предпочтение было отдано программному комплексу Search (ПК Search), разработчиком которого является компания ИНТЕРМЕХ (Республика Беларусь, г.Минск).


Программный комплекс Search зарекомендовал себя как эффективный инструмент построения сетевого иерархического архива предприятия. Это система корпоративного уровня с богатыми функциональными возможностями и удобным интерфейсом, предназначенная для решения следующих задач:

  • управление данными об изделиях/объектах (в западной терминологии PDM — Product Data Management);
  • управление жизненным циклом изделия/объекта (PLM — Product Lifecycle Management);
  • ведение электронного архива технической документации (TDM — Technical Data Management);
  • управление документооборотом предприятия (Workflow);
  • управление проектами (Project Management).

ПК Search построен на современной трехуровневой архитектуре клиент-сервер, в которой в качестве сервера базы данных может использоваться одна из СУБД промышленного класса. Это обеспечивает необходимую надежность, производительность и масштабируемость системы, одновременную работу с технической документацией десятков пользователей.

 

Внедрение ПК Search в ЗАО «Востсибтранспроект» выполнялось отделом автоматизированных систем и выпуска проектов (АСиВП) при всесторонней поддержке руководства института и активной технической поддержке компании ИНТЕРМЕХ. Специалисты отдела АСиВП столкнулись со всеми классическими проблемами, присущими процессу внедрения корпоративных продуктов. При их решении всегда действовал принцип «лучше убедить, чем заставить», согласно которому административное давление было минимальным, а основные усилия направлялись на проведение многократных коллективных и индивидуальных демонстраций и бесед, в ходе которых объяснялось, чем выгодна та или иная функция ПК Search при ее использовании в повседневной работе. С первых шагов создания электронного архива подчеркивалось, что он должен хранить как конечные, готовые к передаче заказчику, так и находящиеся в разработке документы: материалы инженерных изысканий и проектно-сметную документацию, при этом чертежи должны храниться в векторных форматах, а не в растровых.

 

Внедрение ПК Search проходило в несколько этапов, результатом каждого из которых было увеличение количества активных пользователей. Каждый этап сопровождался уточнением структуры архивов, разработкой процессов для модуля документооборота, написанием подробных инструкций для пользователей, а также обучением сотрудников института силами отдела АСиВП, для чего был разработан специальный учебный курс, в рамках которого пользователи не только приобретали знания о пунктах меню, но и изучали четкие и однозначные алгоритмы их использования при выполнении операций с электронными документами.

 

Применение программного комплекса Search в технологическом процессе проектно-изыскательских работ с описанием соответствующих процедур было закреплено в документах системы менеджмента качества института.
ПК Search применяется сотрудниками института на всех этапах проектирования:

1. Перед началом работ ГИП размещает в программном комплексе график выполнения ПИР по объекту, которым впоследствии будут руководствоваться все задействованные в проекте подразделения института. Этот же график они будут использовать для отчета о выполнении поставленных перед ними задач.

2. С помощью функции «Дерево состава» в ПК Search создается состав текущего проекта, поддерживаемый в актуальном состоянии на протяжении всей работы над объектом.

3. В программном комплексе Search регистрируются и хранятся данные, а также организуется доступ к исходным данным, которые будут использоваться в процессе проектно-изыскательских работ над проектом.

4. На этапе разработки проектно-сметной документации файлы регистрируются и хранятся в ПК Search в соответствии с составом текущего проекта. Доступ к содержимому разделов проекта и поиск необходимых электронных документов также организуются с помощью программного комплекса.
Каждый чертеж в институте имеет уникальный штрих-код и стандартизованный штамп. При регистрации чертежа штрих-код и информация из штампа считываются и записываются в базу данных программного комплекса, а затем используются при поиске документов, в том числе с помощью лазерных сканеров. Для обмена файлами и сообщениями сотрудники института применяют процессы модуля документооборота Search.

5. Находящиеся в программном комплексе Search документы в соответствии с регламентами системы менеджмента качества проходят нормоконтроль и проверяются соответствующими должностными лицами на предмет наличия ошибок. Проверенные документы подписываются электронно-цифровыми подписями.

6. Формирование бумажной версии проектно-сметной документации, а также ее запись на электронные носители информации осуществляется только из файлов, хранящихся в ПК Search, с помощью процессов модуля документооборота. Такой подход обеспечивает синхронизацию всех видов ПСД между собой.

7. По завершении всех работ над проектом и поступления бумажного комплекта проектно-сметной документации в технический архив ЗАО «Востсибтранспроект» доступ к ее электронному аналогу, хранящемуся в ПК Search, ограничивается. После проверки электронная ПСД приобретает статус архивной и становится доступной только для просмотра.

 

При необходимости внесения изменений в архивные электронные документы доступ к ним предоставляется по согласованию с техническим архивом института, тем самым обеспечивается контролируемое изменение утвержденной архивной электронной ПСД и ее синхронизация с бумажной версией проектно-сметной документации.
Также в институте с помощью программного комплекса Search решаются следующие задачи:

  • формирование различных отчетов о документах, хранящихся в электронном архиве;
  • использование накопленной электронной проектно-сметной документации в качестве базы данных проектных решений для последующего их применения на объектах-аналогах;
  • регистрация, хранение и предоставление доступа к исходящим документам;
  • регистрация, хранение и предоставление доступа к входящим документам. При регистрации входящего документа назначенному его исполнителем сотруднику отправляется соответствующее SMS-уведомление;
  • структурированное хранение и предоставление доступа к документам системы менеджмента качества ЗАО «Востсибтранспроект».

 

Таким образом, благодаря использованию программного комплекса Search в ЗАО «Востсибтранспроект» руководители, главные инженеры проектов, главные и ведущие специалисты получили в свое распоряжение средство контроля над выполнением работ по текущим проектам, а исполнители — единую среду для надежного структурированного хранения и быстрого доступа к проектно-сметной документации. Кроме того, использование сотрудниками института процессов модуля документооборота ПК Search гарантирует соблюдение технологических процедур ПИР, изложенных в документах системы менеджмента качества института.

 

В дальнейшем специалисты отдела АСиВП ЗАО «Востсибтранспроект» планируют продолжить работу по интеграции программного комплекса Search в технологический процесс разработки проектно-сметной документации, уделить особое внимание проблемам обмена электронными документами между подразделениями, а также с помощью модуля управления проектами ImProject приступить к решению задач календарного планирования, координации и контроля работ по проектам с представлением сетевых планов-графиков работ и задач в виде диаграмм Гантта.