Все об электронных архивах на ЭлАрхиво.РУ

Скачать программу исследования в PDF

Основной программный вопрос: «Какова структура российского рынка систем электронных архивов?» Исследование строится на данных, полученных по состоянию на декабрь 2011 года. Все данные и оценки, содержащиеся в настоящем материале, отражают имеющуюся информацию на день публикации.

Формулировка и обоснование проблемы исследования.

Актуальность проблемы. Несмотря на высокие темпы информатизации российского общества, большое количество различной информации в сети интернет, некоторые направления информационных технологий продолжают быть достаточно запутанными и непрозрачными. Ранние попытки структуризации рынка электронных архивов не привели к значимому результату. Однако на сегодняшний момент времени имеется достаточная нормативная база и устойчивый понятийно-терминологический аппарат, участниками рынка накоплен серьезный опыт реализации подобных проектов, и главное у конечных потребителей сформировалась стабильная потребность в реализации проектов электронных архивов в различных подразделениях своих компаний.

Цель исследования

Предоставление конечным пользователям и игрокам рынка достоверной информации по ситуации (участники, продукты и решения, реализованные проекты). Попытка структуризации рынка и повышение качественного уровня услуг и продуктов данного сектора за счет выработки общих требований и правил.

Предмет исследования

В предлагаемом исследовании рассмотрены значимые внедрения систем электронных архивов на территории России.
Под системами электронного архива (СЭА) следует понимать комплекс программно-инструментальных средств, обеспечивающих в рамках выбранной методологии работу с электронными документами, а также с традиционными бумажными документами.

Анализ основных понятий

Система электронного архива работает с документами, находящимися на определенной стадии своего жизненного цикла. Документ попадает в электронный архив после внесения в него всех изменений, проведения всех согласований, визирований и утверждений ответственными лицами, после чего документ не может быть изменен.

Среди российских специалистов электронного документооборота есть разночтения в тождественности понятий Electronic records management systems (ERMS) и систем электронных архивов. Однако в данном обзоре мы принимаем данную тождественность как наиболее адекватную в текущей рыночной обстановке. Системы электронных архивов представлены на российском рынке в виде независимых приложений, а также входящие в состав более крупных систем электронного документооборота (СЭД).

Особенности системы электронного архива в концепции стандарта MoReq2:

• не допускает модификацию документа;
• хранит только финальную версию документа;
• запрещено удаление документов, кроме строго контролируемых ситуаций;
• строгие правила хранения;
• строго упорядоченная структура документов (классификационная схема), задается администратором;
• можно работать ежедневно, но в первую очередь предназначена для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов;
• наличие политик хранения документов.

Определение обследуемой совокупности

Участники обзора

В предлагаемом исследовании рассматриваются внедрения систем электронных архивов на территории России.
Сбор информации о проектах проводится по различным параметрам: вид системы, заказчик, внедренец, сроки, автоматизируемые функции.

Рассматриваемые проекты

Сбор информации о проектах проводится по различным параметрам, в разрезе которых и проводился анализ рынка систем электронных архивов.
Под проектом внедрения в исследовании понимаются действия, направленные на автоматизацию бизнес-процессов компании-клиента с помощью выбранных программных продуктов, выполняемые своими силами или с использованием услуг сторонних консультантов.
Под успешным внедрением специализированной системы понимается проект, в ходе которого были достигнуты цели проекта и клиент готов дать рекомендации, положительно характеризующие продукт и проектную группу внедренца.
Под завершенным проектом подразумевается проект внедрения, работы над которым завершены, и компания-клиент может использовать его результаты.
Исходя из целей аналитической деятельности компании DSS Consulting, в обзорах публикуются успешные и завершенные проекты, что позволяет клиентам составить объективное мнение об опыте применения рассматриваемых систем и не ошибиться с выбором.

Виды электронных архивов.

• Автоматизация архивного делопроизводства,
• Электронный архив финансовой документации,
• Электронный архив проектной документации,
• Электронный архив нормативной документации,
• Электронный архив технической документации,
• Электронный архив кадровой документации,
• Электронный архив конструкторской документации,
• и другой важной для бизнеса документации.

Методы сбора первичной организационной, проектной и технической информации

Источники информации

Все данные, приведенные в отчете, взяты из открытых источников.
Основными источниками информации для исследования являлись:

• пресс-релизы компаний;
• официальные web-сайты компаний;
• новостные ленты специализированных СМИ;
• материалы конференций;
• форумы специалистов;
• аналитические материалы (публичные исследования) и статьи;
• информация от компаний.