Электронный архив договоров и др. юридической документации

Электронный архив договоров и другой юридической документации

В работе любого предприятия, ведущего активную деятельность, используется большое количество юридически значимых документов. К таким документам можно отнести следующие:

  • Договоры с контрагентами — юридическими и физическими лицами;
  • Учредительные документы компании;
  • Документы, подтверждающие владение собственностью — интеллектуальной (товарные знаки, патенты, лицензии) или материальной (оборудование, помещения);
  • Внутрикорпоративные нормативно-правовые документы (решения совета директоров, собрания акционеров);
  • Локальные нормативно-правовые документы (положение о внутреннем трудовом распорядке, коллективный договор);
  • Документация, относящаяся к досудебным и судебным процессам, в которых участвует компания – исковые заявления, решения судов, судебная переписка;
  • Архив входящих\исходящих писем;
  • Шаблоны документов, инструкции и рекомендации по созданию документов;
  • Копии учредительных документов контрагентов.

 

Помимо документов, представленных в данном списке, компаниями используются внешние нормативно-правовые документы — законы, акты, постановления и т.д., получаемые из справочно-правовых систем.

 

При работе с такими документами неизбежно возникают трудности, связанные с тем, что они используются не только юридическим отделом, но и руководством, бухгалтерией, отделом продаж:

  • Сложность хранения и доступа к документам по причине их распределенности в компании;
  • Уровень безопасности хранимых документов довольно низок. Оригиналы учредительных документов и документов подтверждающих владение собственностью должны храниться в месте, недоступном штанным сотрудникам;
  • Отсутствие гарантий актуальности бумажных копий документов, используемых сотрудниками в работе;
  • Использование существующих документов в решении текущих задач затруднено в связи с тем, что сложно отследить связь этих документов с изменениями в законодательстве или ситуацией в прошлом;
  • Переполнение архива компании документами с истекшим сроком хранения, либо требующих его пересмотра.

 

Решением этих проблем может стать система электронный архива, функционал которой должен решать существующие задачи, появляющиеся при работе с документами:

  • Хранение скан-копий документов в соответствии с установленной в компании классификацией и набором реквизитов каждого документа;
  • Обеспечение норм хранения электронных копий документов, призванных контролировать сроки хранения разных видов документов;
  • Распределение прав доступа к документам для всех сотрудников, основанных на политике безопасности компании;
  • Контроль актуальности документов и хранение всех версий, изменений или дополнений к документам;
  • Наличие механизмов связи внутренних документов компании с внешними документами из справочно-правовых систем;
  • Существование системы поиска документов как по реквизитам документа, так и текстам самих документов;
  • Функции выгрузки копий документов для предоставления их в случае проверок.

 

Создание системы хранения электронных копий юридических документов призвано облегчить работу как юридического, так и прочих отделов компании, которым в процессе работы требуется доступ к документации и обеспечить прозрачность функционирования компании в целом.