1.4 Вводная информация

Записи и информация

Каждая организация и каждый гражданин создают и используют записи.

 

Большинство людей, например, хранят и используют для подтверждения собственной личности ряд документов, имеющих статус записей.

Данные записи могут включать:

• свидетельство о рождении,

• паспорт,

• водительские права, и/или

• удостоверение личности.

 

В каждом из приведенных примеров важность записи и ее доказательный характер очевидны. Однако это не всегда так. Люди обычно не рассматривают всю информацию, находящуюся в их распоряжении, в качестве записей.

Например, список покупок не может рассматриваться как запись, однако чек из магазина с товарами из этого же списка, которые были куплены, является подтверждением покупки и может рассматриваться в качестве записи, если это важно для конкретного человека или для бизнеса. Данный чек может использоваться для заявления на возмещение расходов работодателем или для получения денег обратно при возврате испорченных или просроченных товаров. Этот пример показан на Рис. 1e.

Рисунок 1е. Один из этих документов не является записью, а другой вполне может ей быть

Различие между информацией и записями имеет одинаковый смысл как для организаций, так и для физических лиц: для любой организации может быть указано, что набор всех записей является подмножеством набора всех информационных активов компании, как показано на диаграмме Венна на рисунке 1f.

 

Рисунок 1f. Записи представляют собой подмножество информации, находящейся в распоряжении частного лица или организации

Чтобы определить, является или нет данная часть информации записью, должен быть определен ее бизнес-контекст, а также ее релевантность и значение для организации. Важной задачей для любой организации, таким образом, становится улучшение понимания своего бизнеса и способность использовать данное понимание для оценки того, какая информация должна собираться и храниться в качестве записей.

Информационные активы, принадлежащие организации, но при этом не рассматриваемые в качестве записей — например, ранние проекты документов или незавершенные транзакции, должны учитываться в течение определенного промежутка времени и в плановом порядке исключаться в дальнейшем. Например, промежуточный проект может быть удален после публикации документа, а частичная информация по транзакции должна быть удалена после ее завершения или отмены.

Отказ от своевременного удаления краткосрочной информации может, в лучшем случае, привести к засорению хранилища данных организации лишними или неполными копиями, а также к потере персоналом времени на сортировку и поиск того, какая информация является полной и верной, а какая лишь частичной. В худшем случае это может привести к нарушению конфиденциальности данных или к необходимости затратных решений для сбора информации в случае, если она запрашивается для каких-либо юридических действий или свободы запросов информации или подобных явлений.

 

Оставить комментарий

Вы должны войти, чтобы оставить комментарий.