1.4.2 Процессы и системы управления записями

В 2001 году был опубликован, возможно, самый важный стандарт в области управления записями в мировом масштабе, стандарт ISO 15489 (ISO 15489‑1:2001: Информация и документация — Управление записями — Часть 1: Общая информация).

 

Определение информации, которая должна рассматриваться в качестве записи, является только первым из процессов управления записями, которые определяет данный стандарт. Полный перечень процессов управления записями, определяемый стандартом ISO 15489, включает в себя:

 

• определение сроков хранения записей;

• создание и регистрирование записей;

• классификацию записей;

• хранение и работу с записями;

• контролируемый доступ к записям;

• отслеживание записей;

• удаление записей; и

• документирование процессов управления записями.

 

 

Стандарт ISO 15489 предполагает, что организация должна использовать систему управления записями для внедрения данных процессов. Стандарт определяет систему управления записями как «информационную систему, которая обеспечивает сбор, управление и доступ к записям в течение некоторого времени» (ISO 15489‑1:2001, 3.17).

MoReq2010 представляет собой спецификацию для определения системы записей, выраженной в виде модульного набора требований. Данное определение уходит далеко за пределы описания, предлагаемого стандартом ISO 15489, и позволяет гораздо более значительную степень специализации того, как должны быть реализованы данные процессы. Достижение соответствия MoReq2010 требует большей тщательности, которая может быть достигнута посредством простого построения системы записей, которая использует процессы управления записями, определенным образом описанные в ISO 15489.

 

Одним из преимуществ и одной из целей документа MoReq2010 является возможность обеспечения интероперабельности MoReq2010-совместимых систем управления записями (MCRS). MoReq-совместимые системы не только понимают свои собственные модули и процессы, но они также могут экспортировать их в стандартизированный формат, который может восприниматься другими MoReq-совместимыми системами.

 

Возможность обеспечения интероперабельности важна для управления записями с использованием систем управления записями. Сегодня организации обычно обновляют свои технологии каждый 3-5 лет. Записи часто хранятся намного дольше. Если организации требуется хранить определенные записи в течение 75 лет, то на протяжении данного периода они будут перенесены из одной системы записей в другую в среднем 15 — 25 раз. Это показано на Рис. 1g. Если каждый перенос приводит к некоторой потере контекстуальной информации о записи, то данное количество переносов может иметь критическое влияние на целостность записей.

Рисунок 1g. В течение срока их использования записи могут переноситься из одной системы в другую несколько раз.

 

Необходимо отметить, что импорт не является частью базовых служб Moreq-совместимых систем, однако каждая система олжна быть способна экспортировать собственную информацию в стандартом для MoReq2010 формате экспорта XML. Импорт требует создания более сложного приложения, чем экспорт, и его обязательность для всех систем записей сделает невозможным приспособление MoReq2010 к большому числу специализированных информационных систем.

 

 

 

Оставить комментарий

Вы должны войти, чтобы оставить комментарий.