Все об электронных архивах на ЭлАрхиво.РУ

Практически все, что имеет информационную или доказательную значимость, может быть рассмотрено в качестве записи. Стандарт ISO 15489 формально определяет запись как «информацию, создаваемую, получаемую и поддерживаемую организацией или частным лицом в качестве свидетельства в соответствии с требованиями закона или бизнеса » (ISO 15489‑1:2001, 3.15).

Раньше записи в основном существовали на бумаге, однако в 21 веке на смену бумаге все чаще приходит информация в электронном виде. Однако потребность в системах, осуществляющих управление физическими записями, будет всегда сохраняться как для бумажных записей, так и для других типо физических записей, например, для отслеживания биомедицинских или криминалистических образцов.

Все записи, физические или электронные, имеют определенные характеристики, и стандарт

ISO 15489 включает в себя перечень данных характеристик, представляющих собой:

• аутентичность: запись представляет собой то, что она подразумевает и была создана лицом, имеющим права на ее создание.

• достоверность: информация в записи точная, и на нее можно положиться.

• целостность: запись является полной и неизменной.

• пригодность для использования: запись может быть размещена, выбрана, представлена и интерпретирована.

MoReq-совместимые системы могут только гарантировать данные характеристики с момента создания записи в соответствующей системе. Как указано в стандарте ISO 15489 «Записи должны быть созданы в момент транзакции или события, к которому они относятся или вскоре после него, лицом, достоверно знающим факты, или средствами, которые обычно используются в рамках деловой деятельности для проведения данной транзакции» (ISO 15489‑1:2001, 7.2.3).

Указывается два способа, которыми может быть создана запись:

• она может  быть создана человеком;

• они могут быть созданы при помощи программного средства.

В MoReq2010 и человек, и бизнес-система рассматриваются как возможные «пользователи» системы записей и могут быть авторизованы для создания записей. MoReq-совместимые системы могут быть разработаны для взаимодействия исключительно с пользователями-людьми и/или с другими бизнес-системами.

Кроме того, в дополнение к перечисленным ранее характеристикам, все записи в системе записей должны также иметь метаданные, ассоциированные с ними. Метаданные определяются стандартом ISO 15489 как «данные, описывающие контекст, содержание и структуру записей и управление ими с течением времени» (ISO 15489‑1:2001, 3.12).