1.4.5 Классификация и агрегирование

В MoReq2010 введено несколько новых понятий, например, было проведено различие между классификацией и агрегированием. Стандарт ISO 15489 определяет классификацию как «систематическую идентификацию и упорядочение видов деловой деятельности и/или записей по категориям в соответствии с логически структурированными соглашениями, методами и процедурными правилами, представленными в системе классификации» (ISO 15489‑1:2001, 3.5).

 

В то время как классификация рассматривает обеспечение бизнес-контекста для записи и устанавливает связи между записью и транзакционным действием, в результате которого данная запись была создана, агрегирование описывает действие по сбору связанных между собой записей . В отличие от классификации, агрегирование может основываться на любом организационном требовании или критерии, не обязательно только бизнес-контексте. Агрегирование разделено на уровни с более высокими уровнями агрегации, представляющими собой объединение более низких уровней агрегации. Вся служба записей, пожалуй, может рассматриваться как единая агрегация высокого уровня.

 

 

Исторически некоторые спецификации управления записями сочетают в себе иерархические схемы классификации, устанавливая их над уровнями агрегации таким образом, что каждая запись всегда наследует свой класс посредством своей агрегации. Данный подход показан на Рис. 1i с использованием классов вместо агрегаций на более высоком уровне. Подобная организация данных, несмотря на то, что она является желательной благодаря собственной простоте, если она может быть достигнута, также является негибкой и не всегда является пригодной для использования в условиях реальных ситуаций. Ограничения, накладываемые данным подходом, во многих случаях привели к смешению организационных и тематических элементов с функциональной схемой бизнес-классификации для создания локализованного гибрида.

 

Рисунок 1i. Традиционная иерархическая модель классификации и агрегирования, в которой большинство классов и агрегаций объединены вместе в единую структуру (данный подход может быть применен при использовании MoReq-совместимых систем, однако MoReq2010 также позволяет большую гибкость)

Многие организации практикуют совместную работу в команде, работу по изучению конкретных случаев или работу по проектам. Когда возникают такие ситуации, естественной тенденцией внутри организаций является агрегирование записей на основе главной темы, такой как конкретный проект, а не исключительно на основе деловой деятельности или процессов, которые и создали данные записи.

Например, небольшая ассоциация может хранить записи о каждом из своих членов в отдельной агрегации. В рамках каждой такой агрегации можно найти:

• исходную форму регистрации, ее оценку и одобрение;

• идентификационные данные, банковскую и контактную информацию, включая различные уведомления об изменениях;

• ежегодные обновления, подписки и членства;

• заявки, деловые встречи и представительства внутри ассоциации;

• корреспонденцию и другую информацию по различным видам деятельности ассоциации, проводимой данным членом;

• затраты и заявления на возмещение;

• контракты, сертификаты, юридические документы и отказы;

• другое.

 

В данном примере записи агрегации для конкретного члена ассоциации связаны с различными функциями, видами деятельности и транзакциями и должны, таким образом, привлекать различные бизнес-классификации. Некоторые записи из агрегации по каждому члену должны хранится в течение относительно долгого периода времени, тогда как другие записи в данном агрегировании должны храниться только в течение короткого промежутка времени и затем удаляться по причинам юридического, нормативного или практического характера исходя из данных классификаций.

 

Схема записей, подобная данной, даже несмотря на то, что она обычно используется в организациях, сложна для встраивания в структуру, основанную на традиционной иерархической классификации, показанной на Рис. 1i. Это происходит потому, что в традиционной схеме агрегация по члену целиком должна подходить под отдельный класс в схеме классификации.

 

В результате оказывается невозможным избежать трудностей, возникающих между практической и операционной эффективностью и потребностями в управлении записями. И схема классификации становится совмещенной, например, посредством внедрения классификации, охватывающей несколько типов, таких как «конкретная ситуация», «клиенты», «проекты», «персонал» и «события», и естественным образом происходящее агрегирование, которое разделяется таким образом, что, например, записи о регистрации всех членом хранятся в месте в одном классе/агрегировании, таком как «заявление на членство», а ежегодные подписки для всех членов собраны в совершенно отдельном классе/агрегировании, таком как «обновления членства 2011 года». Никакие компромиссы не будут считаться полностью приемлемыми.

 

Обеспечивая четкое различие между взаимосвязанными понятиями классификации и агрегирования, MoReq2010 позволяет большую гибкость при принятии решений в отношении планирования о том, какие записи должны храниться вместе, с какой схемой классификации их следует комбинировать и как ее применить. Это, в свою очередь, делает MoReq2010 более адаптируемым к ситуациям, возникающим на практике. Спецификация позволяет основывать агрегирование на операционных критериях, тогда как классификация может применяться на любом уровне агрегирования, включая даже отдельное привязывание классов к записям при необходимости (это показано на Рис. 5d и подробно разъяснено далее в п. 5, «Служба классификации»). В тоже самое время поддерживается совместимость с предыдущими версиями, использующими традиционный подход, показанный на Рис. 1i.

 

Оставить комментарий

Вы должны войти, чтобы оставить комментарий.