Старт проекта

Инициатором проекта внедрения электронного архива чаще всего становится руководитель компании или департамента, желающий оптимизировать работу с многочисленными документами.

 

В соответствии со стандартом PMBOK инициация проекта ставит своей целью провести анализ осуществимости проекта и, в случае утвердительного ответа, авторизовать проект для исполнения в компании. Авторизация проекта — получение от руководства официального разрешения на использование ресурсов компании (человеческих, денежных, организационных и т.п.) в проекте. Руководитель проекта должен быть назначен на этапе инициации.

 

На этапах инициации и планирования исполняющая организация задействует, как правило, свои лучшие ресурсы, которые необходимы в других проектах. Поскольку выходом процесса инициации может быть также (и чаще всего бывает) отказ организации от вхождения в проект, организация заинтересована в скорейшем ответе «да или нет» и минимизации задействования своих ресурсов на этапе инициации.

 

Инициация проекта завершается выпуском Устава проекта и предварительного описания содержания проекта.

 

Инициация проекта проходит через следующие стадии:

  • Определение проблемы, которую необходимо решить, или возможности, реализация которой даст компании преимущество на рынке;
  • Обозначение измеримого ожидаемого результата проекта;
  • Анализ достижимости целей проекта;
  • Принятие решения о старте/отмене проекта;
  • Определение приоритетности проекта;
  • Назначение менеджера проекта;
  • Фиксация точки старта проекта.

 

Указанные стадии могут идти одновременно.

Компании часто недооценивают сложность проектов внедрения электронного архива и не уделяют должного внимания стадии инициации, сразу приступая к планированию или непосредственно к реализации. Это чаще всего приводит к распылению усилий компании на хаотичные инициативы без видимого результата. В итоге реальные проблемы компании остаются нерешенными.