Система автоматизации архивного делопроизводства

Одним из видов систем электронных архивов являются системы автоматизации архивного делопроизводства. Такие системы, равно как и сами архивы для муниципальных организаций выделяются строгими требованиями к организации процесса архивирования и передаче документов в архив от бизнес-ориентированнх систем. Системы, созданые для компаний, помимо государственных требований дополнительно отвечают внутрикорпоративным стандартам в области делопроизводства.

 

Системы автоматизации архивного документооборота отвечают за последний этап жизненного цикла документа, а именно за архивное хранение, предоставление информации и уничтожение документа. На данном этапе документы уже не используются активно и нужны в основном для справки и соответствия требованиям государственных проверяющих органов по хранению документации.

 

Основными задачами архива организации являются:

  1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  2. учет и обеспечение сохранности документов;
  3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  4. использование хранящихся в архиве документов;
  5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение.

 

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

  • ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Архивное делопроизводство

Это  процесс учета, приемки, хранения в архиве документов, имеющий в себе несколько составляющих.

 

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение

 

Создание номенклатуры дел - систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

 

Формирования дел в организации - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

 

Составление и оформление описей дел – необходимо для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

 

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

  • определение источников комплектования архива;
  • определение состава документов, подлежащих приему в архив такими документами могут быть: счета фактуры, акты выполненных работ, накладные, договора и т.д.;
  • организация передачи документов в архив.

 

Учет документов в архиве — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

 

Обеспечение сохранности - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

 

Уничтожение документов – процесс утилизации документов с истекшим сроком хранения. Срок хранения определяется типом документа, действующим законодательством и, в особых случаях, политикой компании. Уничтожению документов предшествует экспертиза ценности.

 

Использование документов архива - применение информации архивных документов в различных целях. Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователям

 

Исполнение запросов к документам архива — информация выдается по запросу сотрудников, в текущей деятельности которых возникла необходимость обращения к архивным документам.

 

Ведение архивов и архивного делопроизводства традиционно основывалось на бумажных документах. Данный способ увеличивает объемы бумажной документации, создает сложности учета, оперативного поиска необходимой документации, реакции на запросы сотрудников. Очень часто медленная реакция «традиционного» бумажного архива сводит на нет всю оперативность других подразделений комании.

 

На данный момент программное обеспечение, способное автоматизировать функции архивного делопроизводства, представлено на рынке отечественными разработчиками. Данный факт обусловлен специфичностью «русского» делопроизводства по сравнению с западным. Системы данного профиля создаются отдельно для муниципальных предприятий и для бизнес структур по причине различий в требованиях к работе систем.

 

Такие системы построены на базе СЭД — систем электронного докуметооборота, но при этом имеют несколько значительных отличий:

  1. Система автоматизации архивного делопроизводства не должна хранить образы бумажных документов. Достаточно карточки с информацией о местоположении дела в архиве.
  2. Система акцентируется не на контроле статуса документа, но на соблюдении регламентов хранения, уничтожения, экспертизы документов и предоставленияинформации по ним.

 

Данные системы в разной мере позволяют автоматизировать и упростить выполнение перечисленных функций.

 

Требования к системе автоматизации архивного делопроизводства:

  1. Адаптация под конкретные требования к работе с документами в компании заказчика
  2. Конфиденциальность всей информации в системе
  3. Легкий для понимания пользователями интерфейс

 

Эффекты от внедрения системы автоматизации архивного делопроизводства:

  • Обеспечение сохранности информации, представленной в электронной форме
  • Устранение рисков безвозвратной потери важной информации, представленной только на бумажном носителе
  • Соответствие составленных дел внутрикорпоративным нормам
  • Снижение потерь рабочего времени
  • Повышение скорости обработки и предоставления информации
  • Разграничение прав доступа к использованию бумажного документа или его поискового образа. Требования к распределению прав доступа, позволяющих использовать электронный документ, устанавливаются организацией самостоятельно.
  • Эффективное использование архивных документов всеми работниками компании (даже удаленных подразделений) при минимальных временных затратах на поиск и оформление необходимых документов; Сокращение трудозатрат делопроизводителей и сотрудников, ответственных за архив;
  • Оптимизация номенклатуры задач соответствующих сотрудников (освобожденное рабочее время можно направить на решение других задач);

 

 

 

При написании статьи использовались материалы документа «Основные правила работы архива организации» от 06.02.2002 Федеральной архивной службы России Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)