Электронный архив финансовой документации

Знакомы ли Вам перечисленные ниже проблемы?

  • В Вашу компанию ежедневно поступает большой поток финансовых документов, который Вы не успеваете упорядочить.
  • Имеете огромный архив бумажных финансовых документов, накопившихся за 5 лет работы компании. Наличие такого большого архива создает трудности с поиском необходимых документов. На эту работу тратятся часы или даже дни. Кроме того, бумажный архив находится не в здании Вашего офиса, а располагается за пределами города на хранении в другой компании или вообще в другом городе, что создает неизбежные трудности.
  • Вы не уверены в том, что все подлинники финансовых документов у Вас на руках. Другими словами, Вы не уверены в комплектности документов. Как своевременно отследить некомплектность документов и принять меры по их восполнению до ближайшей налоговой проверки?
  • В связи со спецификой работы компании Вы постоянно имеете дело со сквозными аудиторскими и налоговыми проверками. Как сделать подборку требуемых документов в кратчайшие сроки и без постоянного обращения к бумажному архиву?
  • Вы провели огромную работу по подбору и приведению в порядок предоставляемых в налоговую инспекцию документов, проверка прошла, но подборка не сохранилась.
  • Вы не можете поднять весь пакет документов, которые были переданы. Или же Вам приходится хранить копию всего пакета документов, что увеличивает объем Вашего бумажного архива.
  • По истечении 4-х лет архив бумажных финансовых документов может быть уничтожен. Как поднять данные по таким документам в случае необходимости? Как хранить такие данные и как их быстро развернуть на просмотр и обработку, не нарушая работу действующего архива и не перегружая его?
  • Как формировать различные пакеты, содержащие одни и те же документы, но при этом не дублировать их в системе? Например, при продаже товар проходит процедуру таможенной очистки. Полный пакет документов должен содержать таможенную декларацию, но все таможенные декларации в Вашем архиве могут быть скомпонованы отдельно, а не в составе пакета документов, например, для удобства и быстрой работы с ними определенного подразделения компании. Получается, что необходимо дублировать товарные накладные в двух местах архива? Как этого избежать?
  • Вы – продающая товар компания с огромным оборотом. Выставляемые клиенту счета с течением времени меняют свой состав, что не позволяет Вам отслеживать динамику изменений.
  • Ваша компания имеет множество филиалов и представительств, разбросанных по всей стране. Как собрать воедино всю финансовую документацию, чтобы видеть полную картину дел, как контролировать и держать руку на пульсе во всех точках распределенной компании?
  • Как организовать централизованный архив с доступом к нему всем ответственным лицам, что невозможно сделать в случае с бумажным архивом?
  • Работа с финансовыми документами завязана на одного человека, что является узким горлом, особенно во время болезни или отпуска. Как быстро найти документы в его отсутствие и как быстро передать дела другому сотруднику?

 

Если вам знакомы такие проблемы, то электронный архив финансовых документов позволит Вам:

  • перевести финансовую документацию в электронный вид и эффективно работать с ней;
  • структурировать и описывать данную документацию;
  • видеть полную информацию по всем подразделениям и филиалам;
  • предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам;
  • производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки;
  • готовить документацию для различных проверяющих органов.

 

 

Для организации эффективной работы с финансовыми документами архивная система должна содержать полные данные по документам в электронном виде за 5 последних финансовых лет:

  • структуру документов по годам или по типам документов (или департаментам)
  • поля описаний данных документов и их полные тексты (отсканированные копии подлинников документов в формате pdf или tif).

 

Заполнение архивной системы может происходить различными способами:

документы сторонних компаний заносятся в архивную систему путем сканирования по мере поступления;
собственные документы – путем автоматического создания записи в архивной системе из имеющей бухгалтерской или финансовой системы и последующего прикрепления копий подлинников документов в электронном формате;
архивные документы – путем поточного сканирования и ввода копий архивных документов в систему;
заполнение может производиться во всех подразделениях компании, в том числе удаленных.

 

 

 

Структурирование и описание информации производится по мере внесения данных одним из перечисленных выше способов. Под структурированием и описанием информации подразумевается формирование каталога финансовых документов и формирование полей описаний для группы документов или одного документа, необходимых для дальнейшей работы с ними. Структура архива и структура полей описаний документов индивидуальны для каждой компании и отражают специфику работы компании с документами.

Как только документы поступают в архивную систему, Вы можете организовать доступ к ним для соответствующих сотрудников компании, а также, в случае необходимости, удаленных сотрудников подразделений или филиалов.

 

 

Чем полнее представлена финансовая документация в архивной системе, тем большие возможности предоставляет система по работе с данной документацией, а именно – формирование поисков и выборок документов для различных текущих и сквозных проверок.

 

Если документация представлена только за текущий финансовый год, то система позволит быстро, в течение нескольких минут, выбрать и подготовить документы для текущих проверок. Если архивная система содержит в себе документы за все 5 последних финансовых лет, то Вы можете готовить документы по сквозным проверкам.
Поиски и выборки могут проводиться по различным критериям. Чем полнее и глубже описана финансовая документация на этапе структурирования, тем сложнее и полнее могут быть выборки. Возможность проведения таких выборок ускоряет процесс поиска документов на в разы, по сравнению с поисками в бумажном архиве.

 

Найденные документы могут быть помещены в архивной системе в отдельную структуру, откорректированы, если в этом есть необходимость, и выведены на печать все копии найденных документов со сквозной нумерацией страниц. Таким образом, Вы получаете эффективный инструмент для работы с финансовой документацией, ускоряющий эту работу и экономящий Ваши средства за счет сокращения:

  1. Расходов на хранение и копирование бумажных документов
  2. Количества людей на обработку бумажных оригиналов
  3. Времени на подготовку документов и проведения текущих и сквозных проверок.

 

Основные преимущества электронного архива

Для конечных пользователей

  • Быстрый поиск необходимой информации
  • Доступ ко всем финансовым документам за все периоды с рабочего места через web
  • Создание выборок документов и создание копий для предоставления их в официальные органы
  • Своевременный мониторинг комплектности документов
  • Взаимодействие с другими пользователями и группами в реальном времени
  • Упрощение хранения, поиска документов и доступа к ним
  • Простая работа с системой и быстрое ее освоение за счет простых и привычных интерфейсов

 

Для организации

  • Быстрая реакция в ответ на запросы информации официальными органами
  • Упрощается ведение архивов финансовой документации
  • Снижаются затраты на обработку бумажных документов
  • Повышается производительность труда и улучшается качество работы
  • Консолидация документов: упорядоченное централизованное хранение всей документации, включая документы филиалов и представительств
  • Хранение всей документации в защищенном репозитории и возможность быстрого резервирования информации.

 

Для администраторов

  • Быстрое развертывание ПО и его обновлений
  • Простота администрирования системы, которая позволяет высвободить IT ресурсы и предоставить функции администрирования руководителям отделов или подразделений
  • Сокращение нагрузки на IT персонал в связи с работой браузерного интерфейса системы
  • Простота мониторинга работы системы непосредственно из браузера