Электронный архив проектной документации

Электронный архив проектной документации, позволит Вам:
- перевести проектную документацию в электронный вид и эффективно работать с ней;
- структурировать и описывать данную документацию;
- производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки;
- видеть полную информацию по всем подразделениям, филиалам и объектам;
- предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам;
- готовить комплекты проектно-сметной документации для заказчика и различных проверяющих органов.

 


Для организации эффективной работы с проектными документами архивная система должна содержать полные данные по всем объектам в электронном виде:
- структуру документов по каждому из объектов, для которых разрабатывалась проектная документация;
- поля описаний данных документов
- непосредственно сами файлы документов (отсканированные копии подлинников документов в формате PDF или TIFF) или исходные документы в любом электронном формате (AutoCAD, PDF, Word, Excel и т.д.).

 

Заполнение архивной системы может происходить различными способами:
Документы сторонних компаний заносятся в электронный архив путем сканирования (если они поступают в бумажном виде) или путем прикрепления в архив их файлов (если документы электронные) по мере поступления в компанию;
Собственные документы – путем автоматического создания записи в электронном архиве из имеющейся системы проектирования и последующего прикрепления файла документа;
Архивные документы – путем поточного сканирования и ввода копий архивных документов в электронный архив;
заполнение может производиться во всех подразделениях компании, в том числе удаленных.

 

Структурирование и описание информации должно производиться по мере внесения данных одним из перечисленных выше способов. Под структурированием и описанием информации подразумевается формирование каталога проектной документации и определение полей описаний для группы документов или одного документа, необходимых для дальнейшей работы с ними. Структура архива и структура полей описаний документов индивидуальны для каждой компании и отражают специфику работы с документами.

 

Как только документы поступают в архивную систему, Вы можете организовать доступ к ним для соответствующих сотрудников компании, а также, в случае необходимости, удаленных сотрудников подразделений или филиалов.

 

Чем полнее представлена проектная документация в электроном архиве, тем большие возможности предоставляет система по работе с данной документацией, а именно – поиск и формирование комплектов документов для заказчика, для отправки на объект или в проверяющие органы. Для быстрого и удобного формирования пакетов документации и отправке их, например, заказчику, в архиве должен быть предусмотрен экспорт всех данных, хранящихся в архиве, или их части в отдельную файловую html- структуру. Данные экспортируются в структурированном виде также, как они хранились в архиве, со всеми атрибутами, описаниями и файлами. Далее эти данные могут быть записаны на CD или DVD диски и переданы заказчику.

 

Гибкий поисковый механизм позволит наилучшим образом настроить поисковые поля, оптимизировать их для поиска именно проектной документации вашей компании, что в свою очередь уменьшает время, затрачиваемое на поиск. Поиски и выборки могут проводиться по различным критериям. Чем полнее и глубже описана документация на этапе структурирования, тем сложнее и полнее могут быть выборки. Возможность проведения таких выборок ускоряет процесс поиска документов в разы по сравнению с поисками в бумажном архиве.

 

Таким образом, Вы получаете эффективный инструмент для работы с проектной документацией, ускоряющий эту работу и экономящий Ваши средства за счет сокращения:
1) Расходов на хранение и копирование бумажных документов;
2) Количества людей на обработку бумажных оригиналов;
3) Времени на поиск нужного документа;
4) Времени на подготовку комплектов документов.