Электронный архив технической документации

При работе с большим количеством оборудования, независимо от области его применения, неизбежно возникает необходимость хранить огромное количество сопутствующей технической документации, такой как руководства пользователя, технические характеристики, инструкции по эксплуатации. Если компания занимается продажей оборудования, то кроме всего прочего необходимо обеспечить оперативный доступ ваших клиентов к этой документации.

 

Стоимость бумажного ведения дел

  • Потеря производительности в связи с поиском документов.
  • Отправка документов по факсу и e-mail клиентам и сотрудникам.
  • Копирование и хранение документов с целью архивирования.
  • Дорогое физическое пространство для хранения документов.
  • Совокупное влияние на общую стоимость и качество сервиса, предоставляемое вашим клиентам.

 

С электронным архивом технической документации

  • Авторизированный доступ клиентов к базе документов
  • Эффективный поиск документов позволяет восполнить потерю в производительности.
  • Быстрая и экономичная рассылка документов посредством CD, web и e-mail.
  • Простое и безопасное цифровое архивирование.
  • Уменьшение необходимости в физическом пространстве хранения документов за счет использования цифровых хранилищ.
  • Совокупный полезный результат уменьшения стоимости и более эффективное обслуживание клиентов.

 

Что позволяет электронный архив технической документации

Электронный архив — это система управления электронным архивом документов, которая поможет перевести документацию в электронный вид простым сканированием бумажных документов и сохранением их в архиве. Электронный Архив управляет образами документов легко, предоставляя функции индексирования документов, быстрого поиска и безопасного доступа к ним. Документы предоставляются по требованию по локальной сети предприятия, на CD или через Интернет. Документы хранятся в цифровом архиве, предотвращая потерю данных.

 

Реальный мировой опыт показывает впечатляющее сокращение затрат на рассылку бумажных документов и физические пространства хранения при более высокой сохранности и доступности документов.

 

Электронный архив  и техническая документация

Ваши сотрудники используют высокоскоростные сканеры для того, чтобы ввести новые инструкции, схемы и руководства, другими словами, все документы, сопровождающие поставку оборудования — все рабочие и архивные записи в единую базу данных Электронного Архива. Вы можете подключить в электронный архив технической документации систему распознавания текста и форм, внести таблицы и другие электронные документы. Распознавание документов позволит производить полнотекстовые поиски по полному содержимому документов.

 

Затем авторизованный персонал может производить поиск и извлечение документов непосредственно в электронном архиве, используя мощный поисковый инструмент системы. Пользователи могут просматривать, распечатывать документы, а также отправлять их по e-mail прямо со своего рабочего места. Документы могут быть архивированы на CD или опубликованы в Интранет или Интернет свободно без утомительного HTML кодирования.

 

Комплексные возможности по защите документов предотвратят от неавторизированного доступа к ним. Система безопасности электронного архива постоянно отслеживает доступы и действия пользователей. Техническая документация, сохраненная на CD или опубликованная в Интернет или Интранет доступна только на чтение, но не на изменение. Регулярно создаваемые резервные копии архива формируются отдельно, предотвращая потери данных.

 

На примере работы с бумажными документами определим стоимость обработки запроса клиентом необходимого ему документа, к примеру руководства по эксплуатации некоего оборудования:

  1. Как много времени теряется на поиск нужных клиенту документов по кабинетам и полкам стеллажей?
  2. Какова стоимость вашего труда и труда вашего персонала?
  3. Как долго клиент ждет ответа?
  4. Как много других клиентов ожидает обслуживания во время работы с первым клиентом?

 

Теперь представьте себе обработку того же самого запроса клиента с помощью Электронного Архива:

Клиент самостоятельно заходит на Интернет портал компании, вводит свои регистрационные данные и получает авторизованный доступ только к тем документам, которые ему открыты для просмотра администратором системы.

 

Электронный архив: преимущества для работы с технической документацией

Простое и эффективное управление документами

Электронный Архив управляет большим количеством документов эффективно и просто. Сокращение или полное устранение потери документов, использование низкозатратных методов копирования и распространения позволяет снижать общие накладные расходы. Электронный Архив технической документации — простой в обучении и использовании. Интуитивный пользовательский интерфейс основан на базовых навыках работы вашего персонала на персональных компьютерах и уменьшает нежелание персонала пользоваться новой системой.

 

Управление всем репозиторием документов со своего рабочего места.

  • Имитирование бумажной системы посредством привычной древовидной структуры документов.
  • Уменьшение канцелярского труда и ошибок рутинной работы с помощью мощной системы поиска.

 

Уменьшение затрат на хранение, освобождение офисного пространства

Динамически развивающийся бизнес приводит к увеличению шкафов и стеллажей для хранения документов. С помощью электронного архива вы храните точные электронные копии этих документов на электронных носителях, требующих только малую часть того пространства, что занимает бумажный архив технической документации . Вы можете вернуть себе офисное пространство, занимаемое бумагой, сократить затраты на собственные и сторонние хранилища и обслуживать клиентов без долгосрочной аренды дорогостоящих помещений.

  • Возвращение офисного пространства для более доходного использования последнего.
  • Выбор из огромного числа вариантов цифровых хранилищ с целью уменьшения требуемых помещений под хранилище
  • Уничтожение или перемещение оригинальных бумажных документов.

 

Быстрое и экономично распространение документов

Специалисты по эксплуатации, сервисные отделы и филиалы компании нуждаются в постоянном доступе к новейшей информации. Клиенты ожидают постоянный доступ к документам через Интернет. Электронный архив предоставляет мгновенную, экономичную доставку документа через e-mail, Интранет или Интернет для удовлетворения своих нужд для ведения бизнеса. Клиенты получают то, что они хотят, персонал получает то, что ему требуется и каждый получает дополнительную выгоду от снижения затрат и труда на копирование и рассылку документов.

  • Документы постоянно доступны авторизированному персоналу в сети предприятия
  • Распространение документов на CD в филиалы, руководителям и независимым третьим лицам
  • Экономичный и безопасный доступ к документам через web-интерфейс электронного архива

 

Восстановление потерянной производительности

Поисковый механизм электронного архива позволяет незамедлительно находить документы используя атрибутивный или полнотекстовый поиск. Используя систему создания атрибутов вы можете организовать данные по имени клиента, номеру документа, дате и другим полям, необходимым для систематизации и идентификации технической документации . Ваш персонал теряет часы продуктивного труда в поисках документов в то время как вы пытаетесь найти время на использование этой информации. Ваши документы остаются постоянно доступными пока они вам необходимы.

  • Получение документа по запросу с использованием поискового механизма электронного архива.
  • Предоставление полных текстов документов для полнотекстовых поисков.
  • Комбинирование различных поисков для точного поиска релевантных документов.
  • Переключение труда сотрудников на более продуктивную деятельность.

 

Цифровое архивирование обеспечивает долговременную защиту

Бумага — достаточно уязвимый материал для архивирования. Пожар, наводнение и воровство угрожают целостности бумажного архива. Дублирование бумажных документов для создания резервного архива вне стен компании также достаточно дорого и отнимает много времени.

  • Цифровое архивирование с помощью Электронного Архива упрощает восстановление архива технической документации после аварии и гарантирует долговременную защиту критически важной информации
  • Хранение полных репозиторий документов на надежных носителя (CD, ленточные носители или рейд-массивы).
  • Открытый TIFF или PDF формат файлов гарантирует доступ к документу в будущем.

 

Открытая структура создает возможность простой интеграции и расширения функциональных возможностей

Электронный архив технической документации — устойчивое проверенное решение, которое позволит интегрировать его с уже используемыми системами. Комбинация расширяемости и простой интеграции позволит сберечь существующие IT инвестиции и в то же время гарантировать долгосрочную выгодность вашего решения с Электронным Архивом.

 

Полностью масштабируемое решение расширяющееся вместе с вашим нуждами.

Открытая архитектура позволяет произвести простую интеграцию с системами управления людскими ресурсами (HR), системами управления веб-сайтом и другими уже существующими на предприятии.

 

Кто нуждается в таком решении?

  1. Сервисный отдел;
  2. Отдел занимающийся поставкой и установкой оборудования;
  3. Отдел по работе с клиентами