Электронный архив по личному составу

Документы, по личному составу являются неотъемлемой частью общего объема документации компании. Выполнение закрепленных законодательно требований к архивному хранению документов необходимо для содействия государственному пенсионному фонду, а так же соблюдения трудового кодекса при работе с персоналом.

 

Документы по личному составу подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Хранение документов по личному составу является важнейшим источником исторических сведений для социальных и научных исследований.

 

К основной документации по личному составу относятся:

  • трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;
  • приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);
  • трудовые книжки;
  • личные карточки формы № Т-2;
  • личные дела;лицевые счета по заработной плате.

 

Документы, в зависимости от типа, должны храниться в архиве определенный промежуток времени, а именно:

Со сроком хранения 75 лет:

  • о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта) ;
  • об изменении фамилии о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой ;
  • об установлении окладов ;
  • о временном замещении должности ;
  • об установлении доплат, надбавок к окладу;
  • о премировании ;
  • о присвоении классных чинов, разрядов ;
  • о заграничных командировках ;
  • о длительных внутрироссийских командировках ;
  • о декретных отпусках ;
  • об отпусках по уходу за ребенком.

 

Документы со сроком хранения 5 лет:

  • о предоставлении очередных и учебных отпусков ;
  • о дежурствах ;
  • о взысканиях ;
  • о краткосрочных внутрироссийских командировках.

 

Операции с документами по личному составу

1. Оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

Трудовые отношения с работниками оформляются посредством заключения с ними трудовых договоров (контрактов). При приеме на работу работник пишет заявление. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

 

2. Оформление приказов по личному составу, личной карточки, личного дела.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в соответствии с Трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

 

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (унифицированная форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

 

На всех сотрудников фирмы оформляется личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

 

3. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу должен оформляться приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода, изменение оплаты труда. Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях ТК РФ. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения согласно нормам ТК РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и в личном деле.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).

 

4. Ведение трудовых книжек работников.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

В трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

 

5. Сдача документации по личному составу в архив

 

Перед сдачей документов в архив необходимо провести ряд операций, согласно требованиям архивного хранения:

  1. Экспертиза приказов по личному составу
  2. Научно-техническая обработка приказов, дел и карточек
  3. Составление внутренних описей к личным делам
  4. Составление описи дел по личному составу, подлежащих долговременному хранению.
  5. Составление описи дел по личному составу, временного срока хранения.

 

Основные проблемы, возникающие при работе с бумажным архивом

  • Оперативный доступ к бумажному архиву довольно затруднителен. Время ответов на запросы к данным архива составляет от одного до нескольких дней. Работникам архива довольно сложно обрабатывать вручную большое количество запросов, многие из которых довольно сложны и требуют для получения ответа использование большого количества дел.
  • Работа с бумажным документом возможна одновременно лишь для одного человека, что создает неудобство при работе с активно используемыми документами.
  • Документ можно легко потерять при помещении не в то дело благодаря «человеческому фактору»
  • Архив не защищен от пожаров и прочих форс-мажоров
  • Старые документы не обладают должным качеством и ими сложно пользоваться ввиду ветхости, новые документы не долговечны, по причине того что быстро изнашиваются

 

Решением данных проблем является создание электронного архива документов по личному составу организации. Информация, хранящаяся в данном архиве позволит получать справку по трудовой деятельности каждого сотрудника, в том числе об уровне заработной платы, стаже работы, различные библиографические данные. Вся эта информация подтверждается бумажными документами архива. При необходимости, электронный архив может хранить оцифрованные копии основных документов по деятельности работника.

 

Преимущества, получаемые от внедрения электронного архива по личному составу

  1. Простой и быстрый доступ к документу любого сотрудника архива в любое время
  2. Бумажный архив остается нетронутым, что позволяет сохранять его значительно дольше (особо хорошо этот эффект будет заметен для документов, требующих долгосрочного хранения).
  3. Документ защищен от изменений, что гарантирует полноту информации
  4. Рост скорости обработки запросов к архиву и уменьшение времени на получение архивной справки
  5. Контроль срока хранения в зависимости от типа документа и информирование архивариусов о необходимости обработки документов, требующих уничтожения
  6. Резервное копирование данных защитит  ваш электронный архив от форс-мажоров