Электронный архив менеджмента качества

Система менеджмента качества (СМК) — система управления качеством производимой продукции в какой-либо организации.

 

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как вид и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, требования потребителей, соответствующие обязательные требования, продемонстрированные способности персонала, а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества

 

Виды документов

1) Документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования — руководства по качеству. Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководства по качеству, содержащие:

  • область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;
  • документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;
  • описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества

 

2) Документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту

  • План качества — документ, содержащий конкретный перечень работ, действий с указанием сроков исполнения, необходимых для этого ресурсов, ответственного исполнителя и критерии результативности их выполнения
  • Стратегический план развития (Концепция развития)
  • Годовые планы работы
  • Бизнес-планы реализации

 

3) Документы, устанавливающие требования

  • Государственные стандарты
  • Международные стандарты
  • Положения

 

4) Документы, содержащие рекомендации или предложения

  • Правила
  • Рекомендации

 

5) Документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы

  • Инструкции

 

6) Документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов

 

 

Обязательные процедуры в менеджменте качества

  • Управление документацией
  • Внутренние (аудиты) проверки
  • Управление несоответствующей продукцией
  • Корректирующие действия
  • Предупреждающие действия

 

 

Требования к документации

 

Документация системы менеджмента качества должна включать:

  • документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
  • руководство по качеству;
  • документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом;
  • документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;
  • записи, требуемые стандартом

 

Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

а) проверку документов на адекватность до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

 

 

С пунктами А-В прекрасно справляются СЭД, широко представленные на рынке в данный момент. Они помогаю упростить и автоматизировать процессы создания и утверждения документов. Однако наиважнейшее значение документы приобретают на этапе их активного использования. Решением задач, указанных в пунктах Г-Ж, становится электронный архив документов менеджмента качества. Структуру архива вы сможете подстроить под требования и нужды вашей организации. Гибкая иерархическая структура с возможностью классификации по типам документов, видам продукции и другим критериям позволит вам легко упорядочить все документы.

 

Функции электронного архива, удовлетворяющие нуждам систем менеджмента качества:

  • Доступ к документу во всех филиалах компании у всех сотрудников
  • Защита информации как разграничением прав доступа в системе, так и возможностью криптования данных
  • Каждому документу присваивается набор необходимых атрибутов, позволяющих легко идентифицировать его в системе.
  • Электронный документ не потеряет форму и не испортится от частого использования.
  • Каждому сотруднику, в деятельности которого используется документ придет уведомление о его появлении
  • Устаревшие версии документов заменяются новыми по мере необходимости.
  • Старые документы не стираются чтобы при необходимости всегда можно было вернуться к предыдущим версиям.
  • Документы ведутся  и поддерживаются в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.