Электронный архив научно-исследовательской и опытно-конструкторской документации
Научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы (НИОКР) — совокупность работ, направленных на получение новых знаний и их практическое применение при создании нового изделия или технологии.
НИОКР включает в себя:
- Научно-исследовательские работы (НИР)
- Опытно-конструкторские работы (ОКР) и Технологические работы (ТР)
Этапы НИОКР
Процесс выполнения НИОКР может состоять из одной или нескольких стадий. В зависимости от жизненного цикла изделий, могут быть выделены следующие типовые этапы НИОКР:
- Исследование
- Разработка
- Поставка продукции на производство и эксплуатация
- Ремонт
- Снятие с производства
На каждом из данных этапов создаются и используются документы, регламентирующие действия в рамках этапа и сохраняющие результаты каждого из них. Данные документы требуют контроля и упорядочивания для упрощения работы с ними. Самым эффективным способом решения данного вопроса является автоматизация.
Автоматизация научно-технической деятельности касается следующих разделов:
- Планирование – создание и согласование планов НИОКР.
- Учет результатов деятельности – создание и утверждение заявок на проведение НИОКР, учет затрат и вовлеченности сотрудников в НИОКР.
- Анализ и прогнозирование результатов деятельности – анализ публикаций, поступлений, успеваемости и результативности сотрудников НИОКР.
- Управление научными исследованиями – управление проектами, контроль показателей и бюджета НИОКР.
- Формирование отчетов – подготовка отчетов, каталогов и перечней по НИОКР.
- Поддержка сотрудников, заинтересованных в научно технической деятельности – ведение справочников и предоставление справочной информации по сотрудникам, школам, вузам, учреждениям.
- Подготовка кадров – ведение библиотеки документов, формирование книги учета дел.
При этом для автоматизации процессов требуются разные классы систем, наиболее полно отвечающие необходимым требованиям каждого отдельного раздела.
Документы разделов 1 и 2 требуют постоянного и активного изменения документов, одним из решений этой задачи становятся Системы Электронного Документооборота.
Документы разделов 3 и 4 требуют анализа, с этим прекрасно справляются Учетные и Финансовые системы, обладающие модулями анализа.
Документы разделов 5, 6, и 7 уже не требуют активного изменения, но продолжают активно использоваться внутри предприятия.
В связи с этим возникают следующие трудности:
- Сохранность оригиналов документов
- Ограничение доступа к документу для лиц, не имеющих права на его использование
- Потеря качества оригинала
- Одновременная работа с документом несколькими сотрудниками практически невозможна
- Поиск необходимых документов занимает довольно много времени
- Сложности доступа сотрудников к документам географически удаленных подразделений
Прекрасным решением данных задач становится электронный архив научно исследовательской и опытно-конструкторской документации. Внедрение системы электронного архива позволяет решить все вышеперечисленные проблемы.
- Структурированное хранение всех типов документов в соответствии с задачами НИОКР
- Доступ предоставляется к электронной версии документа, что позволяет сохранить бумажный оригинал и защитить его от изменений
- Распределение прав доступа гарантирует что сотрудникам будет предоставлен доступ только к разрешенным для просмотра документам
- Доступ к документу осуществляется через локальные сети и Интернет, что значительно сокращает время на поиск и получение доступа к информации для сотрудника из любого филиала
- Одновременная работа любого числа сотрудников с необходимым документом
