Электронный архив научно-исследовательской и опытно-конструкторской документации

Научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы (НИОКР) — совокупность работ, направленных на получение новых знаний и их практическое применение при создании нового изделия или технологии.

 

НИОКР включает в себя:

  • Научно-исследовательские работы (НИР)
  • Опытно-конструкторские работы (ОКР) и Технологические работы (ТР)

 

Этапы НИОКР

Процесс выполнения НИОКР может состоять из одной или нескольких стадий. В зависимости от жизненного цикла изделий, могут быть выделены следующие типовые этапы НИОКР:

  1. Исследование
  2. Разработка
  3. Поставка продукции на производство и эксплуатация
  4. Ремонт
  5. Снятие с производства

 

На каждом из данных этапов создаются и используются документы, регламентирующие действия в рамках этапа и сохраняющие результаты каждого из них. Данные документы требуют контроля и упорядочивания для упрощения работы с ними. Самым эффективным способом решения данного вопроса является автоматизация.

 

Автоматизация научно-технической деятельности касается следующих разделов:

  1. Планирование – создание и согласование планов НИОКР.
  2. Учет результатов деятельности – создание и утверждение заявок на проведение НИОКР, учет затрат и вовлеченности сотрудников в НИОКР.
  3. Анализ и прогнозирование результатов деятельности – анализ публикаций, поступлений, успеваемости и результативности сотрудников НИОКР.
  4. Управление научными исследованиями – управление проектами, контроль показателей и бюджета НИОКР.
  5. Формирование отчетов – подготовка отчетов, каталогов и перечней по НИОКР.
  6. Поддержка сотрудников, заинтересованных в научно технической деятельности – ведение справочников и предоставление справочной информации по сотрудникам,  школам, вузам, учреждениям.
  7. Подготовка кадров – ведение библиотеки документов, формирование книги учета дел.

 

При этом для автоматизации процессов требуются разные классы систем, наиболее полно отвечающие необходимым требованиям каждого отдельного раздела.

 

Документы разделов 1 и 2 требуют постоянного и активного изменения документов, одним из решений этой задачи становятся Системы Электронного Документооборота.

Документы разделов 3 и 4 требуют анализа, с этим прекрасно справляются Учетные и Финансовые системы, обладающие модулями анализа.

Документы разделов 5, 6, и 7 уже не требуют активного изменения, но продолжают активно использоваться внутри предприятия.

 

В связи с этим возникают следующие трудности:

  • Сохранность оригиналов документов
  • Ограничение доступа к документу для лиц, не имеющих права на его использование
  • Потеря качества оригинала
  • Одновременная работа с документом несколькими сотрудниками практически невозможна
  • Поиск необходимых документов занимает довольно много времени
  • Сложности доступа сотрудников к документам географически удаленных подразделений

 

Прекрасным решением данных задач становится электронный архив научно исследовательской и опытно-конструкторской документации. Внедрение системы электронного архива позволяет решить все вышеперечисленные проблемы.

 

  • Структурированное хранение всех типов документов в соответствии с задачами НИОКР
  • Доступ предоставляется к электронной версии документа, что позволяет сохранить бумажный оригинал и защитить его от изменений
  • Распределение прав доступа гарантирует что сотрудникам будет предоставлен доступ только к разрешенным для просмотра документам
  • Доступ к документу осуществляется через локальные сети и Интернет, что значительно сокращает время на поиск и получение доступа к информации для сотрудника из любого филиала
  • Одновременная работа любого числа сотрудников с необходимым документом