В ОАО «Авиадвигатель» налажена работа с закупочной документацией

directum_logoАвиаконструкторское бюро продолжило развивать бизнес-процессы на базе DIRECTUM. За 3 месяца были налажена работа с закупочными документами: исключена их потеря, сократились сроки рассмотрения заявок и согласования договоров.

Конструкторское бюро ОАО «Авиадвигатель» специализируется на разработке двигателей для гражданской и военной авиации, промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий. Читать полностью

Электронный архив организационно-распорядительной документации

  1. Какова должна быть структура предприятия?
  2. Как организована ее деятельность и какие вопросы решает каждое подразделение?
  3. Какими полномочиями наделен определенный сотрудник?
  4. Как принимаются решения и как работает документооборот в компании?

Все эти и подобные им вопросы регламентируется организационно-распорядительными документами предприятия. ОРД являются внутренними документами предприятия, что и обуславливает некоторые особенности их создания, хранения и использования.

Организационно-распорядительную документацию можно разделить на несколько основных групп:

  • организационные (уставы, положения, правила, инструкции в том числе и должностные, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и регламенты их работы);
  • распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, протоколы заседаний и собраний);
  • информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);
  • документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

 

Система электронного архива ОРД позволяет:

  1. перевести организационно-распорядительную документацию в электронный вид и эффективно работать с ней;
  2. структурировать и описывать данную документацию;
  3. производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки;
  4. видеть полную информацию по всем подразделениям, филиалам и объектам;
  5. предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам;
  6. готовить комплекты организационно-распорядительной документации для руководства, персонала и различных проверяющих органов.

Электронный архив организационно-распорядительной документации компании «ВТБ24″

Исполнитель: Компания «Алее Софтвер»

 

Решение: Электронный архив организационно-распорядительной документации (ОРД).

 

Система работает с: 2009 г.

 

Описание: Внедренная система решает задачи централизованного хранения всей ОРД по компании ВТБ24 и предоставления доступа к ней всем подразделениям компании по всей России. Система установлена в центральном офисе в Москве, в котором и происходит основное наполнение. Система позволяет не только хранить документы, но и отслеживать внесенные в них изменения, статус, производить оповещение всех пользователей по вновь появившимся документам, внесенным изменениям, смене статуса и другим событиям, а также позволяет пользователям организовать в системе собственное рабочее пространство по работе с ОРД. Внедрение системы решило проблему структуризации документов, эффективного поиска, который на данный момент производится с учетом правил морфологии по атрибутам или их любому сочетанию, общему поиску по всем метаданным системы, а также по исходным текстам документов, позволило увеличить оперативность при работе с этими документами. Вся работа пользователей с документами производится через веб-интерфейс системы, который был дополнительно заточен и оптимизирован для компании ВТБ24 под работу с ОРД, особенно поисковые интерфейсы, интерфейсы вывода информации по документам и интерфейсы личного рабочего пространства сотрудников ВТБ24. Веб-интерфейс был приведен в полное соответствие с brandbook ВТБ24, разработанным дизайн-студией Артемия Лебедева.
Читать полностью

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ГАЗПРОМБАНКА

Компания Cognitive Technologies объявила 29 марта 2001 г. о внедрении электронного архива финансовых и организационно-распорядительных документов в филиалах КБ «Газпромбанк» по России.

КБ «Газпромбанк» — один из крупнейших коммерческих банков России, занимающий 3-е место по размеру чистых активов (Профиль. 2001. № 3. 29 янв.) и 5-е место по размеру собственного капитала (Профиль. 2001. № 9. 12 марта).

По мере увеличения объемов обрабатываемой информации в филиалах и отделениях Газпромбанка возникла потребность в применении новейших информационных технологий ввода, хранения и обработки документов, а также в обеспечении информационной безопасности при работе с конфиденциальными документами. Учитывая положительный опыт и высокий эффект, полученный от реализации данных технологий в центральном офисе, а также с целью унификации ПО, применяемого для ведения электронного архива в филиалах, руководством КБ «Газпромбанк» было принято решение распространить программный комплекс, разработанный компанией Cognitive Technologies, на все филиалы и отделения банка.

Целями унификации ПО в центральном офисе и филиалах банка являлись:

  • минимизация средств на поддержку ПО;
  • объединение электронных архивов в одну распределенную систему;
  • использование новейших информационных технологий на базе Интернет/интранет-технологий (удаленное администрирование).

Данное соглашение является первым этапом решения проблемы унификации ПО в центральном офисе и филиалах КБ «Газпромбанк».

Компанией Cognitive Technologies была проделана большая работа по адаптации своего электронного архива под цели данного проекта:

  • создание инсталлятора архива для тиражирования в филиалах;
  • адаптация под сканеры компаний Kodak и Fujitsu;
  • добавление элемента удаленного администрирования из центрального офиса архивов в филиалах;
  • адаптация системы обеспечения информационной безопасности для хранения и обработки информации разной степени конфиденциальности;
  • добавление модуля для потенциальной связи архивов в единый архив.

Электронный архив финансовых и организационно-распорядительных документов предназначен для сокращения затрат труда и времени при работе в системе документооборота. Он позволяет вести учет документов, хранить их представления (графические образы) в компьютерной форме, осуществлять быстрый поиск документов по реквизитам, показывать графические образы найденных документов и облегчать поиск оригинальных бумажных документов.

Использование электронного архива упорядочивает движение потоков документов, регламентирует права доступа работников к документам различного типа в соответствии с их служебными полномочиями, поддерживает сохранность, целостность и безошибочность информации о деловых процессах.

Электронный архив органично дополняет архив оригинальных бумажных документов. В случае необходимости получить информацию о конкретном документе электронный архив помогает быстро увидеть его графический образ и указывает его реальное местонахождение.

Программное обеспечение электронного архива реализовано в клиент-серверной архитектуре: рабочие места пользователей являются клиентскими приложениями, которые обращаются с запросами к серверным приложениям, выполняющимся на AS/400. Сервер AS/400 выступает в качестве файл-сервера (обслуживание массива образов документов) и в качестве сервера базы данных (обслуживание таблиц и индексов поисковой информации). Клиентское ПО выполняется в операционной системе Windows 9x/NT, серверное ПО — в операционной системе OS/400.

На каждом рабочем месте установлено программное обеспечение, соответствующее функциям данного пользователя:

  • рабочее место сканирования — программа сканирования (Kodak Capture Software для сканеров Kodak или «Агент сканирования» для остальных) позволяет пользователю ввести графические образы документов, которые помещаются в виде файлов на сервер AS/400 в эмулятор файловой системы (IFS);
  • рабочее место верификации и индексации — программа верификации позволяет установить соответствие между графическими образами документов и реестром документов, полученных из банковской программы. В результате формируются индексы документов (реквизиты), необходимые для последующего поиска документов. Индексы хранятся в базе данных на сервере AS/400;
  • рабочее место поиска — программа поиска позволяет обратиться к серверу с запросом на поиск документов, удовлетворяющих определенному признаку или набору признаков, а затем просмотреть перечень найденных документов и их графические образы;
  • рабочее место администратора системы — программа администратора позволяет задавать функции пользователей системы (принадлежность пользователя к конкретной группе) и их права на доступ к документам данного типа, а также просматривать перечень всех активных (зарегистрированных в системе в данный момент) пользователей. Кроме того, на компьютере администратора системы выполняется серверная компонента, обеспечивающая доступ всех пользователей к серверу AS/400;
  • рабочее место администратора безопасности — программа просмотра журнала позволяет проследить всю историю действий пользователей системы с целью выявления попыток несанкционированного доступа к документам.

Серверные компоненты программного обеспечения на AS/400 выполняют многочисленные функции обслуживания текущих запросов пользователей системы: работу с очередями, таблицами и индексами базы данных, файлами графических образов документов и журналом системы. Через эти компоненты реализуется механизм прав доступа пользователей к конкретной информации: если полномочия пользователя недостаточны, запрашиваемая информация не выдается.

Электронный архив финансовых и организационно-распорядительных документов введен в промышленную эксплуатацию в филиальной сети одного из крупнейших коммерческих банков России. Только в центральном офисе пополнение архива осуществляется со скоростью до 5000 документов в день. Архивируются банковские платежные, организационно-распорядительные и другие типы документов. Для ввода платежных документов используется сканер Kodak. Отсканированные образы платежных поручений и других документов используются для разрешения спорных ситуаций по платежам клиентов банка. Поиск документов осуществляется по реквизитам.

Проект, включая поставку серверов IBM AS/400 и сканеров Kodak ImageLink, выполнялся компанией Cognitive Technologies без привлечения субподрядчиков. Реализация проекта заняла около 7,5 месяцев.