Польза и вред референс-визитов


Моя компания разрабатывает, продает и внедряет программные продукты в области ECM, а конкретнее системы электронных архивов и библиотек. Учитывая сложность проставляемых решений и масштабы некоторых проектов, потенциальные клиенты периодически запрашивают факты, подтверждающие успешность выполнения аналогичных проектов для организаций той же отрасли. Варианты таких подтверждений: статьи в специализированных изданиях, пресс-релизы, письма-отзывы, телефонные переговоры, референс-визиты. Если по составлению писем и проведению телефонных переговоров в интернете можно найти довольно много рекомендаций, то по «правильности» проведения референс-визитов информации крайне мало. Данная статья в первую очередь ориентирована на широкую аудиторию ИТ-консультантов и предпринимателей, выступающих в роли поставщиков и продвигающих сложные программно-аппаратные продукты и решения.

 

При выборе любого товара многим потенциальным покупателям недостаточно рекламных буклетов и отзывов счастливых владельцев: они хотят пощупать будущую покупку. Для удовлетворения данного желания существуют пробники, демонстрационные образцы, различные тест-драйвы. В случае со сложными информационными системами аналогичный подход также крайне рекомендован консультантами, аналитиками и прочими ИТ-доброжелателями.
При выборе корпоративного ПО изучение печатных материалов или установка и тестирование усеченной демо-версии не всегда дают достаточную информацию для принятия решения.

 

Наиболее предпочтительным для клиента видится вариант совмещения полезного с приятным, т.е. просмотр работающей системы с получением отзыва о работе не только с системой, но и компанией-поставщиком. Этим требованиям соответствует так называемый референтный, референс- или референц-визит к счастливому действующему пользователю. Слово reference обозначает как справку, рекомендацию, так и лицо, дающее отзыв. Читать полностью

Восемь причин неудачного внедрения ECM-решений

image От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы системы электронного архива, мы уделяем достаточно большое внимание проблемам теории и методологии ECM. Недавно на сайте консалтинговой компании Doculabs мы нашли интересную статью, посвященную организационно-методологическим аспектам проблем внедрения ECM-решений. Автор выделяет типовые случаи неудачного внедрения ECM и пытается проанализировать их причины. Многие из описываемых проблем актуальны и для современной российской практики.
Приглашаем к обсуждению всех, чья профессиональная деятельность так или иначе связана с ECM-проблематикой.

Неудачи, с которыми приходится сталкиваться при внедрении ECM-решений, можно условно разделить на 3 группы:

1. Неспособность адаптировать ECM-систему под нужды и потребности конкретной организации.
2. Неспособность уложиться в конкретные сроки: внедрение ECM-решений обычно занимает больше времени, чем это изначально предполагалось.
3. Невозможность уложиться в рамки планируемого бюджета.

Возникает вопрос: каковы основные причины этих неудач? Что можно сделать для того, чтобы их избежать? Читать полностью

СЭД, вери сэд

По специфике своей профессиональной деятельности (разработка системы электронного архива, а также преподавание Enterprise content management в ВУЗе), я на протяжении последних 10 лет пристально изучаю ресурсы российского интернета по тематике электронного документооборота. Лично меня ситуация несколько удручает: с одной стороны, имеется много информации рекламного характера, с другой — мало независимой аналитики и образовательных ресурсов. Давайте попытаемся разобраться в этом тухляке и его причинах, проанализировав российские ресурсы.

Начнем с «независимых»

 

CNews

Года три назад при поддержке компании DocsVision появился раздел Doc.CNews или CNews.Документооборот, судя по информации которого, на российском рынке СЭД всё крайне замечательно и оптимистично. Масса пресс-релизов об успешном завершении больших проектов, пулеметные ленты статей, написанных по единому шаблону: проблема или новость по теме, чаще всего сгенерированная за бугром, плюс комментарии ведущих специалистов таких же ведущих компаний. Читать полностью

Требования к электронным архивам проектной и конструкторской документации

imageОт переводчика. В настоящее время наша компания ведет активную работу по созданию и внедрению систем электронного архива проектной и конструкторской документации. Начиная публикацию цикла статей по данной тематике, в который войдут как оригинальные тексты, так и переводные материалы, мы хотели бы предложить вниманию наших читателей статью Лена Аспри, австралийского специалиста в области ECМ, посвященную проблемам использования ECM-систем для работы с чертежами. Статья написана в 2006 году, но затрагиваемая в ней проблематика не утратила своей актуальности и сегодня: автор ведет речь о специфике чертежей как особого вида документов, о проблемах совместимости форматов хранения технической информации, о практических аспектах внедрения ECM-решений для работы с чертежами.
При переводе текстов по ECM-проблематике неизбежно встает проблема адекватной передачи терминологии. Для многих терминов достаточно сложно подобрать адекватные русские эквиваленты. Поэтому в переводе данной статьи мы в некоторых случаях сознательно отказываемся от калькирования английских выражений и передаем их при помощи уже закрепившихся в русском языке оборотов. Так, в некоторых случаях мы передаем аббревиатуру ECM (Enterprise Content Management) как СЭА (система электронного архива). Мы считаем этот шаг вполне оправданным, так как: (1) системы электронного архива принадлежат к классу ECM-систем; (2) в статье чертежи рассматриваются как записи (records), а термин «системы управления записями» (ERM, electronic records management) в русском языке не прижился, и для обозначения ERM-систем в русскоязычных публикациях гораздо чаще употребляется термин СЭА.

Чертежи являются носителями важной информации во многих государственных и коммерческих организациях, однако им еще не уделяется должного внимания при внедрении СЭА.
Чертежи важны уже потому, что они представляют такие активы предприятия, как здания, машины и оборудование. Вместе с технической документацией чертежи описывают эти активы.
Чертежи вполне можно рассматривать как записи, свидетельствующие о проектной и конструкторской активности, но при этом специалисты в области управления информации нередко недооценивают их важность, что зачастую подвергает организацию серьезному риску.
Нередко бывает так, что чертежам не уделяют внимания до возникновения чрезвычайной ситуации. К сожалению, в таких ситуациях нередко имеет место и потеря капитальных активов (Прим. перев.: работа по систематизации и переводу в электронный вид документации Саяно-Шушенской ГЭС началась лишь после печально известных событий августа 2009 года. В это же время наша компания оцифровывала проектные и технические документы Богучанской ГЭС).

Читать полностью

Система автоматизации архивного делопроизводства

Одним из видов систем электронных архивов являются системы автоматизации архивного делопроизводства. Такие системы, равно как и сами архивы для муниципальных организаций выделяются строгими требованиями к организации процесса архивирования и передаче документов в архив от бизнес-ориентированнх систем. Системы, созданые для компаний, помимо государственных требований дополнительно отвечают внутрикорпоративным стандартам в области делопроизводства.

 

Системы автоматизации архивного документооборота отвечают за последний этап жизненного цикла документа, а именно за архивное хранение, предоставление информации и уничтожение документа. На данном этапе документы уже не используются активно и нужны в основном для справки и соответствия требованиям государственных проверяющих органов по хранению документации.

 

Основными задачами архива организации являются:

  1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  2. учет и обеспечение сохранности документов;
  3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  4. использование хранящихся в архиве документов;
  5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение.

 

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

  • ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Архивное делопроизводство

Это  процесс учета, приемки, хранения в архиве документов, имеющий в себе несколько составляющих.

 

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение

 

Создание номенклатуры дел - систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

 

Формирования дел в организации - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

 

Составление и оформление описей дел – необходимо для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

 

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

  • определение источников комплектования архива;
  • определение состава документов, подлежащих приему в архив такими документами могут быть: счета фактуры, акты выполненных работ, накладные, договора и т.д.;
  • организация передачи документов в архив.

 

Учет документов в архиве — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

 

Обеспечение сохранности - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

 

Уничтожение документов – процесс утилизации документов с истекшим сроком хранения. Срок хранения определяется типом документа, действующим законодательством и, в особых случаях, политикой компании. Уничтожению документов предшествует экспертиза ценности.

 

Использование документов архива - применение информации архивных документов в различных целях. Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователям

 

Исполнение запросов к документам архива — информация выдается по запросу сотрудников, в текущей деятельности которых возникла необходимость обращения к архивным документам.

 

Ведение архивов и архивного делопроизводства традиционно основывалось на бумажных документах. Данный способ увеличивает объемы бумажной документации, создает сложности учета, оперативного поиска необходимой документации, реакции на запросы сотрудников. Очень часто медленная реакция «традиционного» бумажного архива сводит на нет всю оперативность других подразделений комании.

 

На данный момент программное обеспечение, способное автоматизировать функции архивного делопроизводства, представлено на рынке отечественными разработчиками. Данный факт обусловлен специфичностью «русского» делопроизводства по сравнению с западным. Системы данного профиля создаются отдельно для муниципальных предприятий и для бизнес структур по причине различий в требованиях к работе систем.

 

Такие системы построены на базе СЭД — систем электронного докуметооборота, но при этом имеют несколько значительных отличий:

  1. Система автоматизации архивного делопроизводства не должна хранить образы бумажных документов. Достаточно карточки с информацией о местоположении дела в архиве.
  2. Система акцентируется не на контроле статуса документа, но на соблюдении регламентов хранения, уничтожения, экспертизы документов и предоставленияинформации по ним.

 

Данные системы в разной мере позволяют автоматизировать и упростить выполнение перечисленных функций.

 

Требования к системе автоматизации архивного делопроизводства:

  1. Адаптация под конкретные требования к работе с документами в компании заказчика
  2. Конфиденциальность всей информации в системе
  3. Легкий для понимания пользователями интерфейс

 

Эффекты от внедрения системы автоматизации архивного делопроизводства:

  • Обеспечение сохранности информации, представленной в электронной форме
  • Устранение рисков безвозвратной потери важной информации, представленной только на бумажном носителе
  • Соответствие составленных дел внутрикорпоративным нормам
  • Снижение потерь рабочего времени
  • Повышение скорости обработки и предоставления информации
  • Разграничение прав доступа к использованию бумажного документа или его поискового образа. Требования к распределению прав доступа, позволяющих использовать электронный документ, устанавливаются организацией самостоятельно.
  • Эффективное использование архивных документов всеми работниками компании (даже удаленных подразделений) при минимальных временных затратах на поиск и оформление необходимых документов; Сокращение трудозатрат делопроизводителей и сотрудников, ответственных за архив;
  • Оптимизация номенклатуры задач соответствующих сотрудников (освобожденное рабочее время можно направить на решение других задач);

 

 

 

При написании статьи использовались материалы документа «Основные правила работы архива организации» от 06.02.2002 Федеральной архивной службы России Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

 


Системы архивного документооборота/делопроизводства

Разработчик: Федеральное архивное агентство (Росархив)

Продукт: АПК «Архивный фонд» http://www.autoaf.ru/soft-af4.htm

 

Разработчик: Электронные офисные системы

Продукт: Архивное дело.

 

Разработчик: Группа IBA

Продукт: Приложение «Архивное дело» ППП «Канцлер»

 

Разработчик:

Продукт:

 

Стандарты