Система менеджмента качества (СМК) — система управления качеством производимой продукции в какой-либо организации.
Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как вид и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, требования потребителей, соответствующие обязательные требования, продемонстрированные способности персонала, а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества
Виды документов
1) Документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования — руководства по качеству. Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководства по качеству, содержащие:
- область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;
- документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;
- описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества
2) Документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту
- План качества — документ, содержащий конкретный перечень работ, действий с указанием сроков исполнения, необходимых для этого ресурсов, ответственного исполнителя и критерии результативности их выполнения
- Стратегический план развития (Концепция развития)
- Годовые планы работы
- Бизнес-планы реализации
3) Документы, устанавливающие требования
- Государственные стандарты
- Международные стандарты
- Положения
4) Документы, содержащие рекомендации или предложения
5) Документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы
6) Документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов
Обязательные процедуры в менеджменте качества
- Управление документацией
- Внутренние (аудиты) проверки
- Управление несоответствующей продукцией
- Корректирующие действия
- Предупреждающие действия
Требования к документации
Документация системы менеджмента качества должна включать:
- документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
- руководство по качеству;
- документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом;
- документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;
- записи, требуемые стандартом
Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:
а) проверку документов на адекватность до их выпуска;
б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;
в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
С пунктами А-В прекрасно справляются СЭД, широко представленные на рынке в данный момент. Они помогаю упростить и автоматизировать процессы создания и утверждения документов. Однако наиважнейшее значение документы приобретают на этапе их активного использования. Решением задач, указанных в пунктах Г-Ж, становится электронный архив документов менеджмента качества. Структуру архива вы сможете подстроить под требования и нужды вашей организации. Гибкая иерархическая структура с возможностью классификации по типам документов, видам продукции и другим критериям позволит вам легко упорядочить все документы.
Функции электронного архива, удовлетворяющие нуждам систем менеджмента качества:
- Доступ к документу во всех филиалах компании у всех сотрудников
- Защита информации как разграничением прав доступа в системе, так и возможностью криптования данных
- Каждому документу присваивается набор необходимых атрибутов, позволяющих легко идентифицировать его в системе.
- Электронный документ не потеряет форму и не испортится от частого использования.
- Каждому сотруднику, в деятельности которого используется документ придет уведомление о его появлении
- Устаревшие версии документов заменяются новыми по мере необходимости.
- Старые документы не стираются чтобы при необходимости всегда можно было вернуться к предыдущим версиям.
- Документы ведутся и поддерживаются в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.