MoReq 2010: информация DLM-форума

Продолжается работа по тестированию стандарта MoReq2010. Документы, необходимые для аккредитации центров тестирования, уже размещены в Интернете.
Блок текстовых материалов включает в себя:

  • обзор концепции тестирования (test framework) и инструкции;
  • предварительный опросник для поставщиков- предполагаемых участников тестирования;
  • подробное описание теста (тестовые данные и сценарии тестирования).

Все эти документы также можно загрузить с официального сайта. Кроме того, в ближайшее время будут размещены новые материалы для скачивания.

Стандарт Moreq2010 в настоящее время находится на стадии бета-тестирования, которая продолжится до тех пор, пока не будут получены первые результаты реальных исследований.
Проверка концепции тестирования будет осуществляться одновременно с тестированием уже имеющихся решений. Так как отдельные поставщики уже выразили желание протестировать и сертифицировать собственные решения,  руководство Форума по управлению жизненным циклом документов (DLM) хотело бы рассмотреть вопрос о возможности их участия в программе бета-тестирования.

Все замечания, пожелания и предложения следует направлять в секретариат Форума по управлению жизненным циклом документов. Полученная информация будет передана в Отдел  тестирования, аккредитации и сертификации Управляющего совета MoReq.

 

Форум по управлению жизненным циклом документов в уходящем году опубликовал Спецификации модульных требований к системам управления записями (Modular Requirements for Record Systems).

DoD 5015.2 Directive/STD

DoD (Department of Defense)- Министерство обороны США исполнительный департамент в правительстве США, ведающий, в соответствии с разделом 10 Кодекса США, координацией и управлением всех ведомств и функций правительства США в военной области и вопросах национальной безопасности.

Оригинальный текст директивы:

 

DoD Directive 5015.2 (Department of Defense Directive 5015.2) -  директива министерства обороны США 5015.2. Директива 5015.2 «DoD Records Management Program» («Управление документами в Министерстве обороны») принята Министерством обороны США в апреле 1997 года. Утверждение директивы являлось первой удачной попыткой использования функциональных требований как инструмента, позволяющего государству управлять качеством СЭД.

 

DoD 5015.2-STD (Department of Defense 5015.2 STANDARD)- стандарт министерства обороны США 5015.2.  Стандарт 5015.2 «Electronic records management software applications design criteria standart» («Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами») был опубликован в ноябре 1997 года. Стандарт устанавливал базовые функциональные требования к СЭД, а также минимальные требования по делопроизводству и документообороту, основанные на рекомендациях Национальной архивной службы США. Все требования были разделены на две группы – обязательные и необязательные (желательные). С момента публикации документа все подразделения Министерства обороны должны были закупать только те программные продукты, которые прошли соответствующую сертификацию. Более того, все уже имеющиеся системы электронного документооборота должны были быть модернизированы в течение двух лет с тем, чтобы к 1999 году соответствовать требованиям стандарта.

В результате отсутствия других сравнимых стандартов, стандарт DoD 5015.2 стал стандартом «дефакто» для электронных архивов в Северной Америке. (источник: CNews)


ГОСТ Р ИСО

ГОСТ- государственный стандарт

Оригинальные тексты стандартов:

 

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

 

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»

 

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»



 

 

 

 

 

ISO

ISO (International Organization for Standardization) —  Международная организация по стандартизации

Оригинальные тексты стандартов:

 

ISO 16175-1:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Основные положения и принципы» (Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 1: Overview and statement of principles)

 

ISO 16175-2:2010«Информация и документация — Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде — Часть 2. Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в электронной офисной среде» (Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments)

 

ISO 16175-3:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах» (Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems)

 

ISO 15489-1:2001 «Управление записями. Часть 1. Общие требования» (Records management — Part 1: General)

 

ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация. Управление записями. Часть 2. Руководящие указания» (Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines)

 

ISO/TR 15801:2009 «Электронное формирование изображений. Хранение информации в электронном виде. Рекомендации по достоверности и надежности» (Document management — Information stored electronically — Recommendations for trustworthiness and reliability)


Электронный архив менеджмента качества

Система менеджмента качества (СМК) — система управления качеством производимой продукции в какой-либо организации.

 

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как вид и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, требования потребителей, соответствующие обязательные требования, продемонстрированные способности персонала, а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества

 

Виды документов

1) Документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования — руководства по качеству. Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководства по качеству, содержащие:

  • область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;
  • документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;
  • описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества

 

2) Документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту

  • План качества — документ, содержащий конкретный перечень работ, действий с указанием сроков исполнения, необходимых для этого ресурсов, ответственного исполнителя и критерии результативности их выполнения
  • Стратегический план развития (Концепция развития)
  • Годовые планы работы
  • Бизнес-планы реализации

 

3) Документы, устанавливающие требования

  • Государственные стандарты
  • Международные стандарты
  • Положения

 

4) Документы, содержащие рекомендации или предложения

  • Правила
  • Рекомендации

 

5) Документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы

  • Инструкции

 

6) Документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов

 

 

Обязательные процедуры в менеджменте качества

  • Управление документацией
  • Внутренние (аудиты) проверки
  • Управление несоответствующей продукцией
  • Корректирующие действия
  • Предупреждающие действия

 

 

Требования к документации

 

Документация системы менеджмента качества должна включать:

  • документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
  • руководство по качеству;
  • документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом;
  • документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;
  • записи, требуемые стандартом

 

Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

а) проверку документов на адекватность до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

 

 

С пунктами А-В прекрасно справляются СЭД, широко представленные на рынке в данный момент. Они помогаю упростить и автоматизировать процессы создания и утверждения документов. Однако наиважнейшее значение документы приобретают на этапе их активного использования. Решением задач, указанных в пунктах Г-Ж, становится электронный архив документов менеджмента качества. Структуру архива вы сможете подстроить под требования и нужды вашей организации. Гибкая иерархическая структура с возможностью классификации по типам документов, видам продукции и другим критериям позволит вам легко упорядочить все документы.

 

Функции электронного архива, удовлетворяющие нуждам систем менеджмента качества:

  • Доступ к документу во всех филиалах компании у всех сотрудников
  • Защита информации как разграничением прав доступа в системе, так и возможностью криптования данных
  • Каждому документу присваивается набор необходимых атрибутов, позволяющих легко идентифицировать его в системе.
  • Электронный документ не потеряет форму и не испортится от частого использования.
  • Каждому сотруднику, в деятельности которого используется документ придет уведомление о его появлении
  • Устаревшие версии документов заменяются новыми по мере необходимости.
  • Старые документы не стираются чтобы при необходимости всегда можно было вернуться к предыдущим версиям.
  • Документы ведутся  и поддерживаются в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.