MoReq 2010: информация DLM-форума

Продолжается работа по тестированию стандарта MoReq2010. Документы, необходимые для аккредитации центров тестирования, уже размещены в Интернете.
Блок текстовых материалов включает в себя:

  • обзор концепции тестирования (test framework) и инструкции;
  • предварительный опросник для поставщиков- предполагаемых участников тестирования;
  • подробное описание теста (тестовые данные и сценарии тестирования).

Все эти документы также можно загрузить с официального сайта. Кроме того, в ближайшее время будут размещены новые материалы для скачивания.

Стандарт Moreq2010 в настоящее время находится на стадии бета-тестирования, которая продолжится до тех пор, пока не будут получены первые результаты реальных исследований.
Проверка концепции тестирования будет осуществляться одновременно с тестированием уже имеющихся решений. Так как отдельные поставщики уже выразили желание протестировать и сертифицировать собственные решения,  руководство Форума по управлению жизненным циклом документов (DLM) хотело бы рассмотреть вопрос о возможности их участия в программе бета-тестирования.

Все замечания, пожелания и предложения следует направлять в секретариат Форума по управлению жизненным циклом документов. Полученная информация будет передана в Отдел  тестирования, аккредитации и сертификации Управляющего совета MoReq.

 

Форум по управлению жизненным циклом документов в уходящем году опубликовал Спецификации модульных требований к системам управления записями (Modular Requirements for Record Systems).

DoD 5015.2 Directive/STD

DoD (Department of Defense)- Министерство обороны США исполнительный департамент в правительстве США, ведающий, в соответствии с разделом 10 Кодекса США, координацией и управлением всех ведомств и функций правительства США в военной области и вопросах национальной безопасности.

Оригинальный текст директивы:

 

DoD Directive 5015.2 (Department of Defense Directive 5015.2) -  директива министерства обороны США 5015.2. Директива 5015.2 «DoD Records Management Program» («Управление документами в Министерстве обороны») принята Министерством обороны США в апреле 1997 года. Утверждение директивы являлось первой удачной попыткой использования функциональных требований как инструмента, позволяющего государству управлять качеством СЭД.

 

DoD 5015.2-STD (Department of Defense 5015.2 STANDARD)- стандарт министерства обороны США 5015.2.  Стандарт 5015.2 «Electronic records management software applications design criteria standart» («Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами») был опубликован в ноябре 1997 года. Стандарт устанавливал базовые функциональные требования к СЭД, а также минимальные требования по делопроизводству и документообороту, основанные на рекомендациях Национальной архивной службы США. Все требования были разделены на две группы – обязательные и необязательные (желательные). С момента публикации документа все подразделения Министерства обороны должны были закупать только те программные продукты, которые прошли соответствующую сертификацию. Более того, все уже имеющиеся системы электронного документооборота должны были быть модернизированы в течение двух лет с тем, чтобы к 1999 году соответствовать требованиям стандарта.

В результате отсутствия других сравнимых стандартов, стандарт DoD 5015.2 стал стандартом «дефакто» для электронных архивов в Северной Америке. (источник: CNews)


ГОСТ Р ИСО

ГОСТ- государственный стандарт

Оригинальные тексты стандартов:

 

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

 

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»

 

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»



 

 

 

 

 

ISO

ISO (International Organization for Standardization) —  Международная организация по стандартизации

Оригинальные тексты стандартов:

 

ISO 16175-1:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Основные положения и принципы» (Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 1: Overview and statement of principles)

 

ISO 16175-2:2010«Информация и документация — Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде — Часть 2. Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в электронной офисной среде» (Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments)

 

ISO 16175-3:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах» (Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems)

 

ISO 15489-1:2001 «Управление записями. Часть 1. Общие требования» (Records management — Part 1: General)

 

ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация. Управление записями. Часть 2. Руководящие указания» (Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines)

 

ISO/TR 15801:2009 «Электронное формирование изображений. Хранение информации в электронном виде. Рекомендации по достоверности и надежности» (Document management — Information stored electronically — Recommendations for trustworthiness and reliability)


Moreq/Moreq2/Moreq2010

Moreq (Model Requirements for the Management of Electronic Records)- Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота

Оригинальный текст и перевод спецификаций:

 

Moreq- Первая версия спецификации была опубликована в 2002 году, и переведена на русский язык в 2006 году. Спецификация описывает типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Management of Electronic Record) или требования к электронному документообороту1. Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД).

 

Moreq2-  В начале 2008 года Европейской Комиссией был утвержден окончательный вариант Европейской спецификации MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (обновленная и дополненная версия, 2008 год). Как можно заметить здесь перевод названия спецификации звучит несколько иначе, Electronic Record переведено как официальные документы (подробнее об этом вы можете прочитать здесь). Настоящая версия спецификации является детальными рекомендациями к формированию технического задания для построения полноценных программных продуктов по автоматизации делопроизводства. Требования настоящей спецификации стали обязательными для автоматизированных систем электронного документооборота, применяемых в органах власти Европейского Союза.

Данная версия MoReq, названная MoReq2 учитывает новые стандарты и передовой опыт, накопленный за последние годы. Представляет собой эволюционное обновление первоначальной версии MoReq.

MoReq2 впервые создает условия для тестирования программного обеспечения. Она специально подготовлена для проведения независимого тестирования на соответствие требованиям спецификации, для чего одновременно с типовыми требованиями был разработан и опубликован ряд тестов. Необходимость в четкой формулировке требований привела ко многим изменениям в терминологии MoReq2.

 

Moreq2010- новая версия стандарта, в настоящее время находящаяся на стадии разработки и тестирования (см. последние новости). Основные отличия Moreq2010 от Moreq2 заключаются в следующем:

  • в исходных положениях: MoReq2010 основывается на предпосылке, согласно которой записи организации фиксируются в скорее в разных, чем в одной, системах. Записи могут создаваться с помощью самых разных технических и программных средств.
  • в используемой терминологии: так, вместо термина file (в имеющемся русском переводе он передается как «дело») в Moreq2010 используется термин aggregation (на русский язык его можно перевести как «собрание»).
  • в структуре;
  • в том, что текст стандарта MoReq2010 не является фиксированным, а претерпевает постоянные изменения и доработки: добавление новых модулей осуществляется по мере надобности.

Недавно (в январе 2012 года) была выложена в свободный доступ версия MoReq2010 1.1. Работа по тестированию и доработке стандарта продолжается.

Электронный архив менеджмента качества

Система менеджмента качества (СМК) — система управления качеством производимой продукции в какой-либо организации.

 

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как вид и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, требования потребителей, соответствующие обязательные требования, продемонстрированные способности персонала, а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества

 

Виды документов

1) Документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования — руководства по качеству. Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководства по качеству, содержащие:

  • область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;
  • документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;
  • описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества

 

2) Документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту

  • План качества — документ, содержащий конкретный перечень работ, действий с указанием сроков исполнения, необходимых для этого ресурсов, ответственного исполнителя и критерии результативности их выполнения
  • Стратегический план развития (Концепция развития)
  • Годовые планы работы
  • Бизнес-планы реализации

 

3) Документы, устанавливающие требования

  • Государственные стандарты
  • Международные стандарты
  • Положения

 

4) Документы, содержащие рекомендации или предложения

  • Правила
  • Рекомендации

 

5) Документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы

  • Инструкции

 

6) Документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов

 

 

Обязательные процедуры в менеджменте качества

  • Управление документацией
  • Внутренние (аудиты) проверки
  • Управление несоответствующей продукцией
  • Корректирующие действия
  • Предупреждающие действия

 

 

Требования к документации

 

Документация системы менеджмента качества должна включать:

  • документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
  • руководство по качеству;
  • документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом;
  • документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;
  • записи, требуемые стандартом

 

Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

а) проверку документов на адекватность до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

 

 

С пунктами А-В прекрасно справляются СЭД, широко представленные на рынке в данный момент. Они помогаю упростить и автоматизировать процессы создания и утверждения документов. Однако наиважнейшее значение документы приобретают на этапе их активного использования. Решением задач, указанных в пунктах Г-Ж, становится электронный архив документов менеджмента качества. Структуру архива вы сможете подстроить под требования и нужды вашей организации. Гибкая иерархическая структура с возможностью классификации по типам документов, видам продукции и другим критериям позволит вам легко упорядочить все документы.

 

Функции электронного архива, удовлетворяющие нуждам систем менеджмента качества:

  • Доступ к документу во всех филиалах компании у всех сотрудников
  • Защита информации как разграничением прав доступа в системе, так и возможностью криптования данных
  • Каждому документу присваивается набор необходимых атрибутов, позволяющих легко идентифицировать его в системе.
  • Электронный документ не потеряет форму и не испортится от частого использования.
  • Каждому сотруднику, в деятельности которого используется документ придет уведомление о его появлении
  • Устаревшие версии документов заменяются новыми по мере необходимости.
  • Старые документы не стираются чтобы при необходимости всегда можно было вернуться к предыдущим версиям.
  • Документы ведутся  и поддерживаются в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.

Стандарты