От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы системы электронного архива, мы уделяем достаточно большое внимание проблемам теории и методологии ECM. Недавно на сайте консалтинговой компании Doculabs мы нашли интересную статью, посвященную организационно-методологическим аспектам проблем внедрения ECM-решений. Автор выделяет типовые случаи неудачного внедрения ECM и пытается проанализировать их причины. Многие из описываемых проблем актуальны и для современной российской практики.
Приглашаем к обсуждению всех, чья профессиональная деятельность так или иначе связана с ECM-проблематикой.
Неудачи, с которыми приходится сталкиваться при внедрении ECM-решений, можно условно разделить на 3 группы:
1. Неспособность адаптировать ECM-систему под нужды и потребности конкретной организации.
2. Неспособность уложиться в конкретные сроки: внедрение ECM-решений обычно занимает больше времени, чем это изначально предполагалось.
3. Невозможность уложиться в рамки планируемого бюджета.
Возникает вопрос: каковы основные причины этих неудач? Что можно сделать для того, чтобы их избежать? Читать полностью
Инициатором проекта внедрения электронного архива чаще всего становится руководитель компании или департамента, желающий оптимизировать работу с многочисленными документами.
В соответствии со стандартом PMBOK инициация проекта ставит своей целью провести анализ осуществимости проекта и, в случае утвердительного ответа, авторизовать проект для исполнения в компании. Авторизация проекта — получение от руководства официального разрешения на использование ресурсов компании (человеческих, денежных, организационных и т.п.) в проекте. Руководитель проекта должен быть назначен на этапе инициации.
На этапах инициации и планирования исполняющая организация задействует, как правило, свои лучшие ресурсы, которые необходимы в других проектах. Поскольку выходом процесса инициации может быть также (и чаще всего бывает) отказ организации от вхождения в проект, организация заинтересована в скорейшем ответе «да или нет» и минимизации задействования своих ресурсов на этапе инициации.
Инициация проекта завершается выпуском Устава проекта и предварительного описания содержания проекта.
Инициация проекта проходит через следующие стадии:
- Определение проблемы, которую необходимо решить, или возможности, реализация которой даст компании преимущество на рынке;
- Обозначение измеримого ожидаемого результата проекта;
- Анализ достижимости целей проекта;
- Принятие решения о старте/отмене проекта;
- Определение приоритетности проекта;
- Назначение менеджера проекта;
- Фиксация точки старта проекта.
Указанные стадии могут идти одновременно.
Компании часто недооценивают сложность проектов внедрения электронного архива и не уделяют должного внимания стадии инициации, сразу приступая к планированию или непосредственно к реализации. Это чаще всего приводит к распылению усилий компании на хаотичные инициативы без видимого результата. В итоге реальные проблемы компании остаются нерешенными.
Основная работа на этапе сбора требований ведется с заказчиком программного продукта и его будущими пользователями. Цель этой работы заключается в определении функций продукта, а также в анализе возможностей и перспектив его интеграции с существующими процессами.
От грамотного проведенного сбора и анализа требований зависит, насколько программный продукт будет соответствовать ожиданиям и потребностям заказчика. Недостаточное внимание к данному этапу может стать причиной неудач при внедрении продукта. Согласно имеющейся статистике, дефекты ECM-систем в 85% случаев обусловлены ошибками при сборе и анализе требований.
При сборе требований к системе электронного архива необходимо получить четкий ответ на следующие вопросы:
- Как организована работа с документами в организаций: кто, когда, с какой целью использует те или иные документы?
- В каком виде (бумажном или электронном) представлена основная документация организации? В каких форматах хранятся электронные документы? Используется ли при работе с документами какое-то дополнительное, специализированное ПО?
- Какие требования предъявляются в организации к хранению документов (сроки хранения для различных типов документов, условия хранения, сроки уничтожения документов и т. п.)?
- Кто будет основными пользователями системы? Какие возможности и ограничения должны быть предусмотрены в системе для различных групп пользователей?
Необходимо, чтобы в сборе требований были задействованы следующие лица:
- руководители организации;
- персонал на различных уровнях организации;
- руководители функциональных направлений организации;
- руководители региональных подразделений;
- представители ИТ-департамента организации;
- представители вендора архивного решения и их партнеры.
При сборе требований используются следующие методы:
- моделирование различных ситуаций использования системы.
На основе результатов данного этапа составляется SRS (Software Requirements Specification) — документ, в котором суммируются все требования и который выступает в качестве одного из важных источников информации при составлении технического задания.
