Восемь причин неудачного внедрения ECM-решений

image От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы системы электронного архива, мы уделяем достаточно большое внимание проблемам теории и методологии ECM. Недавно на сайте консалтинговой компании Doculabs мы нашли интересную статью, посвященную организационно-методологическим аспектам проблем внедрения ECM-решений. Автор выделяет типовые случаи неудачного внедрения ECM и пытается проанализировать их причины. Многие из описываемых проблем актуальны и для современной российской практики.
Приглашаем к обсуждению всех, чья профессиональная деятельность так или иначе связана с ECM-проблематикой.

Неудачи, с которыми приходится сталкиваться при внедрении ECM-решений, можно условно разделить на 3 группы:

1. Неспособность адаптировать ECM-систему под нужды и потребности конкретной организации.
2. Неспособность уложиться в конкретные сроки: внедрение ECM-решений обычно занимает больше времени, чем это изначально предполагалось.
3. Невозможность уложиться в рамки планируемого бюджета.

Возникает вопрос: каковы основные причины этих неудач? Что можно сделать для того, чтобы их избежать? Читать полностью

Старт проекта

Инициатором проекта внедрения электронного архива чаще всего становится руководитель компании или департамента, желающий оптимизировать работу с многочисленными документами.

 

В соответствии со стандартом PMBOK инициация проекта ставит своей целью провести анализ осуществимости проекта и, в случае утвердительного ответа, авторизовать проект для исполнения в компании. Авторизация проекта — получение от руководства официального разрешения на использование ресурсов компании (человеческих, денежных, организационных и т.п.) в проекте. Руководитель проекта должен быть назначен на этапе инициации.

 

На этапах инициации и планирования исполняющая организация задействует, как правило, свои лучшие ресурсы, которые необходимы в других проектах. Поскольку выходом процесса инициации может быть также (и чаще всего бывает) отказ организации от вхождения в проект, организация заинтересована в скорейшем ответе «да или нет» и минимизации задействования своих ресурсов на этапе инициации.

 

Инициация проекта завершается выпуском Устава проекта и предварительного описания содержания проекта.

 

Инициация проекта проходит через следующие стадии:

  • Определение проблемы, которую необходимо решить, или возможности, реализация которой даст компании преимущество на рынке;
  • Обозначение измеримого ожидаемого результата проекта;
  • Анализ достижимости целей проекта;
  • Принятие решения о старте/отмене проекта;
  • Определение приоритетности проекта;
  • Назначение менеджера проекта;
  • Фиксация точки старта проекта.

 

Указанные стадии могут идти одновременно.

Компании часто недооценивают сложность проектов внедрения электронного архива и не уделяют должного внимания стадии инициации, сразу приступая к планированию или непосредственно к реализации. Это чаще всего приводит к распылению усилий компании на хаотичные инициативы без видимого результата. В итоге реальные проблемы компании остаются нерешенными.

 

Сбор требований

Основная работа на этапе сбора требований ведется с заказчиком программного продукта и его будущими пользователями. Цель этой работы заключается в определении функций продукта, а также в анализе возможностей и перспектив его интеграции с существующими процессами.

От грамотного проведенного сбора и анализа требований зависит, насколько программный продукт будет соответствовать ожиданиям и потребностям заказчика. Недостаточное внимание к данному этапу может стать причиной неудач при внедрении продукта. Согласно имеющейся статистике, дефекты ECM-систем в 85% случаев обусловлены ошибками при сборе и анализе требований.

 

При сборе требований к системе электронного архива необходимо получить четкий ответ на следующие вопросы:

 

  1. Как организована работа с документами в организаций: кто, когда, с какой целью использует те или иные документы?
  2. В каком виде (бумажном или электронном) представлена основная документация организации? В каких форматах хранятся электронные документы? Используется ли при работе с документами какое-то дополнительное, специализированное ПО?
  3. Какие требования предъявляются в организации к хранению документов (сроки хранения для различных типов документов, условия хранения, сроки уничтожения документов и т. п.)?
  4. Кто будет основными пользователями системы? Какие возможности и ограничения должны быть предусмотрены в системе для различных групп пользователей?

 

 

Необходимо, чтобы в сборе требований были задействованы следующие лица:

 

  • руководители организации;
  • персонал на различных уровнях организации;
  • руководители функциональных направлений организации;
  • руководители региональных подразделений;
  • представители ИТ-департамента организации;
  • представители вендора архивного решения и их партнеры.

 

При сборе требований используются следующие методы:

 

  • наблюдение;
  • интервьюирование;
  • анкетирование;
  • моделирование различных ситуаций использования системы.

 

На основе результатов данного этапа составляется  SRS (Software Requirements Specification) — документ, в котором суммируются все требования и который выступает в качестве одного из важных источников информации при составлении технического задания.