Что теперь считать записью? Старые правила больше не работают

От переводчика. Системы электронного документооборота и архива в течение долгого времени опирались на схемы работы с документами, сформировавшиеся в бумажную эпоху. Однако в течение последних нескольких лет в практике предприятий и организаций все чаще приходится иметь дело с новыми типами контента, к которым вряд ли можно применить традиционные, «бумажные» подходы. В качестве примера можно привести записи в блогах, твиты, сообщения из социальных сетей и т. п. Блоги, микроблоги и социальные сети становятся важным инструментом взаимодействия организации с внешней средой. Генерируемый в них контент вполне может иметь доказательственное значение и выступать в качестве записи: например, опубликованный в блоге отчет о конференции, материалы которой нигде больше не опубликованы, является свидетельством о проделанной работе и может быть сохранен. Количество подобных примеров можно без труда умножить.

В силу специфики своей профессиональной деятельности мы внимательно отслеживаем все новейшие тенденции и видим, что проблема «социального» контента уже давно обсуждается в зарубежном ECM-сообществе. Читать полностью

Что такое информационое ожирение и как с ним бороться

imageОт переводчика. Занимаясь созданием и внедрением системы электронного архива, мы не раз сталкивались с ситуациями, когда организации вводят документы в систему без разбора, не уделяя должного внимания экспертизе их ценности. Об этом уже писали. В обсуждениях наших предыдущих публикаций по данному вопросу большинство участников отстаивали следующий взгляд: сохранять можно всю поступающую информацию, она в любой момент может пригодиться. Насколько обоснован такой подход в масштабах крупной организации. Что дешевле и эффективнее: сохранять все, что возможно сохранить — или же грамотно управлять информацией, своевременно удаляя все ненужное? Любопытную статью на эту тему мы нашли в блоге Джорджа Парападакиса, ECM-специалиста из компании IBM. Ее перевод мы и предлагаем вниманию наших читателей.

Читать полностью

Современные тенденции в области управления записями, часть 1

imageОт переводчика. Занимаясь разработкой системы электронного архива и управления записями, мы внимательно отслеживаем все публикации, посвященные актуальным тенденциям в области электронного документооборота и электронного хранения документов. Недавно мы нашли в Интернете статью Марка Мендела, специалиста по управлению записями компании OpenText. Статья написана на материале зарубежной практике, во многом далеком от нынешних российских реалий, но представляет несомненный интерес, так как предвосхищает некоторые тенденции, с которыми нам еще придется столкнуться в реальном будущем. Пока на сайте Ассоциации по обработке информации и изображений опубликована первая часть статьи. Вторую часть мы обязательно переведем, как только она будет размещена на сайте.

Читать полностью

«Элар» создаст электронный архив для СО ЕЭС

Корпорация «Элар» выиграла открытый конкурс по разработке и внедрению подсистемы электронного архива для автоматизированного комплекса документационного обеспечения управления филиалов «Системного оператора Единой энергетической системы».

 

В филиалах объединённых диспетчерских управлений СО ЕЭС в семи регионах РФ корпорацией «Элар» будет внедрён электронный архив, интегрированный с учётной системой заказчика. В качестве программной платформы выбрана система «Элар Саперион» версии 7.1.

 

Ожидается, что электронное хранилище копий документов архивного и пользовательского фонда, созданное СО ЕЭС, позволит снизить временные затраты на поиск и получение актуальной информации. Реализация проекта также даст возможность минимизировать количество операций с бумажными подлинниками документов и автоматизировать процессы формирования и передачи дел. Проект планируется завершить в конце 2012 г.

 

«Первый городской архив» внедряет систему электронного архива «Этлас»

Компания «Этлас-Софт» реализует проект по созданию адаптированного электронного архива для Петербургской компании «Первый городской архив».

 

По отзыву заказчика, выбор в пользу системы электронного архива «Этлас» был сделан, в первую очередь, благодаря таким её качествам, как гибкость в подходе к настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов.

 

«Первый городской архив» осуществляет архивное хранение документов с длительным и постоянным сроком хранения с соблюдением разнообразных норм и ГОСТов. Помещения архива оборудованы в соответствии с нормативными требованиями, обеспечивая сохранность документов с постоянным сроком хранения в специальных коробах на специальных стеллажах.

Читать полностью

«Элар» создаст страховой фонд документации для «Газпром трансгаз Томск»

Корпорация «Элар» стала победителем открытого тендера по созданию страхового фонда проектно-сметной и исполнительной документации, объявленного компанией «Газпром трансгаз Томск».

 

Для создания электронного страхового фонда в филиалах «Газпром трансгаз Томск» в электронный вид будут переведены сотни тысяч бумажных документов различных форматов (от А0+ до А4), среди которых: пояснительные записки, исполнительная документация, спецификации, чертежи, планы, схемы, говорится в сообщении корпорации.

 

Полученный информационный массив будет загружен в электронный архив, а в дальнейшем интегрирован с общим электронным каталогом документации «Газпрома».

 

 

 

«Элар» создаст единую информационно-поисковую систему для службы по делам архивов ЯНАО

Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа подвела итоги открытого конкурса на выполнение работ по созданию и наполнению единой информационно-поисковой системы электронного архива. Победителем стала корпорация «Элар».

Разработка и внедрение системы проводится в рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Ямало-Ненецкого автономного округа (2011-2013 годы)». Первым этапом проекта было создание отраслевой автоматизированной учетной и информационно-поисковой системы с использованием программного обеспечения «Элар-Саперион» и «АИС Элар-Архив».

Создаваемая единая информационно-поисковая система предназначена для автоматизации деятельности службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа.

Целью работы является повышение эффективности деятельности архивных учреждений ЯНАО по удовлетворению потребностей пользователей gosuslugi.ru в ретроспективной архивной информации.

 

 

Промсвязьбанк завершил первый этап внедрения “Архива клиентских дел”

Компания “Техносерв Консалтинг” завершила первый этап проекта по созданию модуля хранения электронных досье физических лиц на базе решения “Архив клиентских дел” в Промсвязьбанке. До реализации проекта в банке отсутствовало единое хранилище клиентских досье, а множество территориально распределенных офисов обусловило значительные операционные расходы на копирование и пересылку бумажных копий документов между удаленными подразделениями.

 

Основной целью внедрения, как сообщается, было повышение лояльности клиентов за счет увеличения скорости и качества обслуживания. В рамках первого этапа проекта была сведена к минимуму необходимость в использовании бумажных копий документов. Внедренная система существенно повысила скорость работы с документацией, поскольку теперь сотрудники банка могут работать с электронными версиями документов в режиме реального времени и оперативно отслеживать историю их обработки. Помимо этого был обеспечен оперативный и безопасный доступ к клиентским досье, минимизирован риск ошибок при вводе данных.

Читать полностью

Транспортно-экспедиционная компания РУСГЛОБАЛ внедряет систему электронного архива ЭТЛАС

Началось внедрение системы электронного архива Этлас в ООО «ТЭК РУСГЛОБАЛ».

 

ООО «ТЭК РУСГЛОБАЛ» — универсальный грузоперевозчик, оказывающий комплексные транспортно-экспедиционные услуги. Компания была создана в 1996 году и является действительным членом АсМАП (Ассоциация международных автомобильных перевозчиков).

 

Компания «РУСГЛОБАЛ» располагает всеми транспортными, логистическими и кадровыми ресурсами, необходимыми для надежной и своевременной доставки грузов по территории России и всему миру. Компания активно развивается, открывает новые филиалы, расширяет автопарк. Растет и объем документации на всех участках работы компании.

Читать полностью

Компания «Директ-Архив» — Санкт-Петербургская компания, работающая в сфере архивной обработки и хранения документов. В процессе работы руководство компании столкнулось с проблемой постоянно увеличивающегося объема бумажной документации, разграничения доступа, проблемой конфиденциальности хранимой информации и оперативного доступа к любому участку хранения.

 

Для оптимизации работы компании «Директ-Архив» руководство приняло решение автоматизировать процесс хранения и доступа на всех участках работы компании с помощью создания адаптированного электронного архива. После изучения рынка подобных систем была выбрана система электронного архива Этлас компании «Этлас-Софт», позволяющая работать без ограничений на типы хранимых документов с возможностью организации картотек с любыми типами объектов. Кроме того, важным критерием выбора системы стала ее высокая производительность и такие возможности, как работа с модулем сканирования и распознавания документов, организованная в данной системе на оптимальном уровне, а так же возможность использования системы штрих кодов, однозначно идентифицирующих коробку как единицу хранения, что позволяет оперативно  найти любую коробку через форму поиска. системы Этлас так же оказалась привлекательным качеством при выборе системы электронного архива.

 

В процессе внедрения системы электронного архива ЭТЛАС в компании «Директ-Архив» специалистами компании «Этлас-Софт» планируется полностью автоматизировать прием и хранение документов, и максимально автоматизировать работу со складом хранящихся коробок с делами и документами.