Электронный, юридический, значимый документооборот

Обмен юридически значимыми документами в электронном виде, при котором электронная копия при определенных условиях может иметь такую же силу, как и бумажный оригинал, находит все большую поддержку у законодателей.

 

А значит, даже самые консервативные бухгалтеры и финансисты, повинуясь вполне понятному в нынешних условиях желанию экономить, будут рассматривать переход к ЮЗЭДО в качестве одной из мер по сокращению издержек. И конечно, на первых порах рассматривать с недоверием. Читать полностью

Переход на электронный документооборот на примере Белгородской сбытовой компании

directum_logoКрупные коммерческие организации, особенно с холдинговой и разветвленной структурой, генерируют настолько большой объем документооборота, что его невозможно контролировать традиционными методами. Именно поэтому крупный бизнес давно уже является основным заказчиком и пользователем систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративными знаниями (ECM-системы). Таким образом, компании закрывают все критические задачи внутреннего документооборота. Однако много нерешенных задач остается в области внешнего обмена документами, который остается в бумажном виде.

Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Даже при наличии СЭД управлять такими потоками отправляемых документов чрезвычайно сложно и затратно, учитывая, что энергосбыт еще имеет ряд важных отраслевых особенностей. Читать полностью

Электронный архив документов на DIRECTUM в УК «Локомотивные технологии»

directum_logoКомпания МайТэк, генеральный партнер DIRECTUM, сообщает о завершении первой фазы проекта внедрения DIRECTUM в Управляющей компании «Локомотивные технологии». В рамках проекта были автоматизированы процессы канцелярии и управления договорами, а также разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений.

ООО «Локомотивные Технологии» – управляющая компания крупного холдинга ТМХ — Сервис, деятельность которого связана с сервисным обслуживанием и ремонтом тягового подвижного состава. ТМХ-Сервис имеет свои центры на 13 дорогах, в 90 ремонтных локомотивных депо, обслуживает 41 серию локомотивов (в т. ч. 17 серий тепловозов и 24 серии электровозов), приписанных к 51 эксплуатационному депо ОАО «РЖД». Читать полностью

Замените зарубежную информационную систему на российскую

Акция по импортозамещению систем электронных архивов и библиотек действует до 31 декабря 2015 года.
 
При переходе с зарубежных систем (Documentum, Saperion, MS SharePoint, IBM FileNet, OpenText) мы предоставляем специальные цены со скидками до 50% на лицензии программного продукта  STOR-M 3 и оказываем услуги по переносу всех данных.
 
Реализация проекта включает следующие этапы:

  • Проведение предпроектного обследования и составление технического задания с целью определения процесса переноса системы на новую платформу STOR-M в части:
    • накопленных данных, включая структуру полей описаний, файлов
    • необходимых настроек функций для создания аналогичной работы (или даже с большими возможностями);
    • бизнес-процессов;
    • политик и прав доступа.
  • Внедрение системы, в которую входят:
    • установка и настройка платформы STOR-M в соответствии с результатами обследования;
    • перенос всех данных;
    • проведение опытной эксплуатации и донастройка;
    • обучение пользователей и технических специалистов.

При этом предоставляется бесплатное техническое сопровождение системы в течении 6 месяцев, включающее в себя не только ответы на вопросы, но и новые версии системы с новыми функциями и возможностями.
 
Подробную информацию по стоимости лицензий STOR-M и услуг вы можете получить в отделе продаж компании Алее Софтвер.
 
Для получения специальных цен необходимо предоставить копию Акта приема передачи прав или другого официального документа, подтверждающего факт владения и закупки системы зарубежного производства, а также согласие о публикации официального пресс-релиза по замене системы зарубежного производства на платформу STOR-M по факту произведенной замены.

Что думают пользователи о безбумажных технологиях

imageНаш опыт разработки и внедрения системы электронного архива показывает, что многие трудности при переходе на электронное хранение документов обусловлены причинами чисто психологического характера: пользователи привыкли мыслить категориями «бумажной» эпохи и ко многим новациям привыкают с огромным трудом.

 

Человеческий фактор (говоря более точно — консерватизм мышления, заключающийся в приверженности пусть неудобным, но общепринятым и устоявшимся, практикам) — вот что в большинстве случаев не учитывается при внедрении систем электронного документооборота и электронного хранения документов. Очень сложно выбрать правильную стратегию, которая позволила за короткий срок бы научить пользователей полноценно использовать возможности новых технологий.

Читать полностью

Польза и вред референс-визитов


Моя компания разрабатывает, продает и внедряет программные продукты в области ECM, а конкретнее системы электронных архивов и библиотек. Учитывая сложность проставляемых решений и масштабы некоторых проектов, потенциальные клиенты периодически запрашивают факты, подтверждающие успешность выполнения аналогичных проектов для организаций той же отрасли. Варианты таких подтверждений: статьи в специализированных изданиях, пресс-релизы, письма-отзывы, телефонные переговоры, референс-визиты. Если по составлению писем и проведению телефонных переговоров в интернете можно найти довольно много рекомендаций, то по «правильности» проведения референс-визитов информации крайне мало. Данная статья в первую очередь ориентирована на широкую аудиторию ИТ-консультантов и предпринимателей, выступающих в роли поставщиков и продвигающих сложные программно-аппаратные продукты и решения.

 

При выборе любого товара многим потенциальным покупателям недостаточно рекламных буклетов и отзывов счастливых владельцев: они хотят пощупать будущую покупку. Для удовлетворения данного желания существуют пробники, демонстрационные образцы, различные тест-драйвы. В случае со сложными информационными системами аналогичный подход также крайне рекомендован консультантами, аналитиками и прочими ИТ-доброжелателями.
При выборе корпоративного ПО изучение печатных материалов или установка и тестирование усеченной демо-версии не всегда дают достаточную информацию для принятия решения.

 

Наиболее предпочтительным для клиента видится вариант совмещения полезного с приятным, т.е. просмотр работающей системы с получением отзыва о работе не только с системой, но и компанией-поставщиком. Этим требованиям соответствует так называемый референтный, референс- или референц-визит к счастливому действующему пользователю. Слово reference обозначает как справку, рекомендацию, так и лицо, дающее отзыв. Читать полностью

ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив

image

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.

 

Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.

Читать полностью

Электронные архивы в среде ECM

Прежде чем говорить о месте систем электронного архива в среде управления корпоративным контентом, необходимо тщательно рассмотреть жизненный цикл отдельного электронного документа.   Жизненный цикл документа Рис.1 Жизненный цикл документа

Отличительные особенности систем электронного архива в соответствии со стандартом MoReq2:
  • предотвращение изменений документа;
  • строгие правила хранения;
  • хранение только финальной версии документа;
  • запрещено удаление документов, кроме строго контролируемых ситуаций;
  • строго упорядоченная структура документов (классификационная схема);
  • можно работать ежедневно, но в первую очередь предназначена для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Система автоматизации архивного делопроизводства

Одним из видов систем электронных архивов являются системы автоматизации архивного делопроизводства. Такие системы, равно как и сами архивы для муниципальных организаций выделяются строгими требованиями к организации процесса архивирования и передаче документов в архив от бизнес-ориентированнх систем. Системы, созданые для компаний, помимо государственных требований дополнительно отвечают внутрикорпоративным стандартам в области делопроизводства.

 

Системы автоматизации архивного документооборота отвечают за последний этап жизненного цикла документа, а именно за архивное хранение, предоставление информации и уничтожение документа. На данном этапе документы уже не используются активно и нужны в основном для справки и соответствия требованиям государственных проверяющих органов по хранению документации.

 

Основными задачами архива организации являются:

  1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  2. учет и обеспечение сохранности документов;
  3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  4. использование хранящихся в архиве документов;
  5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение.

 

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

  • ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Архивное делопроизводство

Это  процесс учета, приемки, хранения в архиве документов, имеющий в себе несколько составляющих.

 

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение

 

Создание номенклатуры дел - систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

 

Формирования дел в организации - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

 

Составление и оформление описей дел – необходимо для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

 

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

  • определение источников комплектования архива;
  • определение состава документов, подлежащих приему в архив такими документами могут быть: счета фактуры, акты выполненных работ, накладные, договора и т.д.;
  • организация передачи документов в архив.

 

Учет документов в архиве — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

 

Обеспечение сохранности - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

 

Уничтожение документов – процесс утилизации документов с истекшим сроком хранения. Срок хранения определяется типом документа, действующим законодательством и, в особых случаях, политикой компании. Уничтожению документов предшествует экспертиза ценности.

 

Использование документов архива - применение информации архивных документов в различных целях. Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователям

 

Исполнение запросов к документам архива — информация выдается по запросу сотрудников, в текущей деятельности которых возникла необходимость обращения к архивным документам.

 

Ведение архивов и архивного делопроизводства традиционно основывалось на бумажных документах. Данный способ увеличивает объемы бумажной документации, создает сложности учета, оперативного поиска необходимой документации, реакции на запросы сотрудников. Очень часто медленная реакция «традиционного» бумажного архива сводит на нет всю оперативность других подразделений комании.

 

На данный момент программное обеспечение, способное автоматизировать функции архивного делопроизводства, представлено на рынке отечественными разработчиками. Данный факт обусловлен специфичностью «русского» делопроизводства по сравнению с западным. Системы данного профиля создаются отдельно для муниципальных предприятий и для бизнес структур по причине различий в требованиях к работе систем.

 

Такие системы построены на базе СЭД — систем электронного докуметооборота, но при этом имеют несколько значительных отличий:

  1. Система автоматизации архивного делопроизводства не должна хранить образы бумажных документов. Достаточно карточки с информацией о местоположении дела в архиве.
  2. Система акцентируется не на контроле статуса документа, но на соблюдении регламентов хранения, уничтожения, экспертизы документов и предоставленияинформации по ним.

 

Данные системы в разной мере позволяют автоматизировать и упростить выполнение перечисленных функций.

 

Требования к системе автоматизации архивного делопроизводства:

  1. Адаптация под конкретные требования к работе с документами в компании заказчика
  2. Конфиденциальность всей информации в системе
  3. Легкий для понимания пользователями интерфейс

 

Эффекты от внедрения системы автоматизации архивного делопроизводства:

  • Обеспечение сохранности информации, представленной в электронной форме
  • Устранение рисков безвозвратной потери важной информации, представленной только на бумажном носителе
  • Соответствие составленных дел внутрикорпоративным нормам
  • Снижение потерь рабочего времени
  • Повышение скорости обработки и предоставления информации
  • Разграничение прав доступа к использованию бумажного документа или его поискового образа. Требования к распределению прав доступа, позволяющих использовать электронный документ, устанавливаются организацией самостоятельно.
  • Эффективное использование архивных документов всеми работниками компании (даже удаленных подразделений) при минимальных временных затратах на поиск и оформление необходимых документов; Сокращение трудозатрат делопроизводителей и сотрудников, ответственных за архив;
  • Оптимизация номенклатуры задач соответствующих сотрудников (освобожденное рабочее время можно направить на решение других задач);

 

 

 

При написании статьи использовались материалы документа «Основные правила работы архива организации» от 06.02.2002 Федеральной архивной службы России Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

 


ЗАО»Национальныйудостоверяющий центр ЭЦП»

alee_logoПредоставление услуг по работе в автоматизированной системе подтверждения электронной подписи, позволяющей обмениваться электронными документами, имеющими юридическую силу

Проект: разработка системы внешнего документооборота (2010)

Читать полностью