RECS `2014: секреты минимизации затрат на ECM от IBM

ibm-filenet-250x250Автор: Андрей Колесов 13.10.2014

Как можно оптимизировать усилия при внедрении и эксплуатации систем управления корпоративным контентом (ЕСМ), которые сегодня обеспечивают выполнение критически важных для организаций задач, при этом учитывая возможность их развития в долгосрочной перспективе? Этим вопросам было посвящено выступление на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit 2014 (RECS) руководителя направления ECM компании IBM в России и СНГ Дмитрия Лактионова. Читать полностью

Новое исследование AIIM: ECM на перепутье

В конце мая этого года на сайте AIIM было опубликовано исследование текущей ситуации в области ECM под названием «ECM на перепутье» (ECM at the crossroads). Исследование проходило с 15 марта по 4 апреля 2013 года с помощью специализированного веб-приложения для опросов. В нем приняли участие 65 000 членов виртуального сообщества AIIM.  Зарегистрированные пользователи могут ознакомиться с полной версией материалов исследования здесь.  Сегодня мы публикуем краткий дайджест этих материалов.

 

 

Читать полностью

Я поддерживаю DoD 5015.2 и призываю все федеральные агентства принять его (ответ Марка Манделя)

picture-433От переводчика. Вчера мы опубликовали дискуссионную статью Дона Людерса, содержающую весьма критическую оценку стандарта DoD 5015.2, де-факто являющегося национальным стандартом по управлению записи в США. Вскоре после того, как эта статья появилась на сайте AIIM, Марк Мандель (на фото справа) из компании Open Text (его статьи мы также не раз публиковали на нашем сайте) разместил свой ответ на нее, содержащий совсем другую, менее радикальную точку зрения. Он призывает не отказываться от стандарта, но дополнять и модернизировать его в соответствии текущими реалиями рынка.

Мы публикуем перевод этого ответа и приглашаем читателей к обсуждению.

Читать полностью

Почему я больше не поддерживаю стандарт DoD 5015.2

 От переводчика.   Стандартизация в области управления записями — очень актуальная и очень сложная тема, дискуссии по которой мы стараемся внимательно отслеживать.  Недавно на сайте AIIM была опубликована интересная подборка полемических статей вокруг стандарта DoD 5015.2.   Этот стандарт управления записями был изначально разработан в Министерстве обороны США, однако используется он в самых разных организациях как в США, так и в других странах.  На русский язык он не переведен.  Предлагаем вниманию наших читателей статью Дона Людерса, основателя компании HarborPoint Information Management. Автор высказывается о DoD 5015.2 весьма критически: по его мнению, стандарт содержит немало усложненных требований, которые вряд ли когда-либо будут соблюдены в реальных условиях работы.   Не разделяя точку зрения Дона Людерса и во многом не соглашаясь с ним, мы, тем не менее, публикуем перевод его статьи и приглашаем читателей к ее обсуждению.   Надеемся, что в дискуссии примут участие как документоведы, так и ИТ-специалисты.  В ближайшее время мы переведем и опубликуем статьи полемические отклики на предлагаемую статью. 

Читать полностью

Тенденции сегодняшнего дня: мобильность

imageОт переводчика. Одной из самых популярных тем, обсуждаемых как в зарубежном, так и в российском ECM-сообществе, в настоящее время является использование мобильных технологий. Отдельные аспекты этой темы мы уже затрагивали в предыдущих публикациях.

 

Многие игроки ECM-рынка создают мобильные приложения, позволяющие осуществлять просмотр и поиск документов со смартфонов и планшетов. К нашей компании клиенты также иногда обращаются с просьбой обеспечить мобильный доступ к разрабатываемой нами системе электронного архива.

 

При очевидных плюсах (расширение возможностей совместной удаленной работы, обеспечение бесперебойного доступа к документам из любого места) внедрение мобильного ECM порождает целый ряд сложных проблем: возникают сложности с обеспечением безопасности, с соблюдением установленных сроков хранения и удаления, с резервным копированием и восстановлением информации. Как сделать так, чтобы технологии мобильного ЕСМ действительно работали на пользу организации, повышая эффективность и проивзодительность труда сотрудников? Любопытные рассуждения на эту тему содержатся в статье совладельца американской компании Doculabs Ричарда Медины, перевод которой мы предлагаем вниманию наших читателей.

Читать полностью

Опубликован обзор «Электронные архивы: теория и практика внедрений»

image005

   

 Проект DOCFLOW выпустил Обзор успешных практик и рекомендаций экспертов по теме управления электронными архивами. В материале собраны ответы на самые распространенные вопросы заказчиков, каталог описаний проектов внедрений с комментариями и полезные справочные материалы. Обзор находится в свободном доступе на сайте DOCFLOW.ru.

 

 

Обзор рекомендаций  «Электронные архивы: теория и практика внедрений» — это удобный и лаконичный справочный документ для специалистов, перед которыми стоит задача построения электронного архива, выбора решения и поставщика, развития существующей системы хранения данных.

 

Соавторами материалов проекта DOCFLOW стали специалисты компаний таких компания как: 1С, ABBYY, Digital Design, Директум, ИнтерТраст, Компания «Креативные бизнес-технологии», Корпорация ЭЛАР, ЛАНИТ, ОПТИМА, Скартел, Электронные Офисные Системы (ЭОС). В этом Обзоре эксперты рынка СЭД делятся собственным опытом, который поможет заказчикам:

  • выбрать необходимый тип архива;

  • определить нужные шаги на пути к внедрению;

  • оценить ресурсы на реализацию проекта;

  • избежать возможных ошибок;

  • определить список критериев для выбора решения;

  • и оценить возможности развития внедренной системы.

 

 

В материал вошли:

  • 10 справочных статей с комментариями экспертов;

  • 7 кейсов, описывающих проекты внедрения различных типов электронного архива;

  • полезный чек-лист для составления требований к системе при выборе решения и поставщика и многое другое.

 

 

Материал будет интересен руководителям подразделений и специалистам, чьи требования к системе должны быть учтены в процессе внедрения решения; специалистам, отвечающим за проект внедрения электронного архива. http://www.docflow.ru/toolkits/3/

 

 

 

Баннер_ЭА_250х90

8 шагов к успешному внедрению ECM-решений

От переводчика.  Внедрение ECM-системы представляет собой достаточно сложный процесс, результат которого во многом зависит от правильной организации. Предлагаем вниманию наших читателей перевод статьи исполнительного директора американской компании Crest Businness Solutions Хеманта Прасада, посвященной проблемам выбора и внедрения ECM-систем.

 

Как отмечает директор компании Gartner по исследованиям Том Белл, в 50% случаев внедрение ECM-решений оказывается неудачным, если на выбор вендора и планирование было потрачено менее 6 месяцев.

 

Если количество неудачных проектов действительно таково, то это должно вызывать беспокойства у тех, кто собирается внедрить ECM-решение, потратив на него несколько сотен тысяч долларов. ECM-системы обычно внедряются, чтобы сэкономить средства, уменьшить количество бумажных документов и создать единый репозиторий для всех пользователей. Нередко все это заканчивается тем, что система работает медленно, а пользоваться ей невозможно: слишком сложна она для повседневного использования, да еще и работает медленно. Повышенная сложность в сочетании с крайне низкой скоростью вызывают возмущение рядовых пользователей и портят жизнь ИТ-специалистам.

Читать полностью

Снижение расходов — главная цель внедрения ECM-систем

Согласно данным исследования, проведенного AIIM в 2011 году, организации принимают решение внедрить ECM-системы для достижения следующих целей:

 

  • повышение продуктивности работы;
  • оптимизация бизнес-процессов;
  • обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
  • снижение расходов.

На приведенной ниже диаграмме показано, какие цели выделили 650 участников AIIM во время прошлогоднего опроса:

 

Мотивы к внедрению ECM-систем по результатам опроса AIIM

Большинство респондентов в качестве ключевых целей назвали повышение продуктивности и оптимизацию бизнес-процессов.

Опросы 2012 года (см., например, здесь) свидетельствуют  о смене приоритетов:  главной целью внедрения ECM-систем теперь все чаще называют снижение расходов.    Тенденция вполне объяснима: на фоне кризисных явлений в мировой экономике все больше организаций задумываются о повышении рентабельности путем оптимизации расходов.  Несомненно, что снижение расходов будет основным мотивом к внедрению и в 2013 году.

 

По материалам AIIM и блога компании Athento.

 

 

 

 

 

Что думают пользователи о безбумажных технологиях

imageНаш опыт разработки и внедрения системы электронного архива показывает, что многие трудности при переходе на электронное хранение документов обусловлены причинами чисто психологического характера: пользователи привыкли мыслить категориями «бумажной» эпохи и ко многим новациям привыкают с огромным трудом.

 

Человеческий фактор (говоря более точно — консерватизм мышления, заключающийся в приверженности пусть неудобным, но общепринятым и устоявшимся, практикам) — вот что в большинстве случаев не учитывается при внедрении систем электронного документооборота и электронного хранения документов. Очень сложно выбрать правильную стратегию, которая позволила за короткий срок бы научить пользователей полноценно использовать возможности новых технологий.

Читать полностью

Что теперь считать записью? Старые правила больше не работают

От переводчика. Системы электронного документооборота и архива в течение долгого времени опирались на схемы работы с документами, сформировавшиеся в бумажную эпоху. Однако в течение последних нескольких лет в практике предприятий и организаций все чаще приходится иметь дело с новыми типами контента, к которым вряд ли можно применить традиционные, «бумажные» подходы. В качестве примера можно привести записи в блогах, твиты, сообщения из социальных сетей и т. п. Блоги, микроблоги и социальные сети становятся важным инструментом взаимодействия организации с внешней средой. Генерируемый в них контент вполне может иметь доказательственное значение и выступать в качестве записи: например, опубликованный в блоге отчет о конференции, материалы которой нигде больше не опубликованы, является свидетельством о проделанной работе и может быть сохранен. Количество подобных примеров можно без труда умножить.

В силу специфики своей профессиональной деятельности мы внимательно отслеживаем все новейшие тенденции и видим, что проблема «социального» контента уже давно обсуждается в зарубежном ECM-сообществе. Читать полностью