Еще раз о том, кто и как переводит термин record

В российском ECM-сообществе то и дело вспыхивают дискуссии о том, как переводить специальную терминологию. Многие английские термины не имеют буквальных аналогов ни в одном другом языке. Их перевод представляет собой отдельную и сложную задачу. Мы регулярно читаем зарубежную литературу по проблематике ECM, и довольно часто над приходится поломать голову, подбирая адекватный вариант перевода того или иного термина. В последнее время мы стали обращаться к литературе не только на английском, но и на других языках. И нам, естественно, стало интересно: а как подходят к вопросам перевода англоязычной ECM-терминологии в других странах?

 

В первую очередь нас интересует, конечно же, термин record, до сих пор остающийся предметом оживленных дискуссий в профессиональном сообществе (см., например, здесь и здесь). Логическим завершением дискуссии по приведенным выше ссылкам стала заметка в блоге Натальи Храмцовской, в которой на примере глоссариев Международного института архивного дела Триеста и Марибора автор пытается показать, что в большинстве европейских языков английское record передается производными от латинского documentum. Приведенную в заметке табличку вряд ли можно считать убедительным и достаточным доказательством: конкретных примеров в ней не приводится. В поисках этих самых примеров мы обратились к ресурсам Интернета — и нашли, что, оказывается, и европейские ECM-специалисты сталкиваются с проблемой перевода термина record. Посмотрим, как этот термин передается на немецкий и испанский языки.

Читать полностью

Что такое информационое ожирение и как с ним бороться

imageОт переводчика. Занимаясь созданием и внедрением системы электронного архива, мы не раз сталкивались с ситуациями, когда организации вводят документы в систему без разбора, не уделяя должного внимания экспертизе их ценности. Об этом уже писали. В обсуждениях наших предыдущих публикаций по данному вопросу большинство участников отстаивали следующий взгляд: сохранять можно всю поступающую информацию, она в любой момент может пригодиться. Насколько обоснован такой подход в масштабах крупной организации. Что дешевле и эффективнее: сохранять все, что возможно сохранить — или же грамотно управлять информацией, своевременно удаляя все ненужное? Любопытную статью на эту тему мы нашли в блоге Джорджа Парападакиса, ECM-специалиста из компании IBM. Ее перевод мы и предлагаем вниманию наших читателей.

Читать полностью

Управление записями: политики и процедуры

image От переводчика. Предыдущая публикация,  посвященная вопросам сохранения лишней информации, вызвала весьма оживленную дискуссию среди читателей. Итоги голосования за соответствующий пост на портале Хабрахабр (14 — за и 12 — против) свидетельствуют о том, что аудитория разделилась на два противоположных лагеря. Одни утверждают, что гораздо лучше и безопаснее сохранять в электронном виде любую информацию. Другие — что для электронной документации также должны быть установлены определенные сроки хранения, по истечении которых она может быть уничтожена после проведения экспертизы ценности документа. И те, и другие по-своему правы.

 

Действительно, если речь идет об архивах организаций, утрата ценной информации может повлечь за собой серьезные временные и финансовые затраты. Сроки хранения документов предприятий и организаций регламентируются как внешними (например, законодательными), так и внутрикорпоративными нормами. При этом ни в одном нормативном документе ничего не сказано о критериях ценности и важности информации. Документы, которые по тем или иным причинам считаются ценными, в некоторых организациях вполне могут храниться и сверх установленных сроков.

 


Большинство существующих норм и правил архивного хранения «заточены» под бумажные документы; зачастую они очень ложатся на реалии цифровой эпохи. Например, в нашей стране документы, относящиеся к личным делам сотрудников организации, надлежит хранить в течение 75 лет. Однако можно ли считать данное требование выполнимым для электронных документов? В течение 75 лет неизбежно произойдет устаревание носителей и форматов (это достаточно сложная тема, заслуживающая отдельного обсуждения), которое также может привести к утрате ценной информации. Как разрешить эту проблему?


Мы уже не раз сталкивались с данной проблемой, занимаясь промышленным сканированием документов. Объем среднего проекта (включая «сырые» файлы со сканеров) составляет сотни гигабайт, а порой и терабайты. По окончании проекта и подписании акта выполненных работ мы имеем полное право эти данные удалить — и будем совершенно правы: если истекли все сроки контракта, мы не обязаны их хранить. Но нередко бывает так, что клиент, утративший диски с отсканированными материалами, просит нас вновь предоставить файлы. Столкнувшись несколько раз с подобной ситуацией, мы приняли решение: хранить все материалы по каждому проекту в течение одного года со дня его окончания.

 


Другой пример имеет отношение практически ко всем компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность. Нарушение установленных сроков представления форм учета и отчетности по валютным операциям влечет за собой возбуждение дела об административном нарушении и рассматривается в Росфиннадзоре. Одним из фактов, подтверждающих, что нарушение произошло не по вине вашей компании, будет переписка в том числе и электронная с вашим контрагентом. Учитывая, что лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, необходимо хранить всю корпоративную электронную почту минимум год.


Естественно, что законодательство зачастую не поспевает за развитием информационных технологий и в деятельности компаний необходимо руководствоваться реалиями бизнеса и практической логикой.

 

Предлагаем вниманию аудитории перевод статьи специалиста компании Doculabs Рича Медины, посвященной проблеме выработки политик и процедур в области управления записями. Надеемся, что данная публикация позволит прояснить уже затронутые в предыдущей дискуссии вопросы и рассчитываем, что наши читатели поделятся собственным опытом в области организации хранения электронных документов.

Читать полностью

Не храните лишнюю информацию: это бьет по карману

 

imageОт переводчика. Как часто вы обращаетесь к собственному домашнему фотоархиву? Конечно же, вы регулярно просматриваете свежие фотографии, иллюстрирующие совсем недавние события из вашей жизни. Еще вы посылаете их друзьям по электронной почте, размещаете в блогах и социальных сетях… Но проходит месяц — и воспоминания о событии стираются, и фотографии утрачивают былую значимость. Глядя на те же самые фото через год вы, возможно, вообще не вспомните, когда и зачем все это было снято. По мере разрастания фотоархива к вам приходит в голову вполне разумная идея: оставить лишь те фотографии, которые отражают действительно значимые события (например, свадьбу или защиту диссертации) и к которым вы будете время от времени обращаться​ Но чем больше времени проходит — тем менее осуществимым становится такой план. Вы просто физически не сможете просмотреть такое количество фотографий и определить, что нужно оставить, а что — удалить. Поэтому в такой ситуации вы, скорее всего, примете самое простое решение: приобретете жесткий диск большей емкости и перенесете фотоархив на него. Впрочем, к большинству фотографий вы все равно не будете обращаться.

 

Приведенный выше пример показывает, что частота обращения к документам со временем снижается. А теперь представьте себе, что речь идет не о домашнем фотоархиве, а об огромном массиве документов предприятия или организации. Для структурированного хранения документах в организациях внедряется специальное ПО — системы электронного архива (СЭА). В соответствии с определением, ставшим уже общепринятым и зафиксированным в стандарте MoReq, СЭА предназначены прежде всего для хранения бизнес-значимых документов. Однако часто бывает так, что в таких системах хранятся документы, утратившие свою значимость (например, видеозаписи выступлений на конференции по проблемам электронной коммерции, которые уже много лет как перестали быть актуальными или утратившие юридическую силу приказы и распоряжения, срок обязательного хранения которых давно истек).

 

Занимаясь разработкой и внедрением собственной системы электронного архива, мы часто сталкиваемся с тем, что вопросам экспертизы ценности переводимых в цифровой вид материалов в организациях в подавляющем большинстве случаев не уделяется внимания. В результате в систему вводится все подряд, без разбора. Ввод и хранение лишних документов всегда сопряжены с дополнительными временными и финансовыми затратами.
Как выстроить подход к управлению записями с учетом неизбежного уменьшения частоты обращения к документом? Как выработать политику архивного хранения с учетом темпов устаревания информации, характерных для нынешней эпохи?
Размышления на эту тему представлены в статье Сьюзан Гудман (США), специалиста по управлению записями Банка Америки.

Читать полностью

Польза и вред референс-визитов


Моя компания разрабатывает, продает и внедряет программные продукты в области ECM, а конкретнее системы электронных архивов и библиотек. Учитывая сложность проставляемых решений и масштабы некоторых проектов, потенциальные клиенты периодически запрашивают факты, подтверждающие успешность выполнения аналогичных проектов для организаций той же отрасли. Варианты таких подтверждений: статьи в специализированных изданиях, пресс-релизы, письма-отзывы, телефонные переговоры, референс-визиты. Если по составлению писем и проведению телефонных переговоров в интернете можно найти довольно много рекомендаций, то по «правильности» проведения референс-визитов информации крайне мало. Данная статья в первую очередь ориентирована на широкую аудиторию ИТ-консультантов и предпринимателей, выступающих в роли поставщиков и продвигающих сложные программно-аппаратные продукты и решения.

 

При выборе любого товара многим потенциальным покупателям недостаточно рекламных буклетов и отзывов счастливых владельцев: они хотят пощупать будущую покупку. Для удовлетворения данного желания существуют пробники, демонстрационные образцы, различные тест-драйвы. В случае со сложными информационными системами аналогичный подход также крайне рекомендован консультантами, аналитиками и прочими ИТ-доброжелателями.
При выборе корпоративного ПО изучение печатных материалов или установка и тестирование усеченной демо-версии не всегда дают достаточную информацию для принятия решения.

 

Наиболее предпочтительным для клиента видится вариант совмещения полезного с приятным, т.е. просмотр работающей системы с получением отзыва о работе не только с системой, но и компанией-поставщиком. Этим требованиям соответствует так называемый референтный, референс- или референц-визит к счастливому действующему пользователю. Слово reference обозначает как справку, рекомендацию, так и лицо, дающее отзыв. Читать полностью

ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив

image

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.

 

Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.

Читать полностью

Что год грядущий нам готовит: тенденции развития ECM в 2012 году

image От переводчика. Начало Нового года — прекрасный повод для подведения итогов и анализа дальнейших перспектив. Не так давно на сайте компании Doculabs нами была найдена интересная статья Джо Шепли (часть 1 и часть 2). Мы не могли не обратить внимания на эту статью: занимаясь разработкой и внедрением собственной системы электронного архива, мы стараемся отслеживать все актуальные мировые тенденции и изменения. Предлагаем несколько сокращенный перевод этой статьи вниманию наших читателей. Автор статьи размышляет о текущих трендах на зарубежном рынке ECM-систем. Приглашая наших читателей к дискуссии, предлагаем поразмышлять о том, какими будет тенденции развития ECM в России в ближайшие несколько лет.

 

1. Рост интереса к теории и методологии

Вопросы теории и методологии ECM сегодня являются предметом оживленных дискуссий. Переход на электронный документооборот сам по себе не является панацеей для решения текущих проблем организации: для того, чтобы грамотно и эффективно использовать программные продукты класса ECM-систем, необходимо знать, как и с помощью каких методов осуществляется управление информацией вообще. Внедрение ECM-систем не должно являться самоцелью; оно должно помочь решению наиболее сложных проблем с учетом специфики конкретной организации.
Интерес к теоретическим вопросам растет еще и потому, что в настоящее время наблюдается парадоксальная ситуация в сфере информационной культуры: основанные на «бумажном» мышлении подходы к работе с информацией стремительно устаревают, но во многих областях еще сохраняют свои позиции, а новые подходы и методы еще не сформировались. Поэтому повсеместный переход на электронный документооборот и электронное хранение документов неизбежно влечет за собой переосмысление многих вопросов организационно-методологического характера.

 

2. Расширение сферы применения ECM-технологий

ECM-системы внедряются в организациях, занимающихся самой разнообразной деятельностью. Если раньше основными пользователями ECM-систем были банки, финансовые организации, страховые и фармацевтические компании (т. е. организации, в деятельности которых основной акцент делается на работе с документами), то сегодня их внедряют на машиностроительных, горнодобывающих, химических предприятиях и т. п., то есть там, где работа с документами не является ключевым элементом деятельности: все эти организации что-то выпускают и продают, а работа с информацией при этом имеет второстепенный (сопутствующий) характер. Более того, в названных организациях в течение долгого времени соответствующие автоматизация соответствующих процессов велась с помощью не ECM-решений, а иных технологий. Читать полностью

Восемь причин неудачного внедрения ECM-решений

image От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы системы электронного архива, мы уделяем достаточно большое внимание проблемам теории и методологии ECM. Недавно на сайте консалтинговой компании Doculabs мы нашли интересную статью, посвященную организационно-методологическим аспектам проблем внедрения ECM-решений. Автор выделяет типовые случаи неудачного внедрения ECM и пытается проанализировать их причины. Многие из описываемых проблем актуальны и для современной российской практики.
Приглашаем к обсуждению всех, чья профессиональная деятельность так или иначе связана с ECM-проблематикой.

Неудачи, с которыми приходится сталкиваться при внедрении ECM-решений, можно условно разделить на 3 группы:

1. Неспособность адаптировать ECM-систему под нужды и потребности конкретной организации.
2. Неспособность уложиться в конкретные сроки: внедрение ECM-решений обычно занимает больше времени, чем это изначально предполагалось.
3. Невозможность уложиться в рамки планируемого бюджета.

Возникает вопрос: каковы основные причины этих неудач? Что можно сделать для того, чтобы их избежать? Читать полностью

Электронные архивы в среде ECM

Прежде чем говорить о месте систем электронного архива в среде управления корпоративным контентом, необходимо тщательно рассмотреть жизненный цикл отдельного электронного документа.   Жизненный цикл документа Рис.1 Жизненный цикл документа

Отличительные особенности систем электронного архива в соответствии со стандартом MoReq2:
  • предотвращение изменений документа;
  • строгие правила хранения;
  • хранение только финальной версии документа;
  • запрещено удаление документов, кроме строго контролируемых ситуаций;
  • строго упорядоченная структура документов (классификационная схема);
  • можно работать ежедневно, но в первую очередь предназначена для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

ГОСТ Р ИСО

ГОСТ- государственный стандарт

Оригинальные тексты стандартов:

 

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

 

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»

 

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»