Проект — Электронный архив документов, связанных с управлением землёй и муниципальным имуществом (2013 год)

Задачи

Электронный архив должен был обеспечить выполнение следующих задач:

• Размещение оцифрованной документации в едином хранилище и обеспечение долгосрочного и надёжного хранения документации в электронном виде
• Ускорение и упрощение доступа к документам архива и получения их копий сотрудниками ДМИЗО
• Ввод и хранение метаданных (полей описаний, атрибутов) документации в электронном виде
• Структуризация документов по различным параметрам
• Оперативное предоставление сотрудникам Заказчика доступа к документации в электронном виде
• Гибкий и быстрый поиск документации в электронном виде по метаданным и полным текстам документов
• Гибкое разграничение прав доступа сотрудников Заказчика к документации в электронном виде

Решение:
Программно-аппаратный комплекс «Электронный архив» на базе системы электронного архива STOR-M

Описание:

ДМИЗО ежедневно генерирует самостоятельно и получает извне большой объём документов, связанных с управление (оформлением, арендой, продажей, оценкой и т.д.) землёй и муниципальным имуществом. Большая часть генерируемых/поступающих документов подлежит обязательному хранению в течение сроков, устанавливаемых государственными нормами (от 5 до 75 лет), в архиве ДМИЗО. За многолетнюю историю функционирования ДМИиЗО в архиве скопился очень большой объём документов,а процедуры передачи документов в архив и запроса документов из архива представляли собой многошаговые процессы, выполнение которых требует больших временных затрат.
Всё это, с одной стороны, приводило к длительной обработке заявок сотрудниками архива и их чрезмерной загрузке, а с другой стороны — к накоплению в подразделениях ДМИЗО большого объёма документов, которые подлежат передаче на архивное хранение.
Для решения описанных проблем был создан программно-аппаратный комплекс «Электронный архив», который позволил сотрудникам ДМИЗО получать необходимые документы мгновенно и разгрузил персонал архива. Также в результате появления возможности работы с электронными копиями документов без обращения к бумажным оригиналам была обеспечена сохранность документов.

В состав комплекса входят:

• Информационная система STOR-M
• Аппаратное обеспечение для развертывания системы
• Сканирующее оборудование, предназначенное для оцифровки архивного фонда

В ходе внедрения решения была проведена интеграция с существующими информационными системами ДМИЗО:

• Microsoft Active Directory для автоматической регистрации и последующей авторизации сотрудников ДМИЗО в системе, включая поддержку режима SSO, обеспечивающего сквозную авторизацию пользователей системы через существующий сеанс Windows (без ввода логина и пароля)
• Корпоративный почтовый сервер для рассылки уведомлений пользователям системы по различным событиям

Дополнительно была проведена внештатная интеграция STOR-M с базой данных Федеральной Информационной Адресной Системы (БД ФИАС) в части города Красноярска в целях получения актуальных адресных сведении и их еженедельного обновления в автоматическом режиме.

Перспективы развития проекта

Планируется интеграция внедряемой в ДМИЗО геоинформационной системы (ГИС) с системой STOR-M в целях создания комплексного решения, сочетающего в себе преимущества ГИС и СЭА, покрывающего следующие задачи:

• Получение документов по объекту на карте
• Переход к расположению объекта карте из документа
• Формирование разнообразной, в том числе финансовой, статистики и аналитики

Реализована дополнительная функция:
Интеграция с БД ФИАС — автоматическая загрузка в систему адресной информации по городу Красноярску из справочника БД ФИАС и её еженедельная актуализация
Документация: Землеустроительные дела, кадастровые и технические паспорта, свидетельства, договора, отчеты и т. д. (А4-А0, неформатные) общим объёмом более 12 млн. страниц