Старт проекта
Инициатором проекта внедрения электронного архива чаще всего становится руководитель компании или департамента, желающий оптимизировать работу с многочисленными документами.
В соответствии со стандартом PMBOK инициация проекта ставит своей целью провести анализ осуществимости проекта и, в случае утвердительного ответа, авторизовать проект для исполнения в компании. Авторизация проекта — получение от руководства официального разрешения на использование ресурсов компании (человеческих, денежных, организационных и т.п.) в проекте. Руководитель проекта должен быть назначен на этапе инициации.
На этапах инициации и планирования исполняющая организация задействует, как правило, свои лучшие ресурсы, которые необходимы в других проектах. Поскольку выходом процесса инициации может быть также (и чаще всего бывает) отказ организации от вхождения в проект, организация заинтересована в скорейшем ответе «да или нет» и минимизации задействования своих ресурсов на этапе инициации.
Инициация проекта завершается выпуском Устава проекта и предварительного описания содержания проекта.
Инициация проекта проходит через следующие стадии:
- Определение проблемы, которую необходимо решить, или возможности, реализация которой даст компании преимущество на рынке;
- Обозначение измеримого ожидаемого результата проекта;
- Анализ достижимости целей проекта;
- Принятие решения о старте/отмене проекта;
- Определение приоритетности проекта;
- Назначение менеджера проекта;
- Фиксация точки старта проекта.
Указанные стадии могут идти одновременно.
Компании часто недооценивают сложность проектов внедрения электронного архива и не уделяют должного внимания стадии инициации, сразу приступая к планированию или непосредственно к реализации. Это чаще всего приводит к распылению усилий компании на хаотичные инициативы без видимого результата. В итоге реальные проблемы компании остаются нерешенными.
