Установка на внутреннем сервере или SaaS?
От переводчика. В последнее время в области ECM все более широкое применение находит бизнес-модель продажи и использования программного обеспечения, известная под названием SaaS (Software as a Service). Какая модель выгоднее: традиционная (т.е. предполагающая установку ECM-системы на внутреннем сервере организации) или SaaS? Что следует учитывать при выборе бизнес-модели? На какие факторы следует обратить особое внимание? Об этом пойдет речь в публикуемом нами переводе статьи из блога испанской компании Athento.
Если ваша организация собирается внедрять систему электронного документооборота или архива, количество предлагаемых вариантов внедрения может ввести вас в замешательство. Нужно выбрать не только продукт, который позволит не только решить существующие проблемы, но будет также «вписываться» в ИТ-инфраструктуру организации.
Обычно организации приобретают ПО для организации электронного документооборота/хранения документов, а затем устанавливают его на серверах и рабочих станциях. В последние годы, однако, на рынке появляются другие решения: все документы хранятся на внешнем сервере, а доступ к ним осуществляется через Интернет.
Цель настоящей статьи — дать сравнительный анализ ECM-решений, развертываемых на внутренних серверах организации, и так называемых облачных решений. Оба типа решений имеют свои преимущества и недостатки, поэтому в статье будет приведена максимально подробная информация, которая поможет вам сделать выбор.
Облачные решения обычно обозначаются аббревиатурой SaaS (Software as a Service). Для решений, развертываемых на внутренних серверах организации, в русском языке единого термина нет; в англоязычных материалах иногда используется термины on-premise и in-house.
Сравнивать два типа решений мы будем в следующих аспектах:
-
финансовом- во сколько обходится внедрение решений каждого из типов?
-
техническом- насколько сложно с технической точки зрения осуществляется развертывание решений каждого типа?
-
в аспекте интеграции- каковы перспективы интеграции с другими информационными системами для решений обоих типов?
-
в аспекте безопасности — чем различаются два типа решений с точки зрения безопасности?
-
методологическом — как принятая в организации методология работы с ИТ влияет на конечный выбор.
Более детальный обзор по всем пунктам представлен ниже.
Финансовая сторона вопроса
При выборе решения для предприятия или организации финансовая сторона вопроса играет важную роль. Развертывание системы на внутренних серверах предполагает выплату крупной суммы в самом начале проекта, тогда как при выборе SaaS-решения небольшие суммы выплачиваются ежемесячно.
Выбирая «внутреннее» решение, нужно обратить внимание на технические требования к серверу, на котором оно будет развернуто. Существует, например, ПО, которое работает только под Windows или только под Linux; перед тем, как его приобретать, необходимо убедиться, что ваше сервер соответствует требованиям вендора. Некоторые приложения требуют отдельного сервера, а некоторые могут работать совместно с другими приложениями. Если новое приложение можно установить на имеющиеся в наличии серверы, то общие затраты на внедрение системы будут ниже.
Если же потребуются обновлять существующее серверное ПО или приобретать новый сервер – эти затраты на внедрение системы возрастут довольно существенно.
Во многих случаях индивидуальные рабочие станции также должны соответствовать техническим требованиями вендора (соответственно, их обновление также будет сопряжено с дополнительными расходами). Если же доступ к документам осуществляется через веб, требования к рабочим станциям менее критичны — достаточно, чтобы они поддерживали актуальные версии веб-браузеров.
Если в организации имеется сервер, соответствующий всем требованиям вендора, то на нем можно развернуть «внутреннее» решение. При этом нужно учитывать, что «внутреннее» решение повлечет за собой и расходы на резервное копирование данных.
«Внутреннее» решение повлечет за собой расходы на поддержку и обновление ПО. Согласно существующей статистике, годовые расходы на техническую поддержку составляют от 15 до 25% от первоначального платежа.
Одним из существенных преимуществ модели SaaS является отсутствие начальных платежей, а также отсутствие необходимости платить за техническую поддержку и резервное копирование данных. Все эти расходы, как правило, уже включены в ежемесячный платеж. Обеспечение работоспособности сервера и резервное копирование ложатся на плечи поставщика услуг. Подходы к вопросом технической поддержки в рамках модели SaaS существенно различаются, и сопоставить их в рамках одной статьи невозможно; детали лучше уточнять у конкретного поставщика услуг.
Приведем конкретный пример. Стоимость развертывания системы на внутренних серверах организации (для 30 пользователей) составляет (в соответствии с текущими ценами компании Athento):
-
первоначальные консультации и подбор конфигурации системы: 2000 евро;
-
лицензии и техническая поддержка: (1000 евро лицензия и 200 евро — годовая техническая поддержка для каждого пользователя);
-
если необходима покупка нового сервера, то добавляем еще 5000 евро.
В то же время в рамках модели SaaS стоимость ПО составляет 19 евро на пользователя в месяц. При большом количестве пользователей стоимость может быть снижена.
Таким образом, расходы на использование и поддержку ПО в рамках модели SaaS составят: 259 евро/мес х 12 месяцев = 3 108 евро в год. Расходы на пять лет составят 3 108х5 = 15 540 евро.
Расходы на внедрение системы, а также на техническую поддержку и обновление при развертывании на внутреннем сервере составят примерно 54000 евро. В эту цифру не включены расходы на техническое обслуживание сервера и резервное копирование данных. Разумеется, в некоторых ситуациях могут потребоваться и дополнительные расходы, увеличивающие стоимость решения.
Развертывание
Отдельно следует обсудить вопросы имплементации системы. Под развертыванием понимается процесс установки и подготовки к работе ПО на сервере и рабочих станциях. Отличительной особенностью модели SaaS то, что при ее использовании вам не придется тратить время на установку и конфигурирование сервера. В некоторых SaaS-решениях настройка сервера может занять от нескольких часов до нескольких дней.
Развертывание системы на внутреннем сервере требует большого труда от ИТ-специалистов организации. Нередки ситуации, когда работа по развертыванию системы не может быть должным образом организована по причине чрезмерной занятности сотрудников ИТ-подразделений, которые к тому же могут быть задействованы на других, важных для организации проектах.
Использование модели SaaS позволяет всех этих проблем избежать и сразу же перейти к другому этапу — подготовке рабочих станций и обучению пользователей. Это является несомненным преимуществом.
Интеграция и кастомизация
Важно продумать, как ECM-система будет интегрирована с другими приложениями и системами, используемыми в настоящее время на предприятии. Как правило, легче интегрировать приложения, развертываемые в одной сети, что является несомненным преимуществом «внутреннего» решения. Это правило, однако, не имеет всеобщего характера.
Проблемы интеграции могут быть решены и в рамках модели SaaS. Имеется возможность интеграции бухгалтерской программы с системой электронного архива, распространяемой по SaaS.
Некоторые вендоры предлагают SaaS-решения, которые не могут быть подстроены под индивидуальные особенности клиентов и не предполагают возможности изменения.
Еще более сложной проблемой является интеграция двух SaaS-решений: например, ECM- и CRM-системы.
Резюмируя сказанное, еще раз повторим:у систем, развертываемые на внутреннем сервере, имеется значительно больше возможностей для интеграции.
Безопасность
Вне зависимости от того, какое решение — внутреннее или SaaS – будет в конце концов выбрано, вопросам безопасности следует уделять особое внимание.
В обоих типах решений данные хранятся в централизованном репозитории; существует возможность контроля доступа.
При развертывании системы на внутреннем сервере физический сервер, на котором хранятся все документы, должен быть доступен только администраторам. В системах SaaS доступ к серверам только авторизованные пользователи.
Доступ пользователей к системам SaaS может осуществляться различными способами. Обычно пользователи входят в систему через веб-браузер. Каждый пользователь вводит уникальный пароль. Вход в систему может быть организован на основе каталогов LDAP/ActiveDirectory. Протокол SSL запрещает неавторизованным пользователям вход в систему.
Еще одной проблемой безопасности является экспорт данных. Как проще экспортирован документы из системы: если она установлена на внутреннем сервере или же если она распространяется по модели SaaS? Сможем ли мы извлечь все документы из системы?
В хороших системах все документы хранятся в нативном формате и могут быть извлечены в любой момент.
Перспективные варианты можно найти как во «внутренних», так и в SaaS-решениях.
Методологический аспект
Нужно сразу отметить, что далеко не все организации задумываются о методологическом аспекте: они просто рассматривают все имеющиеся возможности, а уже затем принимают решение.
Многие организации выбирают то или иное решение потому, что оно «вписывается» в широкий контекст их деятельности. Например, недавно основные предприятия и организации гораздо чаще склонны выбирать модель SaaS, а не установку на внутреннем сервере. Это помогает им сэкономить средства и время на развертывание и техническую поддержку системы.
Более развитые организации, как правило, выбирают «внутренние» решения. Оба подхода можно считать правильными; конечный выбор одного из них определяется лишь спецификой деятельности организации.
Если ваша организация собирается внедрять систему электронного документооборота или архива, количество предлагаемых вариантов внедрения может ввести вас в замешательство. Нужно выбрать не только продукт, который позволит не только решить существующие проблемы, но будет также вписываться в ИТ-инфраструктуру организации.
Обычно организации приобретают ПО для организации электронного документооборота/хранения документов, а затем устанавливают его на серверах и рабочих станциях. В последние годы, однако, на рынке появляются другие решения: все документы хранятся на внешнем сервере, а доступ к ним осуществляется через Интернет.
Цель настоящей статьи — дать сравнительный анализ ECM-решений, развертываемых на внутренних серверах организации, и так называемых облачных решений. Оба типа решений имеют свои преимущества и недостатки, поэтому в статье будет приведена максимально подробная информация, которая поможет вам сделать выбор.
Облачные решения обычно обозначаются аббревиатурой SaaS (Software as a Service). Для решений, развертываемых на внутренних серверах организации, в русском языке единого термина нет; в англоязычных материалах иногда используется термины on-premise и in-house.
Сравнивать два типа решений мы будем в следующих аспектах:
-
финансовом- во сколько обходится внедрение решений каждого из типов?
-
техническом- насколько сложно с технической точки зрения осуществляется развертывание решений каждого типа?
-
в аспекте интеграции- каковы перспективы интеграции с другими информационными системами для решений обоих типов?
-
в аспекте безопасности — чем различаются два типа решений с точки зрения безопасности?
-
методологическом — как принятая в организации методология работы с ИТ влияет на конечный выбор.
Более детальный обзор по всем пунктам представлен ниже.
Финансовая сторона вопроса
При выборе решения для предприятия или организации финансовая сторона вопроса играет важную роль. Развертывание системы на внутренних серверах предполагает выплату крупной суммы в самом начале проекта, тогда как при выборе SaaS-решения небольшие суммы выплачиваются ежемесячно.
Выбирая «внутреннее» решение, нужно обратить внимание на технические требования к серверу, на котором оно будет развернуто. Существует, например, ПО, которое работает только под Windows или только под Linux; перед тем, как его приобретать, необходимо убедиться, что ваше сервер соответствует требованиям вендора. Некоторые приложения требуют отдельного сервера, а некоторые могут работать совместно с другими приложениями. Если новое приложение можно установить на имеющиеся в наличии серверы, то общие затраты на внедрение системы будут ниже.
Если же потребуются обновлять существующее серверное ПО или приобретать новый сервер – эти затраты на внедрение системы возрастут довольно существенно.
Во многих случаях индивидуальные рабочие станции также должны соответствовать техническим требованиями вендора (соответственно, их обновление также будет сопряжено с дополнительными расходами). Если же доступ к документам осуществляется через веб, требования к рабочим станциям менее критичны — достаточно, чтобы они поддерживали актуальные версии веб-браузеров.
Если в организации имеется сервер, соответствующий всем требованиям вендора, то на нем можно развернуть «внутреннее» решение. При этом нужно учитывать, что «внутреннее» решение повлечет за собой и расходы на резервное копирование данных.
«Внутреннее» решение повлечет за собой расходы на поддержку и обновление ПО. Согласно существующей статистике, годовые расходы на техническую поддержку составляют от 15 до 25% от первоначального платежа.
Одним из существенных преимуществ модели SaaS является отсутствие начальных платежей, а также отсутствие необходимости платить за техническую поддержку и резервное копирование данных. Все эти расходы, как правило, уже включены в ежемесячный платеж. Обеспечение работоспособности сервера и резервное копирование ложатся на плечи поставщика услуг. Подходы к вопросом технической поддержки в рамках модели SaaS существенно различаются, и сопоставить их в рамках одной статьи невозможно; детали лучше уточнять у конкретного поставщика услуг.
Приведем конкретный пример. Стоимость развертывания системы на внутренних серверах организации (для 30 пользователей) составляет (в соответствии с текущими ценами компании Athento):
-
первоначальные консультации и подбор конфигурации системы: 2000 евро;
-
лицензии и техническая поддержка: (1000 евро лицензия и 200 евро — годовая техническая поддержка для каждого пользователя);
-
если необходима покупка нового сервера, то добавляем еще 5000 евро.
В то же время в рамках модели SaaS стоимость ПО составляет 19 евро на пользователя в месяц. При большом количестве пользователей стоимость может быть снижена.
Таким образом, расходы на использование и поддержку ПО в рамках модели SaaS составят: 259 евро/мес х 12 месяцев = 3 108 евро в год. Расходы на пять лет составят 3 108х5 = 15 540 евро.
Расходы на внедрение системы, а также на техническую поддержку и обновление при развертывании на внутреннем сервере составят примерно 54000 евро. В эту цифру не включены расходы на техническое обслуживание сервера и резервное копирование данных. Разумеется, в некоторых ситуациях могут потребоваться и дополнительные расходы, увеличивающие стоимость решения.
Развертывание
Отдельно следует обсудить вопросы имплементации системы. Под развертыванием понимается процесс установки и подготовки к работе ПО на сервере и рабочих станциях. Отличительной особенностью модели SaaS то, что при ее использовании вам не придется тратить время на установку и конфигурирование сервера. В некоторых SaaS-решениях настройка сервера может занять от нескольких часов до нескольких дней.
Развертывание системы на внутреннем сервере требует большого труда от ИТ-специалистов организации. Нередки ситуации, когда работа по развертыванию системы не может быть должным образом организована по причине чрезмерной занятности сотрудников ИТ-подразделений, которые к тому же могут быть задействованы на других, важных для организации проектах.
Использование модели SaaS позволяет всех этих проблем избежать и сразу же перейти к другому этапу — подготовке рабочих станций и обучению пользователей. Это является несомненным преимуществом.
Интеграция и кастомизация
Важно продумать, как ECM-система будет интегрирована с другими приложениями и системами, используемыми в настоящее время на предприятии. Как правило, легче интегрировать приложения, развертываемые в одной сети, что является несомненным преимуществом «внутреннего» решения. Это правило, однако, не имеет всеобщего характера.
Проблемы интеграции могут быть решены и в рамках модели SaaS. Имеется возможность интеграции бухгалтерской программы с системой электронного архива, распространяемой по SaaS.
Некоторые вендоры предлагают SaaS-решения, которые не могут быть подстроены под индивидуальные особенности клиентов и не предполагают возможности изменения.
Еще более сложной проблемой является интеграция двух SaaS-решений: например, ECM- и CRM-системы.
Резюмируя сказанное, еще раз повторим:у систем, развертываемые на внутреннем сервере, имеется значительно больше возможностей для интеграции.
Безопасность
Вне зависимости от того, какое решение — внутреннее или SaaS – будет в конце концов выбрано, вопросам безопасности следует уделять особое внимание.
В обоих типах решений данные хранятся в централизованном репозитории; существует возможность контроля доступа.
При развертывании системы на внутреннем сервере физический сервер, на котором хранятся все документы, должен быть доступен только администраторам. В системах SaaS доступ к серверам только авторизованные пользователи.
Доступ пользователей к системам SaaS может осуществляться различными способами. Обычно пользователи входят в систему через веб-браузер. Каждый пользователь вводит уникальный пароль. Вход в систему может быть организован на основе каталогов LDAP/ActiveDirectory. Протокол SSL запрещает неавторизованным пользователям вход в систему.
Еще одной проблемой безопасности является экспорт данных. Как проще экспортирован документы из системы: если она установлена на внутреннем сервере или же если она распространяется по модели SaaS? Сможем ли мы извлечь все документы из системы?
В хороших системах все документы хранятся в нативном формате и могут быть извлечены в любой момент.
Перспективные варианты можно найти как во «внутренних», так и в SaaS-решениях.
Методологический аспект
Нужно сразу отметить, что далеко не все организации задумываются о методологическом аспекте: они просто рассматривают все имеющиеся возможности, а уже затем принимают решение.
Многие организации выбирают то или иное решение потому, что оно «вписывается» в широкий контекст их деятельности. Например, недавно основные предприятия и организации гораздо чаще склонны выбирать модель SaaS, а не установку на внутреннем сервере. Это помогает им сэкономить средства и время на развертывание и техническую поддержку системы.
Более развитые организации, как правило, выбирают «внутренние» решения. Оба подхода можно считать правильными; конечный выбор одного из них определяется лишь спецификой деятельности организации.
