Проясняем понятия: системы электронного архива и электронный документооборот
Понятия «электронный документооборот» и «электронный архив» уже прочно вошли в лексикон современного делопроизводства. Однако современные публикации в специализированных журналах и материалы интернет-дискуссий свидетельствуют о том, что даже среди представителей профессионального сообщества прослеживается тенденция к смешению двух понятий. Смешение возникает во многом и вследствие того, что программное обеспечение, используемое в системах электронного архива и электронного документооборота, имеет практически одинаковые интерфейсы и включает практически идентичные функции. В данной статье мы попытаемся описать сходства и различия между двумя типами систем. Начнем с определения основных понятий:
Документ — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве (Определение из Большой советской энциклопедии).
Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Документооборот — процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).
Электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде.
Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование и учет архивных документов.
На основе всех приведенных выше дефиниций можно вывести следующее определение электронного архива:
Электронный архив — система технических и программных средств для хранения, систематизации, учета, поиска и извлечения архивных документов.
Следует отметить, что структурированное собрание документов в электронном виде является электронным архивом в строгом смысле этого слова. Система файлов на жестком диске компьютера (хотя она и представляет собой определенную структуру) архивом не является. Даже если мы попытаемся определенным образом систематизировать сохраненную на жестком диске информацию- например, распределив документы по папкам, в которых, в свою очередь, будут находиться еще и вложенные папки, электронного архива у нас не получится. Да, сначала такой подход может помочь в структурировании имеющейся информации и улучшении поиска, однако по мере увеличения числа документов распределять их по соответствующим папкам будет все сложнее. Трудности могут возникнуть даже при систематизации небольших по объему собраний персональных документов — что же говорить в таком случае об архивах крупных организаций, в которых приходится иметь дело с сотнями, а то и тысячами документов в день. Отметим также, что в описанных случаях даже не может быть и речи об обеспечении сохранности
Из приведенных рассуждений ясно, что система электронного архива должна обладать как минимум следующими характеристиками:
-
простота сохранения документа (документ должен загружаться в систему посредством буквально двух-трех кликов мыши);
-
автоматизированное систематизация/классификация документов (отнесение документов к определенной категории осуществляется автоматически);
-
широкие возможности поиска документов в архиве;
-
обеспечение полной сохранности информации независимо от физических воздействий, технологических изменений, смены форматов данных и т. п.
Системы электронного документооборота и системы электронного архива имеют ряд общих черт. Во-первых, единицей обработки в обоих классах систем является электронный документ. Во-вторых, оба класса систем предназначены для решения схожих задач, т. е. структурирования и систематизации потока документов внутри организации. В-третьих, как уже отмечалось выше, системы обоих классов имеют примерно одинаковые интерфейсы и включают примерно одинаковый базовый набор в функций.
Различия между двумя классами систем заключаются прежде всего в подходе к решению задач. В числе существенных различий необходимо назвать следующие:
-
В системе электронного документооборота фиксируется вся текущая документация организации; архивы (и электронные архивы в том числе) предназначены для сохранения значимой документации; определение значимости не может быть осуществлено автоматически и является сугубо человеческой задачей;
-
Системы электронного документооборота предназначены для ежедневной работы с документами (внесение изменений, утверждение, рассылка разным сотрудникам организации и т. п.). Системы электронного архива могут включать средства поддержки ежедневной работы, однако главной их целью является защищенное (в том числе и от внесения изменений) хранение значимых документов.
-
Системы электронного документооборота рассчитаны на работу с небольшими объемами информации; системы электронного архива изначально предназначены для работы с большими массивами документов;
-
Системы электронного документооборота предназначены для структурирования потока документов, с которыми организация имеет дело в настоящем; системы же электронного архива предназначены для систематизации и структурирования документов прошлого; кроме того, они позволяют задавать структуру для систематизации и хранения документов в будущем;
-
Система электронного документооборота обеспечивает лишь краткосрочное хранение документов, тогда как система электронного архива обеспечивает долгосрочное (как подчеркивается во многих публикациях по данной тематике — практически вечное) хранение;
-
В системах электронного архива имеются расширенные возможности для поиска документов.
