Все об электронных архивах на ЭлАрхиво.РУ

«Канцлер» — программные продукты компании IBA на платформе IBM Lotus Domino/Notes, созданные на основе результатов исследования и опыта компании в разработке систем электронного документооборота (СЭД) с 1998 года, предназначены для автоматизации документооборота и архивной обработки документов.

IBA предлагает следующие программные продукты «Канцлер»:

• Пакет прикладных программ (ППП) «Канцлер»
• ППП «Канцлер» под управлением ОС Linux
• Программный продукт «iBoss Канцлер»
• Система электронного документооборота «Канцлер Экспресс»
• Программный комплекс «Канцлер Мини»

Внедрение системы электронного документооборота «Канцлер» обеспечит:

• Организацию электронного документооборота: хранение, маршрутизацию и движение документов в реальном масштабе времени, коллективную и групповую работу сотрудников
• Автоматизацию делопроизводства: работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или архив
• Хранение и архивную обработку документов: централизованное хранение базы данных всех документов, поиск дел и документов, экспорт из систем автоматизации документооборота
• Возможность мобильной работы с документами СЭД: просмотр, согласование, подписание документов, в том числе с использованием ЭЦП, внесение в документы комментариев и резолюций, поиск документов

Пакет прикладных программ «Канцлер» и приложение «Архивное дело»

Пакет прикладных программ «Канцлер» является системой электронного документооборота, которая способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, архивной обработке документов, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению.

СЭД «Канцлер» работает по модульному принципу и может включать в себя различные приложения, связанные между собой «Базовой системой». Сегодня IBA предлагает 16 готовых приложений, которые могут быть подключены к «Базовой системе» в зависимости от потребностей пользователя:

• Мобильный Канцлер
• Делопроизводство
• Управление персоналом
• Договоры
• Архивное дело
• Обращения граждан
• Гербовые бланки
• Потоковое сканирование
• Электронная цифровая подпись
• Система менеджмента качества
• Задания
• Нормативные акты
• Система создания сайтов и управления контентом «Content Management System»
• Командировки
• Опубликование документов
• Доска объявлений

Архивное дело

Приложение «Архивное дело» пакета прикладных программ (ППП) «Канцлер» автоматизирует функции списания исполненных документов из системы документооборота организации на хранение в архив и обеспечивает формирование основных отчетных форм.

 

Общие сведения

Приложение предназначено для автоматизированного ведения архивного делопроизводства в организациях с целью повышения производительности труда сотрудников архивов и служб документационного обеспечения.

Приложение «Архивное дело» может использоваться как автономно, так и совместно с приложением «Делопроизводство» ППП «Канцлер».

Приложение позволяет динамично, с максимальным удобством и лёгкостью для пользователя автоматизировать процесс передачи и приёма исполненных документов из системы документооборота организации на хранение в архив, создание отчетных форм в соответствии с нормативно-методической базой по делопроизводству и архивному делу.

 

Платформа

Приложение реализовано на платформе IBM Lotus Domino/Notes.

 

Работа приложения

В приложении «Архивное дело» ведется электронная номенклатура дел. Номенклатурное дело служит основанием для списания и последующей передачи документов в архив:

 

Пользователи имеют возможность копировать на следующий делопроизводственный год как сводную номенклатуру дел в целом, так и ее части с возможностью редактирования. В приложении реализована печать сводной номенклатуры дел и номенклатуры дел структурных подразделений.

При передаче дел в архив на каждое дело заводится карточка с указанием реквизитов архивного хранения (заголовок дела, дата открытия и закрытия дела, количество листов, рубрика и т.д.). В учетную карточку вносятся реквизиты, связанные с систематизацией документального фонда:

 

В процессе архивного хранения отслеживаются все перемещения, выдача на руки, возврат, выбытие дел и документов. При этом поддерживается возможность оперативного контроля возврата дел и документов, выданных на руки.

В приложении реализована возможность формирования сдаточной описи (годового раздела сводной описи дел) для передачи документов в ведомственный архив, а также сводной описи для передачи на государственное хранение.

При уничтожении дел и документов, а также при их выдаче из архива обеспечивается формирование сопутствующей документации: акт об уничтожении дел, карта-заместитель дела, лист-заместитель документа.

 

Поиск

Приложение «Архивное дело» поддерживает атрибутивный поиск как по реквизитам дел, так и по реквизитам документов.

 

Безопасность

Гибкая настройка прав доступа и использование механизма ролей позволяют обеспечить сохранность и конфиденциальность информации в соответствии с требованиями нормативных актов и регламентов организации.

 

Основные функции приложения

В приложении «Архивное дело» автоматизированы такие функции по ведению архивного делопроизводства в организациях, как:

• Ведение электронной номенклатуры дел организации
• Списание исполненных документов в дела в ручном и автоматическом режиме
• Подготовка дел к передаче на архивное хранение
• Заведение карточек архивных дел и документов
• Группировка дел в пределах фонда с использованием хронологически-структурной схемы систематизации дел
• Контроль сроков хранения дел и документов на основе принятых критериев
• Выделение дел к уничтожению
• Учет и контроль движения дел и документов, ведение карт-заместителей на выданные дела и листков-заместителей на выданные документы
• Формирование основных отчетных форм.