Москва, 25 апреля 2013 г. – 22 мая в Москве, в гостинично-деловом комплексе «Рэдиссон Славянская» состоится DOCFLOW 2013 — крупнейшая в России и СНГ независимая конференция-выставка по электронному документообороту и управлению информационными ресурсам. Программа мероприятия и регистрация открыты на www.docflow.ru.
Международная организация по стандартизации (ISO) утвердила и опубликовала два новых стандарта, регламентирующих практику управления записями:
Эти стандарты являются первыми в серии MSR (management system for records). В них излагаются принципы, методы, политики и процедуры управления записями, основанные на наработанных во всем мире лучших практиках.
Дефиниции основных понятий в ISO 30300 нередко отличаются от дефиниций тех же самых понятий, приведенных в ISO 15489. При этом новые стандарты будут не заменой ISO 15489, а дополнением к нему.
В настоящее время в ISO ведется работа над стандартом ISO 30302 — Системы менеджмента записей. Рекомендации по внедрению.
По материалам AIIM.
На сайте компании Adobe опубликованы результаты опроса «Бумага — вымирающий вид?» (Paper: An Endangered Species?).
В качестве респондентов выступили сотрудники американских компаний, занимающиеся подготовкой, рассылкой и подписанием контрактов и соглашений.
Итоговые выводы сводятся к вполне очевидным положениям: работа с бумагой сопряжена с большими расходами, бумага крайне сомнительна с точки зрения безопасности и доверия, а электронные технологии позволяют компаниям привлекать новые таланты, а также стать более экологичными (кстати, в западном ECM-сообществе в последнее время часто обсуждаются экологические аспекты безбумажных технологий). Эти выводы, однако, совершенно не следуют из полученных в ходе опроса фактов.
Респонденты разделились на два лагеря: с одной стороны, примерно 50% опрошенных считают, что переход на безбумажные технологии позволит им снизить затраты и работать более эффективно; с другой - достаточно велико еще число людей, доверяющих бумажным документам больше, чем электронным: 42% отмечают, что редактируют бумажные документы более тщательно, а для 36% работа с бумагой кажется более продуктивной. Такие результаты вполне типичны и ожидаемы: в силу целого ряда объективных причин полного отказа от бумаги еще не произошло, а практик работы с электронными документами еще не сложилось.
Проведенный опрос свидетельствует и о том, что американские компании не торопятся переходить на электронное подписание контрактов: 98% опрошенных до сих пор используют бумагу в контрактной работе . Только 18% респондентов отмечают, что в их ведется работа с электронными контрактами. Жаль, что организаторы опроса даже не попытались выявить и проанализировать причины, по которым безбумажные технологии столь неохотно используются в контрактной работе — такой анализ мог бы оказаться очень интересным и полезным.
Результаты опроса также свидетельствуют о смене мотивов перехода на безбумажные технологии: если в исследованиях двухлетней давности (например, опрос AIIM, проведенный в 2011 году) в качестве основного мотива респонденты выделяют повышение производительности труда, то респонденты, опрошенные компанией Adobe, говорят прежде всего о снижении расходов, а также о причинах экологического характера (72% опрошенных согласны с тем. что хранение контрактов исключительно в электронном виде способствует охране окружающей среды; 48% отмечают, что внедряют безбумажные технологии из экологических соображений). Авторы опроса опять же не попытались выявить причины этого «экологического сдвига».
Комментируя результаты опроса, следует отметить, факты — вещь упрямая; из полученных в ходе опроса фактов вряд ли можно сделать столь радужные выводы, каки сделали специалисты компании Adobe. Безусловно, автоматизировать работу с контрактами необходимо. Но переход на исключительно электронное подписание контрактов пока что представляется невозможным по причинам как технического, так и организационного юридического характера.
Проект DOCFLOW выпустил Обзор успешных практик и рекомендаций экспертов по теме управления электронными архивами. В материале собраны ответы на самые распространенные вопросы заказчиков, каталог описаний проектов внедрений с комментариями и полезные справочные материалы. Обзор находится в свободном доступе на сайте DOCFLOW.ru.
Обзор рекомендаций «Электронные архивы: теория и практика внедрений» — это удобный и лаконичный справочный документ для специалистов, перед которыми стоит задача построения электронного архива, выбора решения и поставщика, развития существующей системы хранения данных.
Соавторами материалов проекта DOCFLOW стали специалисты компаний таких компания как: 1С, ABBYY, Digital Design, Директум, ИнтерТраст, Компания «Креативные бизнес-технологии», Корпорация ЭЛАР, ЛАНИТ, ОПТИМА, Скартел, Электронные Офисные Системы (ЭОС). В этом Обзоре эксперты рынка СЭД делятся собственным опытом, который поможет заказчикам:
выбрать необходимый тип архива;
определить нужные шаги на пути к внедрению;
оценить ресурсы на реализацию проекта;
избежать возможных ошибок;
определить список критериев для выбора решения;
и оценить возможности развития внедренной системы.
В материал вошли:
10 справочных статей с комментариями экспертов;
7 кейсов, описывающих проекты внедрения различных типов электронного архива;
полезный чек-лист для составления требований к системе при выборе решения и поставщика и многое другое.
Материал будет интересен руководителям подразделений и специалистам, чьи требования к системе должны быть учтены в процессе внедрения решения; специалистам, отвечающим за проект внедрения электронного архива. http://www.docflow.ru/toolkits/3/
Согласно данным исследования, проведенного AIIM в 2011 году, организации принимают решение внедрить ECM-системы для достижения следующих целей:
На приведенной ниже диаграмме показано, какие цели выделили 650 участников AIIM во время прошлогоднего опроса:
Мотивы к внедрению ECM-систем по результатам опроса AIIM
Большинство респондентов в качестве ключевых целей назвали повышение продуктивности и оптимизацию бизнес-процессов.
Опросы 2012 года (см., например, здесь) свидетельствуют о смене приоритетов: главной целью внедрения ECM-систем теперь все чаще называют снижение расходов. Тенденция вполне объяснима: на фоне кризисных явлений в мировой экономике все больше организаций задумываются о повышении рентабельности путем оптимизации расходов. Несомненно, что снижение расходов будет основным мотивом к внедрению и в 2013 году.
По материалам AIIM и блога компании Athento.
Стандарт ISO 15489 в ближайшее время будет подвергнут пересмотру. Такое решение было принято подкомитетом TC46/SC11 Международной организации по стандартизации. Все стандарты ISO регулярно пересматриваются. По результатам пересмотра технические комитеты принимают решение о дальнейшей судьбе стандарта (продлить, отменить или подготовить новую редакцию).
Попытка пересмотра ISO 15 489 уже предпринималась в 2005 — 2007 гг., но завершилась неудачей, и действие стандарта было продлено до 2012 года. Сейчас подкомитет TC46/SC11 пытается предпринять повторную попытку ревизии стандарта. Главный аргумент в пользу пересмотра и обновления заключается в том, что сегодня, по прошествии более чем10 лет с момента выхода ISO 15 489 в свет, очень многое изменилось. Изменения в большинстве своем связаны с переходом на электронный документооборот и электронное хранение документов. Сегодня у нас есть новые инструменты и новые возможности, и это не может не влиять на практики управления записями.
В настоящее время редакционная группа при активном участии экспертов из разных стран обсуждает возможные направления модификации стандарта.
Источник
Началось публичное обсуждение дополнительных модулей спецификаций MoReq2010. Уже доступно для скачивания в форма
те pdf и обсуждения описание службы уровней безопасности. Она предназначена для организации работы с документами конфиденциального характера (т. е. снабженными отметкой «Для служебного пользования» или грифами «Секретно» и «Совершенно секретно».
Служба может оказаться полезной в самых различных организациях: военных и силовых ведомствах, на предприятиях оборонного сектора, в учреждениях здравоохранения и т. п.
Скачать описание службы уровней безопасности и присоединиться к обсуждению можно здесь.
По материалам DLM-форума.
Началось публичное обсуждение дополнительных модулей спецификаций MoReq2010. Уже доступно для скачивания в формате pdf и обсуждения описание службы уровней безопасности. Она предназначена для организации работы с документами конфиденциального характера (т. е. снабженными отметкой «Для служебного пользования» или грифами «Секретно» и «Совершенно секретно».
Служба может оказаться полезной в самых различных организациях: военных и силовых ведомствах, на предприятиях оборонного сектора, в учреждениях здравоохранения и т. п.
Скачать описание службы уровней безопасности и присоединиться к обсуждению можно здесь.
Началось публичное обсуждение дополнительных модулей спецификаций MoReq2010. Уже доступно для скачивания в формате pdf и обсуждения описание службы уровней безопасности. Она предназначена для организации работы с документами конфиденциального характера (т. е. снабженными отметкой «Для служебного пользования» или грифами «Секретно» и «Совершенно секретно».
Служба может оказаться полезной в самых различных организациях: военных и силовых ведомствах, на предприятиях оборонного сектора, в учреждениях здравоохранения и т. п.
Скачать описание службы уровней безопасности и присоединиться к обсуждению можно здесь.
 |
 |
 |
 |
 |
 |