Все об электронных архивах на ЭлАрхиво.РУ

От переводчика. Одним из направлений деятельности нашей компании является промышленное сканирование документов.
В зарубежных текстах по проблематике ECM (Enterprise Content Management) термин capture употребляется для обозначения операции оцифровки документов, их распознавания, индексирования и сохранения в системе. Как и многие другие термины из области ECM, не имеет буквального аналога в русском языке. Обычно его переводят как «захват» (мы используем именно этот вариант) или «ввод». Под оцифровкой документов зачастую принято понимать их сканирование и распознавание. Но значение термина «захват» значительно шире: в системы электронного документооборота и хранения документов вводятся не только отсканированные бумажные документы: очень часто бывает необходимым конвертировать в подходящий для долгосрочного хранения формат и сохранять в системе документы, полученные по факсу или электронной почте. Операции захвата подразумевают не только перевод графического изображение в текст, но и последующий анализ текста с последующим извлечением нужных данных.
Технологии захвата данных с помощью мобильных телефонов и планшетов становятся все более популярными в зарубежном ECM-сообществе. Мобильный захват позволяет, например, автоматизировать такие рутинные операции, как оплата счетов. Уже есть программы, анализирующие снимки счетов и извлекающими из них данные о сумме к оплате, которые затем передаются в приложения для управления электронными платежами.

Является ли всеобщее увлечение мобильными технологиями данью моде или же началом действительно революционных изменений? Попытаемся разобраться в этом, обратившись к зарубежным публикациям по теме. Цикл статей по проблеме использования мобильных устройств в ECM мы начинаем с перевода статьи Криса Райли, директора по маркетингу американской компании Pingar. Статья написана почти два года назад, но многие из высказанных мыслей не утратили актуальности и сейчас.

Читать полностью

От переводчика.  Внедрение ECM-системы представляет собой достаточно сложный процесс, результат которого во многом зависит от правильной организации. Предлагаем вниманию наших читателей перевод статьи исполнительного директора американской компании Crest Businness Solutions Хеманта Прасада, посвященной проблемам выбора и внедрения ECM-систем.

 

Как отмечает директор компании Gartner по исследованиям Том Белл, в 50% случаев внедрение ECM-решений оказывается неудачным, если на выбор вендора и планирование было потрачено менее 6 месяцев.

 

Если количество неудачных проектов действительно таково, то это должно вызывать беспокойства у тех, кто собирается внедрить ECM-решение, потратив на него несколько сотен тысяч долларов. ECM-системы обычно внедряются, чтобы сэкономить средства, уменьшить количество бумажных документов и создать единый репозиторий для всех пользователей. Нередко все это заканчивается тем, что система работает медленно, а пользоваться ей невозможно: слишком сложна она для повседневного использования, да еще и работает медленно. Повышенная сложность в сочетании с крайне низкой скоростью вызывают возмущение рядовых пользователей и портят жизнь ИТ-специалистам.

Читать полностью

От переводчика.  В последнее время в области ECM все более широкое применение находит бизнес-модель продажи и использования программного обеспечения, известная под названием SaaS (Software as a Service).  Какая модель выгоднее: традиционная (т.е. предполагающая установку ECM-системы на внутреннем сервере организации) или SaaS?  Что следует учитывать при выборе бизнес-модели? На какие факторы следует обратить особое внимание?  Об этом пойдет речь в публикуемом нами переводе статьи из блога испанской компании Athento.

Читать полностью

От переводчика. Продолжаем публикацию материалов, посвященных проблемам  управления социальным (т.е. генерируемым пользователями) контентом.  Предлагаем вашему вниманию перевод заметки Джеймса Уотсона, генерального директора американской компании Doculabs.

 

 

Все мы знаем, что общее количество контента в мире растет в геометрической прогрессии. Значительная часть контента создается пользователями различных социальных платформ — блогов, вики, социальных сетей, Твиттера, платформ для интернет-голосования и т. п. Как можно применять принципы управления записями к этому типу контента? Нужно ли использовать какую-то особую тактику?

 

Отвечая на этот вопрос, следует отметить, что принципы и методы управления записями безусловно следует применять и к «социальному» контенту. Эффективная система управления, продуманные процессы, коммуникации и обучение — все это играет роль при создании обоснованного и экономически эффективного подхода к сохранению социального контента.

Читать полностью

 

Стандарты серии MoReq пользуются популярностью в кругах специалистов и пользователей ECM, помогая собирать требования, проектировать, внедрять и эксплуатировать информационные системы. Кроме того, в стандарте можно найти ответы на многие терминологические и технологические вопросы.

 

Не дожидаясь, когда это сделают другие, в апреле этого года мы приступили к работе над переводом MoReq2010 на русский язык. Наши читатели смогут следить за ходом этой работы в режиме онлайн: мы намерены публиковать переведенные главы по мере их готовности. Сегодня мы предлагаем вашему вниманию перевод перевод первой главы. Данный вариант перевода не является окончательным. Мы вполне сознательно решились на публикацию черновой версии, надеясь получить от читательской аудитории конструктивные замечания, предложения и пожелания, которые будут учтены в дальнейшей работе. Ознакомиться с переводом  спецификаций MoReq2010 можно на нашем портале.

 

P.S.

В переводе стандарта ISO 15489-1-2001 и предыдущих версий MoReq на русский язык термины «records» и «documents» объявлялись синонимами. Термин «record»  переводился также как «официальный документ»

 

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
«record» = «document» = «документ»

 

MoReq Перевод: Макаров С.Б. Гильдия управляющих документами.  2006 г.
«record»  = «официальный служебный документ»
«document» = «информационный документ»

 

MoReq-2 Перевод и редакция: Серафима Крауч, ЗАО «НТЦ ИРМ», ВНИИДАД. 2008
«record» = «официальный документ»,
«document» = «документ»

 

MoReq-2 Перевод: Н.А.Храмцовская, А.В.Храмцовский. 2008
Переводчики с одной стороны согласны с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, где «record» = «document» = «документ»
«…оба термина переводятся как «документ», и там это не создает никаких проблем.», с другой стороны вводят свою терминологию, в связи с тем, что «…в MoReq2 – это существенно разные понятия», таким образом:
«record» = «документ»
«document» = «информационный материал»

 

Мы всегда считали, что все вышеперечисленные варианты вводят пользователей  в заблуждение и неизбежно влекут за собой неправильную интерпретацию стандартов. В MoReq2010 различию значения данных терминов уделено пристальное внимание, и мы приняли решение переводить «record»как «запись».

 

В любом случае, данный вариант перевода — частное мнение нашей группы специалистов и переводчиков. Пользователи могут легко исправить ситуацию функцией «найти и заменить» любого текстового редактора.

 

Заказчик: Межгосударственный Авиационный Комитет.
В задачи Комитета входит сертификация воздушных судов, аэропортов и авиакомпаний а также расследование происшествий (авиакатастроф), связанных с воздушными судами.

Описание проекта:

Все документы, относящиеся к происшествиям с воздушными судами являются секретными и ограничены для доступа. Основным требованием являлась безопасность просмотра и защита документов от несанкционированного доступа даже при использовании системы сотрудниками Комитета удаленно.
Читать полностью

От переводчика. Предыдущая публикация,  посвященная вопросам сохранения лишней информации, вызвала весьма оживленную дискуссию среди читателей. Итоги голосования за соответствующий пост на портале Хабрахабр (14 — за и 12 — против) свидетельствуют о том, что аудитория разделилась на два противоположных лагеря. Одни утверждают, что гораздо лучше и безопаснее сохранять в электронном виде любую информацию. Другие — что для электронной документации также должны быть установлены определенные сроки хранения, по истечении которых она может быть уничтожена после проведения экспертизы ценности документа. И те, и другие по-своему правы.

 

Действительно, если речь идет об архивах организаций, утрата ценной информации может повлечь за собой серьезные временные и финансовые затраты. Сроки хранения документов предприятий и организаций регламентируются как внешними (например, законодательными), так и внутрикорпоративными нормами. При этом ни в одном нормативном документе ничего не сказано о критериях ценности и важности информации. Документы, которые по тем или иным причинам считаются ценными, в некоторых организациях вполне могут храниться и сверх установленных сроков.

 

Большинство существующих норм и правил архивного хранения «заточены» под бумажные документы; зачастую они очень ложатся на реалии цифровой эпохи. Например, в нашей стране документы, относящиеся к личным делам сотрудников организации, надлежит хранить в течение 75 лет. Однако можно ли считать данное требование выполнимым для электронных документов? В течение 75 лет неизбежно произойдет устаревание носителей и форматов (это достаточно сложная тема, заслуживающая отдельного обсуждения), которое также может привести к утрате ценной информации. Как разрешить эту проблему?

Мы уже не раз сталкивались с данной проблемой, занимаясь промышленным сканированием документов. Объем среднего проекта (включая «сырые» файлы со сканеров) составляет сотни гигабайт, а порой и терабайты. По окончании проекта и подписании акта выполненных работ мы имеем полное право эти данные удалить — и будем совершенно правы: если истекли все сроки контракта, мы не обязаны их хранить. Но нередко бывает так, что клиент, утративший диски с отсканированными материалами, просит нас вновь предоставить файлы. Столкнувшись несколько раз с подобной ситуацией, мы приняли решение: хранить все материалы по каждому проекту в течение одного года со дня его окончания.

 

Другой пример имеет отношение практически ко всем компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность. Нарушение установленных сроков представления форм учета и отчетности по валютным операциям влечет за собой возбуждение дела об административном нарушении и рассматривается в Росфиннадзоре. Одним из фактов, подтверждающих, что нарушение произошло не по вине вашей компании, будет переписка в том числе и электронная с вашим контрагентом. Учитывая, что лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, необходимо хранить всю корпоративную электронную почту минимум год.

Естественно, что законодательство зачастую не поспевает за развитием информационных технологий и в деятельности компаний необходимо руководствоваться реалиями бизнеса и практической логикой.

 

Предлагаем вниманию аудитории перевод статьи специалиста компании Doculabs Рича Медины, посвященной проблеме выработки политик и процедур в области управления записями. Надеемся, что данная публикация позволит прояснить уже затронутые в предыдущей дискуссии вопросы и рассчитываем, что наши читатели поделятся собственным опытом в области организации хранения электронных документов.

Читать полностью

Моя компания разрабатывает, продает и внедряет программные продукты в области ECM, а конкретнее системы электронных архивов и библиотек. Учитывая сложность проставляемых решений и масштабы некоторых проектов, потенциальные клиенты периодически запрашивают факты, подтверждающие успешность выполнения аналогичных проектов для организаций той же отрасли. Варианты таких подтверждений: статьи в специализированных изданиях, пресс-релизы, письма-отзывы, телефонные переговоры, референс-визиты. Если по составлению писем и проведению телефонных переговоров в интернете можно найти довольно много рекомендаций, то по «правильности» проведения референс-визитов информации крайне мало. Данная статья в первую очередь ориентирована на широкую аудиторию ИТ-консультантов и предпринимателей, выступающих в роли поставщиков и продвигающих сложные программно-аппаратные продукты и решения.

 

При выборе любого товара многим потенциальным покупателям недостаточно рекламных буклетов и отзывов счастливых владельцев: они хотят пощупать будущую покупку. Для удовлетворения данного желания существуют пробники, демонстрационные образцы, различные тест-драйвы. В случае со сложными информационными системами аналогичный подход также крайне рекомендован консультантами, аналитиками и прочими ИТ-доброжелателями.
При выборе корпоративного ПО изучение печатных материалов или установка и тестирование усеченной демо-версии не всегда дают достаточную информацию для принятия решения.

 

Наиболее предпочтительным для клиента видится вариант совмещения полезного с приятным, т.е. просмотр работающей системы с получением отзыва о работе не только с системой, но и компанией-поставщиком. Этим требованиям соответствует так называемый референтный, референс- или референц-визит к счастливому действующему пользователю. Слово reference обозначает как справку, рекомендацию, так и лицо, дающее отзыв. Читать полностью

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.

 

Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.

Читать полностью

Россия вошла, наконец, в ВТО. Пресса и телевидение наперебой представляют неискушенному читателю и зрителю разнообразные страшилки. Страшнее только сообщения о надвигающемся конце света. На одной из солидных передач канала, специализирующегося на экономическом анализе и прогнозах, довольно солидный и, по виду, компетентный гость горько сетовал, что нам за ними никак не угнаться, все у нас кое-как, во всем мы отстали. У нас-де нет специалистов, мы не конкурентны и необразованны, даже обычный документ составить грамотно – непосильная задача.